Nowoczesne oszczędzanie
Poprawa koniunktury gospodarczej kraju nie zachęca do myślenia o oszczędnościach, ale właśnie teraz warto optymalizować koszty, inwestując w nowe technologie i rozwiązania. Jeśli zrobi się to dobrze, można nawet zaoszczędzić.
Dla zarządów i udziałowców ważna jest efektywność organizacji. W dłuższej perspektywie liczy się harmonijny rozwój. Inwestycje są z reguły dobrze przygotowane i umotywowane ekonomicznie. Trzeba się bowiem rozliczyć z kosztów i osiągniętych efektów ROI (ang. return on investment – zwrot z inwestycji). Oszczędności widać od razu. Z optymalizacją kosztów już tak dobrze nie jest. Często składają się nań inwestycje, które bezpośrednio nie zmieniają funkcjonowania firmy i nie generują przychodów. Efektem inwestycji winno być obniżenie kosztów, wcale jednak nie muszą one od razu rzucać się w oczy. W czasach gdy firmy zaczynały korzystać z notebooków, IBM przygotował zestawienie, w którym wyliczono, ile może zyskać firma, jeśli pracownik, korzystając ze służbowego komputera, będzie np. przez dodatkową godzinę dziennie pracował w domu lub w trakcie podróży służbowej. Wyliczenia te – sporządzone dla potrzeb promocji notebooków – prezentowały się bardzo dobrze, choć trudno zmierzyć rzeczywiste efekty ekonomiczne wspomnianych działań. Optymalizacja kosztów to nie proste oszczędzanie – przykładem mogą być systemy druku i obiegu dokumentów. Tu inwestycje dziś przynoszą znaczące oszczędności w przyszłości.
Wielokanałowość i druk
Technologia zmienia otaczający nas świat. Banki muszą nadążać za nowymi trendami i potrzebami.
Z jednej strony rozsądnie jest planować inwestycje w dłuższej perspektywie, z drugiej takie podejście to ryzyko ponoszenia wydatków na technologie, które za kilka lat zostaną zapomniane lub zmarginalizowane. Nawet największym światowym koncernom związanym z nowymi technologiami zdarza się nie zauważać nowych trendów i tracić rynek. Nie wszyscy przewidzieli dzisiejszy sukces tabletów, smartfonów i Androida. Od kilku lat decydenci ostrożnie patrzą też na druk. Z jednej strony jest to nadal znaczący w wielu dużych instytucjach składnik kosztów, ale czy ma on jeszcze przyszłość? Canon opublikował właśnie badanie Insight Report 2014. Jak z niego wynika, druk nadal pozostaje ważnym elementem wielokanałowych kampanii, ale konkurencja ze strony mediów cyfrowych stale rośnie.
W raporcie wspomina się o możliwościach druku cyfrowego, np. personalizacji czy druku zmiennych
danych (VDP). Co najważniejsze – nadal jest zapotrzebowanie na druk jako narzędzie komunikacji.
W ostatnich kilku latach tylko nieznacznie spadła popularność tego medium – 62 proc. klientów włącza druk do kampanii komunikacyjnych. W badaniu, wykonywanym przez niezależną firmę, w 552 rozmowach telefonicznych przepytano decydentów reprezentujących firmy o różnym profilu działalności (275 firm, które dostarczają usługi druku bądź mają centra reprograficzne oraz 277 finalnych nabywców). Uczyniono tak w 25 krajach regionu EMEA. Rzecz jasna następują zmiany. Z usług web-to-print korzysta o 50 proc. więcej klientów drukarni niż w 2012 r. (poprzednia edycja Insight Report). 68 proc. nabywców usług druku (10 proc. więcej niż przed dwoma laty) wykorzystuje w działaniach komunikację wielokanałową.
Co się zmienia w przetwarzaniu i druku dokumentów? Wymienia się sprzęt na bardziej oszczędny, inwestuje w systemy monitorowania kosztów wydruków i spersonalizowane usługi. Chodzi o to, by optymalizować całe środowisko przetwarzania dokumentów. Z reguły zakup urządzenia drukującego stanowi niewielki procent kosztów eksploatacji TCO (Total Cost of Ownership – całkowity koszt posiadania). Podaje się, że koszt wydruku jednej strony formatu A4 na najtańszych (w zakupie) urządzeniach może sięgnąć aż 20 gr, ale już dla drukarki Kyocera FS-4200DN (monochromatyczna drukarka laserowa o dużej wydajności) to tylko 1,5 gr. Dziś w firmach standardem jest kontrola wydruków w sieci, monitorowanie, kto i ile drukuje oraz przydzielanie uprawnień i uwierzytelnianie przy wykorzystaniu kodu PIN. Ważne jest też bezpieczeństwo i zachowanie poufności informacji. Coraz większy nacisk kładzie się na urządzenia wielofunkcyjne i systemy zarządzania dokumentami, w których druk jest tylko jedną z możliwości. Niektóre rozwiązania druku laserowego mogą sprawdzać się lepiej np. tam, gdzie oczekuje się dużej wydajności i niskiej ceny jednostkowej wydruku. Przykładem technologia ECOSYS w rozwiązaniach Kyocera Document Solutions. Zastosowano w niej ceramiczny bęben, a małe cząsteczki ceramiczne zawarte w tonerze „Ecotone” polerują i odświeżają bęben podczas drukowania. Producent gwarantuje, że okres przydatności bębnów wynosi do 500 tys. stron lub trzy lata (u innych producentów maksymalnie 100 tys. stron).
