Współczesna firma przetwarza niezliczoną ilość informacji. Faktury, korespondencja i inne dokumenty powinny służyć odpowiednim decyzjom biznesowym. Nie można jednak podejmować skutecznych działań w chaosie i z opóźnieniem. Z pomocą przychodzą profesjonalne systemy zarządzania informacją.
Problemy ze znalezieniem kopii faktury czy proces ich akceptacji przez kilku pracowników to bolączka wielu firm. Większość przedsiębiorstw podejmuje działania na podstawie danych z poprzedniego miesiąca obrachunkowego, nie posiadając teraźniejszych danych o kosztach działalności. Nawet najbardziej sumienni pracownicy mogą przez różne czynniki w zły sposób rejestrować dokumentację. Dedykowane foldery w systemie operacyjnym czy skoroszyty zdają się podlegać prawu Murphiego i mimo dobrego projektu przechowywania dokumentów istnieją problemy ze znalezieniem najbardziej potrzebnych informacji od ręki.
Z pomocą przychodzą systemy BPM (Business Process Managment), np. oferowany przez Arcus system Vario. Jest to jedno z nielicznych rozwiązań tego typu, które projektowane jest pod konkretne potrzeby klienta. Zapewnia on łatwiejszy i bardziej efektywny dostęp do danych i informacji.
W ramach zarządzania dokumentacją Vario pomaga kontrolować całe życie dokumentu wraz z jego pochodnymi wersjami oraz różnorodnością form fizycznych i elektronicznych. System pozwala na sprawne tworzenie, gromadzenie, porządkowanie i zbiorowe korzystanie z dokumentacji, niezależnie od czasu jej wytworzenia czy formy.
Vario zajmuje się również pomocą w obszarze korespondencji. Posiada on pełną funkcjonalność programu pocztowego i obsługuje zarówno tradycyjne listy i maile.
Każdy kontrahent posiada w systemie Vario indywidualną historię, która umożliwia na prześledzenie kontaktów od rozmów wstępnych, przez negocjacje do codziennych relacji z firmą. Dane o kliencie obejmują nie tylko dokumenty, ale również zadania, notatki ze spotkań czy informacje na temat rozmów telefonicznych.
Dzięki Vario przedsiębiorstwa mogą zarządzać informacją, która jest kompletna, aktualna i odpowiednio przetworzona.
