Karta spółki na GPWGrupa Arcus FacebookGrupa Arcus Google+Profil Grupa Arcus LinkedIn

System zarządzania i kontroli kosztów. Zarządzanie flotą jeszcze skuteczniejsze

-A +A
Logo Gazety Bankowej

"Informacje zyskują w ruchu"

Najlepszym stymulatorem zmian jest rynek. Nowości technologiczne wprowadzane w firmie pojawiają się tam najczęściej dlatego, że… obniżają koszty.

Uzyskiwanie przewagi konkurencyjnej na rynku przez zwykłe instalowanie nowych urządzeń, a nawet budowę sieci informatycznych – już nie wystarcza

Instytucje finansowe, tak jak inne podmioty gospodarcze, również podlegają prawom rynkowym. Po skoku technologicznym związanym z informatyzacją (bardzo często „wszystkiego co się da”) okazało się, że rachunek za te wszystkie nowości jest wysoki i nie jest to wydatek jednorazowy za zakup. W praktyce życie pokazuje, że posiadanie i eksploatacja nowej generacji urządzeń wcale nie są tanie. Dlaczego? Cóż, samo korzystanie z jakiegoś rozwiązania czy systemu pociąga określone koszty stałe (energia, konserwacja, koszty licencji, abonamenty itp.) oraz koszty eksploatacyjne (np. papier, toner itd.). Uzyskiwanie przewagi konkurencyjnej na rynku przez zwykłe instalowanie nowych urządzeń, a nawet budowę sieci informatycznych już nie wystarcza. Po okresie prostej informatyzacji znowu nadchodzi czas na ograniczanie kosztów. Nie ma jednej recepty dla wszystkich i na wszystko, a różnych możliwości jest wiele.

Transformacja z końca ubiegłego stulecia spowodowała na przykład boom motoryzacyjny, a firmy, w tym instytucje finansowe, dały do ręki swoim pracownikom nowe narzędzie pracy (ale też i gadżet): służbowy samochód. Szybko jednak okazało się, że koszty utrzymania takiego pojazdu wcale nie są niskie, tym bardziej, że auta były używane również na prywatne potrzeby ich użytkowników.

Szybko rozwijające się technologie i ten problem rozwiązały łącząc telekomunikację, informatykę i automatykę w jeden system o nazwie telematyka, służący do automatycznego pobierania danych, przekazywania informacji i zestawiania w potrzebnej formie.

Telematyka

Na przykład w przypadku floty samochodów służbowych, jakimi dysponuje firma, są to rozwiązania, które pozwalają na monitorowanie lokalizacji pojazdów, pracy silnika, parametrów jazdy i innych, jakich życzy sobie operator umożliwiają. Pozwalają na to zamontowane w samochodzie czujniki. Po co to wszystko? Właśnie po to, żeby obniżyć koszty. W jaki sposób? To już jest zadanie dla każdego zarządzającego finansami, który wie na przykład to, że oddzielenie prywatnego użycia samochodu od czasu pracy obniży koszty ponoszone przez firmę, bo za czas „prywatny” będzie płacił pracownik (na określonych zasadach). I tu od razu pojawia się dogodna możliwość wprowadzenia modelu pracy wykonywanej w trybie zadaniowym i wprowadzenia elastycznego czasu pracy. Drobiazg, ale o kapitalnym znaczeniu z punktu widzenia każdej firmy, więc i instytucji finansowej też.

Sygnały uzyskane z czujników umieszczonych w samochodzie połączone z informacjami, które operator systemu telematycznego może otrzymać z systemów GIS i na przykład systemu kontroli dostępu, dają kolejne informacje, które mogą być na bieżąco przekazane osobom zainteresowanym (nie tylko zarządzającym ale też samym użytkownikom i to w różnych formach od bezpośredniej sygnalizacji świetlnej, poprzez SMS aż po komunikat wysłany pocztą elektroniczną przez internet. Zawsze jednak najważniejszą funkcją systemu telematycznego będzie operowanie informacją, oparte na pozyskiwaniu danych, ich przekazywania w odpowiednie miejsca w celu wykorzystania przy podejmowaniu różnych decyzji. Tu warto zaznaczyć, że standardowe decyzje mogą być podejmowanie w trybie automatycznym przez system, oczywiście po wprowadzeniu odpowiedniej procedury.

