Prowadząc przedsiębiorstwo każdy skupia się na jak najkorzystniejszych kontraktach biznesowych i inwestycjach. To klienci zapewniają firmie utrzymanie, rozwój i funkcjonowanie. Patrząc na biznes w skali makro, często zapominamy o elementach „u podstaw”, których się nie dostrzega, a które odpowiednio zaplanowane, mogą przynieść realne korzyści dla firmy. Takim elementem jest zarządzanie obiegiem dokumentów w firmie. Już w niewielkim przedsiębiorstwie sprawny obieg materiałów wymaga ogromnej dyscypliny i dużej liczby segregatorów. Gdy biznes robi się większy, a dokumenty przemieszczają się pomiędzy różnymi działami, a nawet siedzibami firmy, nie sposób opanować tematu bez odpowiedniego oprogramowania.
Jednym z takich rozwiązań jest system obiegu dokumentów Vario, który zdecydowanie ułatwia i usprawnia pracę.
Vario jest autorskim systemem opracowanym przez ekspertów z Grupy Arcus. Pozwala na elektroniczną archiwizację dokumentów, obsługę korespondencji, tworzenie zadań, modelowanie procesów oraz dokumentowanie i rozliczanie projektów. Oprogramowanie może być dopasowane do potrzeb konkretnego przedsiębiorstwa i funkcjonujących dotychczas procedur. Workflow dokumentów w firmie staje się dzięki temu zdecydowanie sprawniejszy, ponieważ można obsługiwać procesy przez urządzenia mobilne. Dodatkowo system może być zintegrowany z innym oprogramowaniem funkcjonującym w firmie, np. systemem ERP lub systemem bankowym. Wybierając nowoczesny system zarządzania dokumentami zdecydowanie usprawniamy przepływ informacji w firmie.
Sprawdzone zarządzanie obiegiem dokumentów w dziale księgowości
Przykładem zastosowania systemu może być dział księgowy w firmie. Dzięki Vario księgowość ma stałą kontrolę nad dokumentami finansowymi od samego momentu ich pojawienia się w firmie. Oprogramowanie informuje o wpłynięciu faktury, sczytuje dane z faktury – nagłówki oraz pozycje, automatyzuje proces obiegu, pozwala przypisać koszty do właściwych MPK oraz współpracuje z systemami ERP. Dodatkowo można powiązać obieg faktury z realizowanymi projektami, co pozwoli na kontrolowanie kosztów z danego projektu. Wiele firm decyduje się również na implementację procesów akceptacji i rozliczania delegacji, zamówień, reklamacji oraz zaliczek. Wszystko po to, aby usprawnić procesy administracyjne w firmie. Zyskujemy w ten sposób czas, ponieważ znaczną część za pracowników wykonuje oprogramowanie, a w dalszej perspektywie oszczędności – ten czas pracownik może poświęcić na działania bardziej produktywne.