Trendy
Dziś problemem jest efektywność pracy. Programy do edycji tekstów, arkusze kalkulacyjne, programy do obsługi poczty elektronicznej oferują bardzo wiele przydatnych funkcjonalności. Nie przekłada się to jednak – przynajmniej w stopniu, jaki oczekiwano – na szybsze i sprawniejsze załatwianie spraw przez pracownika. Nawet jeśli różne wykorzystywane na co dzień w biurze programy są obecnie w znacznym stopniu kompatybilne, to nadal edytor służy do tworzenia tekstów, arkusz kalkulacyjny do obliczeń
i zestawień, a program pocztowy do wysyłania i odbierania poczty elektronicznej. Często wykonanie nawet prostych operacji zabiera pracownikom zbyt dużo czasu. Zmieniają się też oczekiwania w stosunku do niektórych rodzajów oprogramowania. Standardowym programom do obsługi poczty elektronicznej brakuje możliwości bezpośredniego kontaktu z odbiorcą, nawet jeśli jest w danym momencie dostępny w sieci. Dlatego pojawiły się rozwiązania wspomagające pracę grupową, wiadomości błyskawiczne itp. IBM np. oferuje w chmurze: korporacyjne współużytkowanie plików, społeczności, konferencje WWW, pocztę elektroniczną i kalendarz. To wciąż jednak może być za mało.
Jak mówi Sławomir Ziajka, zastępca dyrektora Pionu Banków Komercyjnych w Asseco Poland, duży potencjał wzrostu efektywności czy redukcji kosztów operacyjnych może przynieść bankom optymalizowanie procesów biznesowych. Dlatego, jego zdaniem, doskonaląc je, banki mogą uzyskać znaczne oszczędności m.in. w obszarze stosowanych na potrzeby ich obsługi rozwiązań informatycznych. Ziajka dostrzega też rosnącą popularność narzędzi typu workspace agregator, które oprócz integrowania interfejsów użytkownika umożliwiają również stosunkowo łatwą implementację zmian w obsługiwanych przez nie procesach biznesowych. Taki system ma Asseco Poland, ułatwia on pomiar efektywności zaimplementowanych w nim procesów. Dostawcy tego rodzaju systemów podkreślają, że zwiększają one efektywność pracowników, komfort ich pracy, jakość wprowadzanej za ich pośrednictwem informacji. Zmniejszają też koszty wdrażania zmian w procesach obsługi klienta, w tym te związane ze szkoleniem pracowników. Wybierając taki system, musimy brać pod uwagę oferowane funkcjonalności, koszt wdrożenia, ale również kompetencje i markę samego dostawcy. Chodzi o gwarancję dostosowywania do zmian i aktualizowania systemu.
Już dziś widać, że przyszłość systemów biurowych to jednolity interfejs – bez względu na użytkowany system operacyjny, rodzaj i rozmiar wyświetlacza – oraz mobilny dostęp do poczty elektronicznej, dokumentów itp. Standardem ędzie rozpoczynanie pracy na komputerze PC i kontynuowanie jej na urządzeniu mobilnym – smartfonie lub tablecie – i to w taki sam sposób. Dla banków problemem technicznym jest tu zabezpieczenie przetwarzanych informacji.
Optymalizacja procesów produkcji, obiegu i archiwizowania dokumentów w mBank S.A.
W miejsce prawie 2800 urządzeń 15 producentów firma Arcus wyposażyła mBank (BRE Bank) w blisko 1300 urządzeń drukujących, kopiujących, skanujących i faksujących firmy Kyocera. Rozlokowano je w siedzibie centrali w Warszawie i Łodzi oraz w 130 placówkach detalicznych MultiBanku (mBanku). System zarządzający maszynami pozwala na zdalne monitorowanie stanu urządzeń i optymalizuje proces przepływu dokumentów. Każdy dokument, niezależnie od swojej formy, który trafia do obiegu w firmie, może zostać zachowany w formie elektronicznej. Pierwsze wdrożenie zostało zrealizowane w okresie grudzień 2010–maj 2011 r. System optymalizuje procesy produkcji, obiegu i archiwizowania dokumentów, rozliczanie kosztów druku na poziomie departamentów oraz zapewnia szybkie skanowanie – na terenie banku – niezależnie od miejsca. Umożliwia analizowanie liczby produkowanych dokumentów, poziomu eksploatacji urządzeń i zdalne monitorowanie stanu urządzeń oraz raportowanie. Obniżenie kosztów druku oceniane jest na ok. 25 proc.