Temat telematyki pojawił się w rozmowach z osobami odpowiedzialnymi za finanse w bankach, które muszą różne problemy widzieć znacznie szerzej niż tylko specjaliści od technologii. W przypadku zarządzania wspomnianą już flotą służbowych samochodów, jest wiele problemów które trzeba rozwiązać. Monitorowanie pracy w większości przypadków wykonywanej poza firmą jest coraz łatwiejsze, ale też różnie przyjmowane przez pracowników, którym bardzo często kojarzy się ono z inwigilacją. W pokonaniu tej mentalnej bariery pomaga oczywiście technika, ponieważ system monitorujący zainstalowany w samochodzie można przełączyć na tryb pracy „przejazd prywatny” i od tej chwili wszystkie dane lokalizacyjne i eksploatacyjne nie są rejestrowane i nie znajdą się w raporcie (nie obciążą kosztami pracodawcy). Za ten przejazd zapłaci pracownik, w uzgodnionej wcześniej formie.

Takie rozwiązanie jest dobre, bo pozwala nie tylko monitorować pracę, ale zwiększa też bezpieczeństwo, przede wszystkim bezpieczeństwo samej jazdy, bo w razie wypadku lub jakiejkolwiek kolizji może automatycznie wezwać pomoc. Użytkownicy takich systemów zwracają uwagę na jeszcze jedna korzyść wynikającą z monitorowania. Jeżeli pojazd w sposób nieplanowany, zbyt długo znajduje się w bezruchu, to być może pracownikowi potrzebna jest jakaś pomoc i wtedy wystarczy zadzwonić do niego, aby wszystko stało się jasne, a ewentualny problem rozwiązany. Te pozornie niewiele znaczące drobiazgi nabierają znaczenie dopiero w sytuacjach ekstremalnych – wówczas są bezcenne. Mówiąc o bezpieczeństwie trzeba też koniecznie wspomnieć o zabezpieczeniu danych wrażliwych, jakie znajdą się w systemie w czasie jego pracy.

W systemach telematycznych wszystkie zebrane dane są odpowiednio zabezpieczone. Szczególnie dane wrażliwe, które pojawiają się w systemie chociażby z powodu konieczności identyfikacji użytkownika. Dostęp do nich mają tylko osoby upoważnione (przełożony pracownika), a ich gromadzenie najczęściej jest wynikiem regulacji prawnych, chociażby takich jak rozliczenie z fiskusem. Ale o tym przesądza funkcjonalność systemu, co jest oczywiście zawsze brane pod uwagę przy wyborze systemu, który musi zapewniać odpowiednią poprawność zebranych danych (wszelkie nieścisłości i przekłamania mogą doprowadzić do konfliktu pracodawcy z użytkownikiem). Poprawność danych przesądza też o rzetelności raportów jakie trafiają do kierownictwa firmy. Tu warto dodać, że za bezpieczeństwo tych danych odpowiada administrator serwera, na którym działa system.

Użytkownicy systemów telematycznych do zarządzania flotą pojazdów chętniej dzielą się informacjami o tym, co jest dla nich istotne przy wyborze systemu, niż to kto jest producentem, bo uważają, że taka informacja może zmniejszyć ich konkurencyjność (jako całej organizacji, której koszty działalności są niższe), a tu dodatkowo chodzi o pieniądze i to chyba niemałe bo przynoszące kilkudziesięcioprocentowe oszczędności. A więc o wyborze kontrahenta przesądza (oczywiście w przetargu):

