Poszukiwanie oszczędności w firmie jest podstawą do tego, aby skutecznie konkurować na rynku. W poszukiwaniu oszczędności warto zwrócić uwagę na te obszary w firmie, które często bywają pomijane w kontekście poprawy rentowności. A przecież dysponujemy dziś nowoczesnymi systemami informatycznymi, które pozwalają lepiej zarządzać zasobami firmy. Dziennikarze Harvard Business Review przyjrzeli się najnowocześniejszym rozwiązaniom poprawiającym rentowność firm, które w swojej ofercie posiada Grupa Arcus S.A.
Poszukiwanie oszczędności w firmie – to słowa klucze, które odmieniane są przez wszystkie przypadki. Właściciele firm często jednak mają z tym nie lada problem. Na szczęście posiadamy dziś nowe technologie, które usprawniają i przyśpieszają niemal każdy rodzaj pracy. Jednym z takich rozwiązań oferowanych przez Arcus Systemy Informatyczne jest platforma informatyczna one4all. Zawiera ona zintegrowane i dostosowane systemy informatyczne, a także szereg zunifikowanych narzędzi do komunikacji, zarządzania infrastrukturą czy obiegiem dokumentów.
Dla wielu będzie to pewnie spore zaskoczenie, ale według szacunków koszty związane z tworzeniem i obiegiem dokumentów pochłaniają od 5% do nawet 15% przychodów dużych firm. Skuteczna optymalizacja tego procesu pozwala osiągnąć bardzo wysokie oszczędności, sięgające nawet 30%. Jednak drogą do tego nie jest inwestycja w “tanie drukarki do biura” i urządzenia wielofunkcyjnych, tylko rzetelny audyt kosztów wydruku. Wynikiem takiego audytu są rekomendacje dotyczące nie tylko obniżenia kosztów związanych z drukiem, ale również tego, jak uczynić organizację pracy biura bardziej efektywną.
Podobnie jak systemy kontrolujące obieg dokumentów także dobrze zaprojektowane zarządzanie flotą samochodów firmowych może przynieść realne korzyści w postaci zwiększenia oszczędności i efektywności. Najlepiej w tym pomogą systemy Brumgo i T‑matic Management System. Zacząć jednak trzeba od zainstalowania w samochodach urządzeń lokalizacyjnych z odbiornikami GPS i kartami GSM, które gromadzą dane na temat aktualnej pozycji pojazdu oraz jego parametrów, na przykład prędkości czy wysokości obrotów silnika. Taka baza danych jest następnie przesyłana do serwera monitoringu, który podejmuje działania, przygotowując odpowiednie raporty i analizy. O skuteczności takiego rozwiązania przekonał się m.in. Bank Pocztowy, który dysponował około 90 pojazdami użytkowanymi przez menedżerów, handlowców i pracowników oddziałów. Blisko 80% tych aut to pojazdy, które zgodnie z polityką banku nie mogły być użytkowane prywatnie. Dlatego zdecydowano się na wprowadzenie monitoringu GPS w pojazdach służbowych. W ciągu pół roku cała flota pokonała o ponad 110 tysięcy kilometrów mniej, choć liczba podróży służbowych znacznie wzrosła.
Zarządzanie drukiem, flotą samochodową czy procesami informacyjnymi – na tym właśnie polega poszukiwanie oszczędności w firmie, chociaż często nie zdajemy sobie z tego sprawy i szukamy oszczędności zupełnie gdzie indziej. To błąd, bo wykorzystując nowoczesne technologie jesteśmy w stanie uwolnić ogromną ilość środków niezbędnych do prowadzenie działalności.
Cały artykuł w Harvard Business Review do przeczytania tutaj →