Skoro mówimy o ciekawych rozwiązaniach w różnych dziedzinach, należy też wspomnieć o zarządzaniu flotami samochodów. Obecnie oferowane rozwiązania wykorzystują telematykę i telemetrię. Należąca do Grupy Arcus firma T-matic Systems oferuje system ciągłej analizy wykorzystania pojazdów. Dane zbierane są telemetrycznie z czujników zamontowanych w autach. Dzięki temu można kontrolować pracę kierowców (czas pracy, liczbę kilometrów przejechanych służbowo i prywatnie), nadzorować zużycie paliwa itp.
|
Sławomir Zawadzki prezes zarządu w FinCode Sp. z o.o.
Istotą działalności banków jest inwestowanie pieniędzy, dlatego muszą one dobrze wiedzieć, co przynosi najwyższy zwrot. Systemy informatyczne to obecnie inwestycja w jeden z najważniejszych elementów realizacji biznesu. Mówienie wyłącznie o oszczędnościach w tym zakresie świadczy o pasywności. Myśląc o biznesie, przede wszystkim koncentrujemy się na rozwoju, poprawie efektywności i skutecznym pozyskiwaniu nowych rynków. Niewłaściwie oszczędzając, można stracić np. na dostępności usług, wydajności i bezpieczeństwie. Banków nie stać na takie „oszczędności”. Muszą dbać o najważniejszy swój kapitał – reputację, być roztropne i zapewniać wysoki poziom świadczonych usług, zgodny z oczekiwaniami klientów.
Myślenie inwestycyjne powinno skłaniać do zastanowienia się, w jakie rozwiązania warto inwestować. Taką dziedziną z pewnością jest zarządzanie wiedzą, tj. narzędzia wspierające umiejętne korzystanie ze wszystkich dostępnych źródeł informacji i przetwarzanie ich w terminowe, trafne decyzje biznesowe oraz systemy wczesnego ostrzegania o zagrożeniach. Służą temu wdrażane przez FinCode najnowsze rozwiązania Business Intelligence, w szczególności Mobile Intelligence – aplikacje mobilne wspierające zarządzanie we wszystkich obszarach współczesnej bankowości – m.in. informacji zarządczej, wsparcia sprzedaży i analityki biznesowej. Jeśli inwestujemy w narzędzia, które pozwalają efektywnie zarządzać i szybko podejmować trafne decyzje, to zwrot poniesionych nakładów jest szybki i gwarantowany. Systemy Mobile Intelligence dają realną możliwość optymalizacji kosztów funkcjonowania instytucji. Natłok informacji sprawnie przekształcają w wiedzę. Aplikacje mobilne są tak przygotowane, że nie tylko dostarczają aktualne dane, ale i odpowiednio je wizualizują. Odbiorca nie musi tracić czasu na ich analizę, ale dzięki alertom i sposobom prezentacji może szybko ocenić sytuację i podjąć trafną decyzję. Pozwala to skupić się na biznesie, a nie na pozyskiwaniu danych, na czas reagować na to, co się dzieje oraz dostrzec istotne zależności. Sądzę, że Mobile Business Intelligence to ważny wymiar przyszłości zarządzania i całej bankowości.
|
Czas to pieniądz
Nowe technologie i rozwiązania warto wprowadzać, bo dają szansę na rozwój i usprawnienie funkcjonowania organizacji. A pojawia się wiele ciekawych rozwiązań. Sharp Europe np. wprowadził właśnie na rynek zaktualizowaną aplikację Touch Display Link 2.0, która oferuje interaktywną obsługę spotkań biznesowych dzięki integracji dotykowego monitora BIG PAD firmy Sharp z 50 urządzeniami przenośnymi w tej samej sieci. Aplikacja umożliwia współdzielenie ekranu i przesyłanie plików pomiędzy monitorem BIG PAD a tabletami i smartfonami oraz zdalną obsługę monitora, w tym korzystanie z narzędzi pisma odręcznego. System przenosi materiały multimedialne z dużego ekranu na małe wyświetlacze urządzeń przenośnych i umożliwia interakcję ze współpracownikami w czasie rzeczywistym (udostępnianie danych, równoczesne wprowadzanie zmian lub nanoszenie uwag), nawet jeśli nie wszyscy przebywają w tym samym pomieszczeniu. Bo jak wynika z badania przeprowadzonego przez firmę wśród pracowników biurowych, zebrania nie stwarzają wszystkim uczestnikom możliwości pełnego uczestnictwa (tylko 42 proc. badanych osób określiło narady w firmie mianem „wspólne”). Nie należy zachęcać zawsze do korzystania z każdej nowości, ale warto, by organizacja była na nie otwarta. Wiele elementów w funkcjonowaniu banku jako firmy można usprawnić. Lepiej wykorzystany przez pracowników czas to również znacząca oszczędność.▪
Artykuł pochodzi z „Miesięcznika Finansowego BANK” 11/2014