  • funkcjonalność i cena systemu

  • jakość usług

  • bezpieczństwo

  • informacja o bieżącej pozycji,

  • dysponowanie danymi

  • zabezpieczenie banku jako pracodawcy

Możemy jednak podpowiedzieć, skąd się biorą takie oszczędności. System:
* ułatwia rozliczenia z fiskusem, bo pozwala na wyraźne oddzielenie jazdy służbowej od jazdy prywatnej (w przełączenie trybu pracy odbywa się przyciśnięciem jednego klawisza),

* daje możliwość monitorowania pracy co ułatwia wprowadzenie elastycznego czasu pracy i jego rozliczanie,

* umożliwia uzyskanie obniżonej składki ubezpieczeniowej za tak zwane trzecie zabezpieczenie w postaci systemu monitorującego lokalizację pojazdu,

* ułatwia rozliczenia jazd samochodem wspólnym, przez różnych użytkowników

* firma tankując więcej paliwa niż zużywa na przejazdy służbowe uzyskuje dodatkowe rabaty na stacjach paliwowych.

Ubezpieczenia

Zwróćmy uwagę na ubezpieczenia, ale nie chodzi tu wcale o wykorzystywanie systemu przez same firmy ubezpieczeniowe (to jasne, że i u nich taki system zarządzania samochodami służbowymi byłby korzystny), czy właśnie ubezpieczycielom nie opłacałoby się obniżenie składek tym prywatnym użytkownikom samochodów, którzy zainstalują u siebie taki system monitorujący. Mam nadzieję, że wkrótce pojawi się taka oferta, bo:

  • bezpieczeństwo na drodze zależy w dużej mierze od szybkości jazdy (parametr może być monitorowany przez system, co skłoniłoby wielu kierowców do rozważniejszej jazdy)

  • w razie kolizji system może automatycznie połączyć się z numerem alarmowym i podać pozycję zdarzenia co przede wszystkim może przyspieszyć akcje ratunkową,

  • można zdalnie unieruchomić pojazd (w przypadku kradzieży) blokując zapłon samochodu,

  • system monitorując czas pracy kierowcy może ostrzegać o przekroczeniu bezpiecznych limitów czasu jazdy.

O ubezpieczeniach nie wspominałbym, gdybym szukając na rynku systemów do monitorowania, nie trafił na ofertę firmy T-matic Systems SA, która dysponuje nie tylko systemami do wykorzystania przez korporacje i firmy korzystające z kilkuset samochodów ale ma również rozwiązanie dla pojedynczego użytkownika. W tym przypadku rolę operatora bierze na siebie T-matic Systems SA za niewielką opłatę abonamentową. Korzyści z takiego rozwiązania również nie są jednostronne, bo oprócz wymienionych wyżej ubezpieczyciel mógłby regulować wysokość składki w zależności od tego, gdzie samochód jest eksploatowany, a nie według miejsca zarejestrowania. Wiadomo, że często są to dwa różne obszary, o różnym stopniu zagrożeń w ruchu drogowym i przestępczością pospolitą.

Bogdan Kwiatkowski, dyrektor Sprzedaży w T-matic Systems SA zwraca uwagę na najnowszy produkt spółki TiMS Plug and Drive, mobilne urządzenie lokalizujące, które jest urządzeniem zaawansowanym z którego mogą korzystać nie tylko firmy dysponujące dużymi flotami samochodowymi ale również indywidualni właściciele aut. Urządzenie lokalizuje miejsce korzystając z namiarów systemu GPS co pozwala na stałą kontrolę lokalizacji oraz przechowywanie poszczególnych przebiegów oraz historii jazd. Dodatkowym walorem tego urządzenia jest możliwość przenoszenia go z jednego pojazdu do innego (i po włączeniu jest od razu gotowe do pracy). Standardowo można tworzyć powiadomienia, których życzy sobie klient (stan stacyjki, obroty silnika, szybkość, obszary po których może poruszać się pojazd). Bieżące powiadomienia mogą być wysyłane również w formie SMS-ów, a raporty są wysyłane pocztą elektroniczną.

Źródło: Gazeta Bankowa 12/2014

 

T-matic Systems