Zarządzanie obiegiem dokumentów może kosztować nawet od 5 do 15 procent przychodów dużych firm. Do tego dochodzą straty związane z niewłaściwym zarządzaniem dokumentami, co często skutkuje ich zgubieniem, nieprawidłowym wykorzystaniem czy koniecznością uzupełnienia. Rozwiązaniem, po które sięga coraz więcej firm są systemy do zarządzania obiegiem dokumentów.
Organizacje dla których tworzenie i obróbka dokumentów są częścią codziennej pracy, często mają zróżnicowaną infrastrukturę sprzętową i programową, nieraz tworzoną przez lata. Powoduje to, że koszty zarządzania obiegiem dokumentów, a zwłaszcza druku rosną, a ich kontrola jest bardzo utrudniona, tzw. workflow dokumentów, czyli obieg dokumentów w firmie jest powolny. Jak pozbyć się tych problemów?
Firmy, ale również urzędy coraz częściej sięgają po systemy do zarządzania obiegiem dokumentów. Składa się na nie kilka często niezależnych od siebie elementów.
Pierwszym są aplikacje i programy, które pozwalają monitorować urządzenia, zabezpieczenie dokumentów i sposoby ich przetwarzania oraz umożliwiają kontrolę kosztów wytwarzania dokumentacji z podziałem na użytkownika, projekt czy dział.
Drugim może być zastosowanie odpowiedniej infrastruktury sprzętowej, która tworzy Centralny System Przetwarzania Dokumentów (CSPD). Dzięki CSPD można zrezygnować z dotychczas używanych drukarek przeznaczonych np. dla małych grup czy działów. Wydajne urządzenie wielofunkcyjne pozwala na szybkie skanowanie wpływających dokumentów i przesyłanie do odpowiednich działów.
Ważnym rozwiązaniem powiązanym z modernizacją infrastruktury sprzętowej i oprogramowania jest system autoryzacji umożliwiający analizowanie na bieżąco kosztów, przypisywanie ich do miejsc powstawania oraz szybką redukcję. Pełne zarządzanie dokumentami zarówno w postaci elektronicznej, jak i tradycyjnej, sprawdzi w każdej firmie, niezależnie od jej wielkości.
Duże firmy, zwłaszcza te rozproszone geograficznie (np. banki z placówkami w całym kraju) bez profesjonalnych systemów zarządzania obiegiem dokumentów praktycznie nie poradziłyby sobie z obsługą swoich klientów. Małe i średnie przedsiębiorstwa uczą się, że to dobra inwestycja, która pozwoli im obniżyć koszty zarządzania dokumentami.
Więcej na ten temat można przeczytać tutaj: zarządzanie obiegiem dokumentów.
