Jak możemy przeczytać w artykule opublikowanym na stronach internetowych Rzeczpospolitej w niewielkiej firmie właściwe ewidencjonowanie dokumentów wymaga dyscypliny i segregatorów. Aby zapewnić sprawny obieg dokumentów w dużym przedsiębiorstwie trzeba sięgnąć po narzędzia informatyczne.
Systemy klasy DMS (Document Management System) zapewniają sprawny i bezpieczny obieg dokumentów. W dużych organizacjach, w którym dokumenty przemieszczają się pomiędzy różnymi lokalizacjami i działami potrzebne jest oprogramowanie do zarządzania procesami (BPM – Business Process Management System).
W artykule opublikowanym na stronach internetowych rp.pl możemy przeczytać, że firma Docusoft należąca do Grupy Arcus oferuje system elektronicznego obiegu dokumentów Vario. System Vario pozwala między innymi na elektroniczną archiwizację dokumentów, obsługę korespondencji, tworzenie zadań, modelowanie procesów oraz dokumentowanie i rozliczanie projektów.
Jedne z kluczowych funkcjonalności systemu to:
– „inteligentny OCR” umożliwiający zaczytywanie treści dowolnej liczby typów dokumentów, szczególnie przydatny przy rejestracji dużej liczby faktur kosztowych,
– tzw. model adaptatywny umożliwiający automatyczne prototypowanie procesów na podstawie najczęściej wykonywanych czynności – system „uczy się” procesów,
– duża elastyczność, umożliwiająca dostosowywanie rozwiązania do indywidualnych oczekiwań klienta.
Przewagą Vario nad standardowym przechowywaniem plików w folderach jest możliwość kategoryzowania dokumentów na podstawie wzorców, dzięki czemu niemożliwe jest omyłkowe umieszczenie dokumentu w złym miejscu.
Z artykułu możemy się też dowiedzieć, że każda korespondencja – tradycyjna, faks i e-mail – może być automatycznie rejestrowana w dziennikach korespondencji, dzięki czemu w organizacji wiadomo kiedy i gdzie wpłynął dokument i kto się z nim zapoznał. System Vario umożliwia też tworzenie zadań oraz wizualizowanie ich na wykresach Gantta.
Systemy do zarządzania obiegiem dokumentów pozwalają na lepsze wykorzystanie urządzeń drukujących oraz wielofunkcyjnych. Połączenie możliwości drukarek i urządzeń wielofunkcyjnych Kyocera (szybki i tani druk) oraz Vario zapewnia obsługę firmy na etapie skanowania dokumentów, zaczytywania z nich danych oraz ich procedowania zgodnie z przyjętymi w firmie regułami. Implementowane procesy są odwzorowywane, optymalizowane i automatyzowane, co pozwala zaoszczędzić czas i pieniądze. Warto podkreślić, że standardem w Vario jest możliwość obsługi procesów poprzez urządzenia mobilne oraz integracja z systemami trzecimi, w szczególności systemami ERP i bankowymi.
Z Vario korzystają zarówno największe polskie firmy związane z branżą petrochemiczną, wydobywczą, czy gazowniczą, jak i przedsiębiorstwa z sektora MSP.
Artykuł wyjaśnia w załączonym słowniczku trudne pojęcia, takie jak DMS (Document Management System, system elektronicznego obiegu dokumentów, adaptatywne modelowanie procesów, BPM (Business Process Managment), JPK (Jednolity Plik Kontrolny) i OCR (ang. Optical Character Recognition).
Pełna treść artykułu:
http://www.rp.pl/Telekomunikacja-i-IT/160929133-Obieg-dokumentow-w-organizacji.html
