Korespondencja w biurze, czyli dokumenty, które każdego dnia wysyła i odbiera każda firma – to jedna z głównych osi jej funkcjonowania. Kiedy żyją „własnym życiem”, mogą narazić przedsiębiorstwo na spore kłopoty. Dlatego tak ważne jest aby korespondencja w biurze była odpowiednio zarządzana – począwszy od jej tworzenia, poprzez wysyłkę, odbiór aż po archiwizację.
Systemy zarządzania korespondencją oferowane przez Arcus mają solidne podstawy. Stoi za nimi dwudziestoletnie doświadczenie Arcus na rynku pocztowym i współpraca z amerykańskim partnerem, światowym dostawcą urządzeń do obsługi korespondencji – firmą Pitney Bowes. Arcus proponuje rozwiązania do zarządzania korespondencją szytą na miarę każdej firmy – niezależne od jej wielkości, skali działania czy profilu działalności.
Każda firma prowadzi korespondencję z klientami i kontrahentami, a gdy ilość wysyłanych listów jest znacząca, warto zautomatyzować ten proces. Pomocna jest technologia zamknięta w specjalistycznych urządzeniach, których zadaniem jest adresowanie kopert, pakowanie listów, zaklejanie ich i oraz otwieranie tych, które napływają do firmy. Dzięki nim korespondencja w biurze szybko trafi we właściwie miejsce.
Coraz więcej organizacji i instytucji, w tym np. urzędy dzielnicowe w Warszawie korzysta z systemu wysyłki korespondencji masowej firmy Pitney Bowes. Adresarki tego producenta adresują od kilku do nawet kilkudziesięciu tysięcy kopert na godzinę. Format kopert nie gra roli, bo urządzenia bez problemu adresują zarówno małe, jak i duże koperty (do formatu C4 włącznie). Dodatkowo adresarki wykorzystywane są do wypełniania tzw „zwrotek” czyli fomularzy Zwrotnego Potwierdzenia Odbioru.
Z człowiekiem wygrywają też profesjonalne urządzenia kopertujące. Pracownik pakuje jeden list około minuty, 10 tys. listów to 10 tys. minut a to jest 21 roboczych dni, czyli cały miesiąc, a maszyna robi to nieporównywalnie szybciej. Kopertownice poza dokumentami mogą pakować do kopert także materiały marketingowe takie jak ulotki, foldery czy broszury. Kopertownice mogą obsługiwać różnorodne formaty kopert aż po koperty formatu C4. W obsłudze procesu otwierania korespondencji przychodzącej bardzo pomocna jest otwieraczka, która w ciągu godziny może otworzyć nawet do 24 tysięcy listów – w tym samym czasie jedna osoba może otworzy najwyżej 100 kopert. Urządzenia do obsługi korespondencji podobnie jak sprzęt drukujący można wydzierżawić.
