W dołączonym do dziennika „Rzeczpospolita” dodatku specjalnym „Poradnik przedsiębiorcy: oszczędności w firmie” przedstawiciele firmy Arcus wyjaśniają jak nowoczesne urządzenia firmy Pitney Bowes pozwalają na sprawne zarządzanie korespondencją w biurze.
Aby szybko i bez błędów przygotować kilka tysięcy sztuk korespondencji do wysyłki, warto sięgać po nowoczesne urządzenia: kopertownice, adresarki i otwieraczki. Pracują one nieporównywalnie szybciej i sprawniej niż pracownicy biurowi: pracownik może przygotować ok. 60 listów na godzinę, a jak wyjaśnia Maciej Ziemski, dyrektor sprzedaży produktów Pitney Bowes w Arcus SA, niektóre modele kopertownic potrafią zapakować w tym samym czasie nawet 3000 pism!
W jego opinii maszyny do obsługi korespondencji nie tylko oszczędzają czas pracowników i pieniądze pracodawcy, dzięki uwolnieniu ich od czasochłonnych zadań. Kopertownice, adresarki i otwieraczki ułatwiają zarządzanie korespondencją i pozwalają na estetyczne przygotowanie jej do wysyłki.
Coraz więcej firm i urzędów decyduje się na instalację kopertownic w swoich biurach. Szybka wysyłka korespondencji jest nie tylko wygodna, ale pozwala też np. na szybszy spływ należności (jeżeli wysyłane są faktury, wezwania do zapłaty czy wymiary podatku), jak i zachowanie poufności danych i ograniczenie niebezpieczeństwa pomyłkowego wysłania korespondencji na niewłaściwy adres. Zapakowana do kopert korespondencja musi być następnie zaadresowana.
Maciej Ziemski zwraca uwagę, że automatyzacja adresowania pozwala uniknąć błędów przy ręcznym wpisywaniu adresów. Adresarkę na każdą kopertę naniesie adres i nadruk, np. logo, w wielu kolorach lub wypełni tzw. zwrotki, czyli formularze, z których korzysta się w przypadku korespondencji za zwrotnym potwierdzeniem odbioru.
Arcus oferuje trzy modele adresarek firmy Pitney Bowes współpracujących z komputerem, które wykorzystują druk atramentowy w rozdzielczości do 600 dpi w kolorze. Najprostsze adresują w ten sposób do 4200 kopert, a najbardziej wydajne nawet do 30.000 w ciągu godziny. Format kopert nie ma znaczenia, bo urządzenia bez problemu adresują między innymi duże koperty C4.
Ale obsługa korespondencji, to nie tylko nadawanie listów, ale także korespondencja przychodząca. Maciej Ziemski wyjaśnia w „Rzeczpospolitej”, że w usprawnieniu otwierania korespondencji przychodzącej pomocna będzie otwieraczka, która w ciągu godziny może otworzyć nawet 15000 listów. Jedna osoba może w tym samym czasie otworzyć ręcznie zaledwie 100 kopert.
Kopertownice, adresarki i otwieraczki pozwalają na sprawne zarządzanie korespondencją w biurze.
