Kopalnie Surowców Skalnych w Bartnicy to wiodący producent wysokiej jakości kruszyw oraz mas bitumicznych. Dedykowana aplikacja Arcus Payroll Manager wpłynęła na bezpieczeństwo dokumentów płacowych i umożliwiła zautomatyzowane zarządzanie ich dystrybucją.
Zarządzanie dokumentami płacowymi – wyzwania
Kopalnie Surowców Skalnych w Bartnicy sp. z o.o. należą do koncernu Basalt-Actien-Gesellschaft z siedzibą w Linz w Niemczech. Spółka od 1994 r. dostarcza surowce dla budownictwa drogowego, ogólnego i kolejnictwa. Przy rozproszonej geograficznie strukturze wyzwaniem było stworzenie efektywnego systemu dystrybucji dokumentów płacowych.
Zgodnie z prawem pracownicy powinni otrzymywać do rąk własnych dokumenty płacowe. W tym przypadku forma i dystrybucja elektroniczna nie była możliwa ze względu na brak dostępu do komputera i służbowego maila. Inną niedogodnością było też to, że pracownik lub grupa pracowników musiała raz w miesiącu zajmować się drukowaniem i dystrybucją dokumentów płacowych. Trzeba to było także robić na każde żądanie pracownika. Obecnie stosowane rozwiązanie Arcus Payroll Manager umożliwia centralne w pełni zautomatyzowane zarządzanie dokumentami płacowymi. W rezultacie zajmuje się tym tylko jeden pracownik działu księgowego.
Dedykowana aplikacja Payroll Manager
– Odpowiedzią na brak zgodnych z naszymi oczekiwaniami gotowych rozwiązań na rynku było stworzenie przez specjalistów z firmy Arcus dedykowanego rozwiązania Arcus Payroll Manager – mówi Wojciech Bednarek z Działu IT KSS Bartnica sp. z o.o. – Dzięki temu w naszym użyciu jest obecnie dopasowana aplikacja umożliwiająca centralną dystrybucję i zarządzanie dokumentami płacowymi przez dział księgowy. Dzięki tej innowacji nasi pracownicy mogą samodzielnie i w dowolnym momencie wydrukować swój dokument płacowy, niezależnie w której lokalizacji się znajdują. Wystarczy, że dokonają dwuetapowego uwierzytelnienia na urządzeniu wielofunkcyjnym przy użyciu karty zbliżeniowej i PIN-u – dodaje przedstawiciel spółki.
Bezpieczeństwo dokumentów i optymalizacja procesu ich dystrybucji
Dostęp do urządzenia wielofunkcyjnego Kyocera i wydrukowanie dokumentów jest możliwe po dwuetapowym procesie uwierzytelnienia. Niezwykle ważnym aspektem jest usprawnienie procedur i technologii zapewniających bezpieczeństwo dokumentów płacowych w kontekście przepisów o ochronie danych osobowych. Zautomatyzowanie połączone z procesem uwierzytelniającym w rezultacie praktycznie wyklucza jakiekolwiek potknięcia.
Na koniec nie można nie wspomnieć o bardzo wysokich kosztach „ręcznej” dystrybucji dokumentów płacowych i ich produkcji.
– Problemem były wysokie koszty wydruku dokumentów spowodowane drogą eksploatacją urządzeń bazujących na mało wydajnych technologiach druku (drukarki atramentowe i igłowe) – stwierdza Wojciech Bednarek.
Użycie nowoczesnych urządzeń wielofunkcyjnych opartych na wydajnej technologii laserowej pozwala na wygenerowanie oszczędności. Dzięki oprogramowaniu można również łatwo zweryfikować czy dokumenty płacowe lub podatkowe dotarły w ręce pracownika.
Paski płacowe (inaczej pasek wynagrodzeń) to dokumenty, na których są wyszczególnione składniki pensji pracownika. Pracodawca musi przekazywać paski, jeśli tak stanowią przepisy wewnątrzzakładowe zawarte w układzie zbiorowym, regulaminie wynagradzania czy regulaminie pracy.
Pełna wypowiedź w artykule Rzeczpospolitej „Automatycznie zarządzamy dokumentami płacowymi”.
