Efektywne zarządzanie drukarkami wymaga systemu kontroli kosztów wydruku | arcus.pl
Karta spółki na GPWGrupa Arcus FacebookGrupa Arcus Google+Profil Grupa Arcus LinkedIn

Efektywne zarządzanie drukarkami wymaga systemu kontroli kosztów wydruku

-A +A
Logo Bloomberg Businessweek Polska

Efektywnie, ekologicznie i taniej

Wymiana sprzętu na bardziej oszczędny, systemy monitorowania kosztów wydruków, spersonalizowany zakres usług – m.in. takie rozwiązania pozwalają na optymalizację środowiska przetwarzania dokumentów.

Do niedawna wyznacznikiem niskich kosztów wydruków była jedynie cena samego urządzenia. Tania drukarka wiązała się jednak z koniecznością zakupu w późniejszym czasie drogich materiałów eksploatacyjnych i większą awaryjnością.
Dodatkowo urządzenia nie były wyposażone w zaawansowane funkcje, a to z kolei ograniczało ich zastosowanie.

Zupełnie inaczej działają należące do najoszczędniejszych na rynku drukarki i urządzenia wielofunkcyjne Kyocera oferujące wiele funkcji przyjaznych prowadzeniu biznesu.

Obecnie coraz więcej firm zainteresowanych jest wdrożeniem Centralnego Systemu Przetwarzania Dokumentów (CSPD). Jest to urządzenie wielofunkcyjne KYOCERA klasy MFP (Multi–Function Printer) realizujące funkcje kopiowania, drukowania, skanowania i faksowania, często wyposażone w dodatkowe podajniki papieru oraz moduł finiszera, umożliwiający m.in. zszycie dokumentu czy wykonanie broszury. Dzięki niemu możliwe jest zmniejszenie liczby drukarek stanowiskowych dedykowanych jednemu lub dwóm użytkownikom.

Zastosowanie centralnego systemu o niskim poziomie całkowitych kosztów posiadania (TCO) pozwala z kolei na znaczną redukcję wydatków na serwis drukarek i tonery, a także negatywnego wpływu na środowisko. Nowe technologie i funkcje umożliwiają zaś użytkownikom przygotowywanie bardziej profesjonalnych dokumentów.

Kolejnym elementem sprzyjającym optymalizacji środowiska produkcji dokumentów są rozwiązania systemowe – aplikacje i programy pozwalające na monitoring infrastruktury sprzętowej, wydruk poufny i ich przetwarzanie czy kontrolę kosztów z podziałem na użytkownika, dział, projekt.

W celu poprawy bezpieczeństwa elektronicznego obiegu dokumentów coraz częściej stosowany jest system autoryzacji. Dzięki temu rozwiązaniu użytkownik otrzymuje swoją pracę dopiero po zidentyfikowaniu go przez urządzenie za pomocą kodu PIN lub karty zbliżeniowej. W tym drugim przypadku zazwyczaj wykorzystywane są karty zbliżeniowe, które kontrolują dostęp do pomieszczeń biurowych. Autoryzacja użytkownika to także funkcja pozwalająca zarządzać uprawnieniami, np. dostęp do wydruku w kolorze czy wydruk podążający. Poziom zaawansowania aplikacji jest bardzo wysoki, funkcje synchronizacji z danymi wykonywane są w sposób automatyczny.

Tak dzieje się też w przypadku raportów. Po skonfigurowaniu parametrów mogą być one dystrybuowane w sposób automatyczny w określonym czasie, do określonych odbiorców poprzez e–mail jako załącznik w wybranym formacie.

Dzięki temu rozwiązaniu można na bieżąco analizować generowane koszty, przypisywać je do miejsc ich powstawania, a co najważniejsze – podejmować działania mające na celu ich redukcję, np. kierując część wydruków z urządzenia droższego w eksploatacji na urządzenie o niskim koszcie wydruku.

Podobnie wygląda sytuacja z oprogramowaniem umożliwiającym monitorowanie wydruku infrastruktury sprzętowej. Dzięki tej aplikacji otrzymamy informacje o stanie urządzeń, pojawiających się problemach, poziomie materiałów eksploatacyjnych. Rozwiązanie to pozwala również na stworzenie harmonogramu aktualizacji wersji firmware’u urządzeń.

Z tych rozwiązań – urządzeń i systemów – firma może korzystać jako dzierżawca, uiszczając comiesięczną opłatę. Ta forma finansowania cieszy się obecnie największym zainteresowaniem. Po pierwsze, nie wymaga dużych inwestycji, po drugie, wszystkie koszty są kosztami uzyskania przychodów, po trzecie – wydatki z tytułu amortyzacji leżą po stronie dostawcy. Nabycie rozwiązania w formie dzierżawy związane jest z dostarczeniem usługi. Jest to rozliczenie od wydruków i kopii. Oznacza to, że w ramach ceny, na którą składają się opłaty za wydruk monochromatyczny i wydruk kolorowy, dostawca zapewnia wszystkie niezbędne usługi i materiały pozwalające na utrzymanie sprawności systemu, m.in. przeglądy, naprawy, części zamienne, materiały eksploatacyjne, tonery czy urządzenie zastępcze. Taka forma obsługi pozwala precyzyjnie zaplanować koszty druku, kopiowania i obsługi systemu przetwarzania dokumentów. Jednym z najpopularniejszych tego typu rozwiązań dostępnych na polskim rynku jest ARCUS Kyocera MDS.


Źródło: Bloomberg Business Week