Firmy coraz częściej decydują się na zaawansowane systemy informatyczne. Powinny one komunikować się ze sobą i posiadać narzędzia służące do wizualizacji informacji. Niestety najczęściej tak nie jest, a pracownicy muszą poświęcać czas na ręczne powielanie treści w różnych systemach informatycznych, ponieważ systemy te nie są ze sobą zintegrowane. W większości przypadków informacje dostępne w systemach nie są wykorzystywane z powodu braku narzędzi do ich wynajdywania. Arcus SI posiada dostępne od ręki rozwiązanie w postaci platformy, która po skonfigurowaniu umożliwi szybki i intuicyjny dostęp do potrzebnych informacji. Jest nim one4all.
Funkcjonalności platformy one4all
One4all to zintegrowana platforma informatyczna dedykowana konkretnemu sektorowi lub branży. Zintegrowana platforma one4all oferuje zestaw gotowych narzędzi, które zostały zaprojektowane w sposób przyjazny klientom. Jej częścią są zintegrowane i dostosowane do potrzeb klienta podstawowe systemy informatyczne.
Należą do nich:
– ERP (Enterprise Resource Planning), Microsoft Dynamics 365 (dawniej Dynamics AX) połączony z systemem HR. Wspomaga zarządzanie firmą;
– CRM (Customer Relationship Management). To system informatyczny służący zarządzaniu relacjami z klientem. Ułatwia on pracę handlowców i działom logistyki, dzięki dostępnej historii relacji z klientem i nadzorowaniu procesu sprzedaży. Co więcej pomaga menedżerom w podejmowaniu decyzji, dzięki dostępnym funkcjom analitycznym;
– platforma komunikacji: Skype dla firm, Exchange i Arcus Contact Center;
– portal dla klientów;
– intranet;
– Business Intelligence;
– elektroniczny obieg dokumentów i repozytorium danych.
Wdrożenie w Arcus SA
Najlepszym przykładem zastosowania integracji systemów z wykorzystaniem platformy one4all jest wdrożenie w firmie Arcus SA. Arcus SA wykorzystuje system Microsoft Dynamics CRM zintegrowany z systemem ERP Microsoft Dynamics AX. System CRM funkcjonuje m.in. w obszarach takich jak dzierżawa, logistyka, magazyn czy serwis. Handlowcy Arcus SA przygotowują oferty dla klientów z poziomu CRM, a urządzenia, oprogramowanie czy pakiety usługowe pobierane są z sytemu ERP, co umożliwia po pierwsze operowanie na dostępnych pozycjach magazynowych, historii lub wcześniej wprowadzonych przez Dział Produktowy pozycjach, kontrolę osoby zatwierdzającej ofertę, a w chwili zamówienia rozwiązania przez klienta przekształcenie oferty w zamówienie zakupu. Następnie zamówienie zostaje przekazane systemowo do działu realizacji i do serwisu w celu zapewnienia odpowiedniego, wcześniej zdefiniowanego w CRM, poziomu obsługi serwisowej. Takie zamodelowanie procesu z jednej strony nakłada obowiązki na służby sprzedażowe, ale automatyzuje pracę zespołów back office. Eliminuje dowolność w tworzeniu ofert i zapewnia weryfikowalność, przy jednoczesnym obniżeniu kosztów lub zwiększeniu wolumenu transakcji. Ponadto zespoły sprzedażowe mają dostęp do całej historii relacji z klientem zgromadzonej w systemie CRM i ERP.
Kolejne etapy
Dalszym krokiem we wdrożeniu będzie automatyzacja obsługi zgłoszeń serwisowych oraz dostarczania materiałów eksploatacyjnych – zarówno kanałami telefonicznymi jak i poprzez czat, SMS, portal czy awatara – także z wykorzystaniem smartfona. Klient będzie miał dowolność w wyborze kanału komunikacji, a zintegrowane systemy większość pracy wykonają automatycznie. Dla przykładu: klient, który ma umowę z Arcus SA na dzierżawę urządzeń drukujących czy wielofunkcyjnych i zezwoli na podłączenie platformy one4all, będzie miał automatycznie odczytywane liczniki wydrukowanych kopii, zużycia tonerów, okien serwisowych i koniecznych konserwacji lub napraw. Jednocześnie system po stronie Arcus SA przeliczy ilości wydruków i automatycznie przygotuje fakturę. Może tę fakturę automatycznie przesłać do klienta do zatwierdzenia. Klient ma dostęp do historycznych raportów. Serwis Arcusa SA mając dostęp do historii w CRM i listy części zamiennych w ERP (zintegrowany moduł serwisowy) posiada budowaną automatycznie listę zadań na dany dzień. Obie strony – klient i dostawca mają korzyści z tak obsłużonego procesu obsługi.
Z przytoczonych powyżej informacji jednoznacznie wynika, że przyszłością dla firm z obszaru profesjonalnych usług jest wdrożenie zintegrowanych systemów obsługi klienta klasy one4all w celu uzyskania przewagi konkurencyjnej, a być może utrzymania się na rynku. Trendy M2M (machine to machine) oraz wielokanałowa obsługa klienta wcześniej czy później będzie na rynku standardem.
Dostawcą platformy one4all jest firma Arcus Systemy Informatyczne Sp. z o.o.
