Pięciu pracowników biura architektonicznego spotyka się przy drukarce. Wszyscy oczekują na odebranie wydruków. Pierwsza osoba chwyta kartkę, ale dwie inne nie mają czasu dłużej czekać. Wracają do swoich biurek bez materiałów. Miła rozmowa szybko zamienia się w irytację. Wszystko dlatego, że maszyna drukuje liczący kilkadziesiąt stron materiał pełen danych wrażliwych. Jego właściciel nie jest żadną z osób stojących przy drukarce. Pewnie kiedyś przyjdzie odebrać materiał? Tego typu sytuacje zdarzają się w wielu firmach czy zespołach.
Nadmierne obciążenie poszczególnych urządzeń wielofunkcyjnych i drukarek jest jednym z problemów, z którymi muszą borykać się pracownicy biur. Do niektórych maszyn tworzą się kolejki osób oczekujące na wydruk, a inne wykorzystywane są jedynie sporadycznie. Czasem zdarza się, że wydrukowane dokumenty pozostają nieodebrane. Niektóre leżą nawet kilka dni przy drukarce chociaż zawierają cenne lub wrażliwe dane, a tego typu sytuację mogą rodzić różne problemy dla firm. Pamiętajmy, że niebawem wchodzi w życie rozporządzenie o ochronie danych osobowych RODO.
Firmy i instytucją mogą uniknąć wyżej wymienionych sytuacji o czym możemy przeczytać w opublikowanym na stronie rp.pl artykule „Na miarę potrzeb”. Wystarczy wykorzystać np. aplikację MyQ, będącą rozbudowanym serwerem zapewniającym zarządzanie procesem przetwarzania dokumentów. Użytkownik wybierając opcję „drukuj”, nie musi wskazywać konkretnego urządzenia. Aplikacja sama wybierze i wskaże użytkownikowi najmniej obciążone urządzenie. Dzięki zainstalowaniu na serwerze, MyQ komunikuje się na bieżąco ze wszystkimi działającymi w biurze drukarkami czy urządzeniami wielofunkcyjnymi, zapewniając płynność w procesie wydruku.
Aplikacja umożliwia również kopiowanie, skanowanie i drukowanie dokumentów w czym pomocne są spersonalizowane skróty poszczególnych funkcji oraz prosty i wygodny w obsłudze interfejs. Z kolei opcja „skan do siebie” pozwala na przesyłanie dokumentu na adres mailowy użytkownika. Każda osoba może również za sprawą funkcji zarządzenie pracami poznać koszty wydruku albo oznaczyć prace jako ulubione.
Dzięki system MyQ użytkownik może korzystać z wielu innych, niezwykle ważnych funkcji takich jak: wydruk bezpośredni, podążający, bezpieczny czy opcji raportów zarówno ilościowych, jak i kosztowych. Aplikacja pozwala na wygenerowanie precyzyjnych statystyk na temat druku każdego z użytkowników, danego działu czy projektu. Jej niezwykle bogate funkcjonalności ułatwiają efektywnie korzystać tak z urządzeń Kyocery jak również innych producentów. Aplikacja MyQ umożliwia również obsługę urządzeń mobilnych oraz zasobów chmurowych takich jak GoogleDrive czy One Drive.
Więcej na temat MyQ oraz innych aplikacji na stronie www.rp.pl oraz w dodatku „ABC nowoczesnych technologii”
