Często drukarki, urządzenia wielofunkcyjne czy oprogramowanie do zarządzania nimi w firmach są kupowane przypadkowo, co skutkuje bardzo wysokimi kosztami eksploatacyjnymi i serwisowymi. Co gorsza, organizacje często nie zdają sobie sprawy z ilości pieniędzy marnowanych na koszty związane z wydrukiem. Z pomocą przychodzi audyt systemów drukowania (audyt wydruku). Prowadzi się go na kilku poziomach.
Pierwszy to zebranie informacji o wszystkich drukarkach i urządzeniach wielofunkcyjnych używanych w firmie. Bierze się pod uwagę ich parametry techniczne, obciążenie użytkowaniem, stan techniczny, wykorzystanie materiałów eksploatacyjnych, zużycie energii, kompatybilność. Problemem w firmach i urzędach jest wiele małych drukarek, najczęściej różnych firm, które korzystają z bardzo drogich materiałów eksploatacyjnych, są powolne i zawodne, a do ich naprawy trzeba wzywać różnych specjalistów, ponieważ nie jest to sprzęt tej samej marki.
Kolejnym krokiem jest określenie specyfiki prac do których urządzenia są wykorzystywane. Dzięki temu możemy stwierdzić czy pracownicy na różnych stanowiskach odpowiednio użytkują biurowy sprzęt. Dowiadujemy się kto ile średnio stron drukuje, jakiego typu są to materiały (prywatne, służbowe, kolorowe etc.), czy potrzebuje bardzo szybkiego wydruku, koloru, rozmiaru A3, a może skanuje bardzo duże ilości dokumentów.
Audyt wydruku da nam też odpowiedzi na pytania, które są kluczowe w określeniu sposobu wdrażania systemu zarządzania dokumentami, zmniejszeniu kosztów druku, usprawnieniu prac nad dokumentami i przeorganizowaniu pracy biura.
Kolejnym etapem jest zarządzanie drukowaniem wiążące się z zainstalowaniem systemu, który umożliwia kontrolę urządzeń, zdalne zarządzanie drukarkami, dokładne rozliczanie kosztów związanych z produkcją dokumentów na użytkownika. Takie systemy pozwalają określić obieg dokumentów i wpływają na wzrost bezpieczeństwa w trakcie ich przetwarzania poprzez np. zastosowanie bezpiecznego wydruku. Zachowanie poufności danych – ważne w wielu instytucjach i przedsiębiorstwach – w praktyce polega na drukowaniu dokumentów dopiero po uwierzytelnieniu użytkownika i automatycznym sprawdzeniu w systemie jego uprawnień. Odbywa się to w prosty sposób – przez wpisanie na drukarce kodu PIN lub przyłożeniu karty chipowej do czytnika – dopiero po tym drukarka wydrukuje materiały, po które przyszedł pracownik. Rozwiązanie to umożliwia też wdrożenie tzw. druku podążającego – pracownik wysyła dokument do druku, podchodzi do drukarki, która akurat jest wolna i autoryzuje się. System rozpoczyna wydruk tam, gdzie tego chce użytkownik.
Dobrze przeprowadzony audyt wydruku to precyzyjna analiza kosztów eksploatacji sprzętu i procesów związanych z drukowaniem w firmie. W efekcie zyskujemy nadzór nad urządzeniami bez stałego angażowania użytkowników, znaczącą redukcję kosztów drukowania i serwisowania urządzeń oraz posiadanie ujednoliconego parku maszyn, dostosowanego do potrzeb naszej firmy.
