Redakcja PCWorld opisała, w jaki sposób zaawansowane rozwiązania wpływają na bezpieczne drukowanie w pracy biurowej. Artykuł zatytułowany „Bezpieczeństwo druku w firmie i znaczenie systemu Arcus Kyocera MDS w nowoczesnym środowisku biurowym” porusza kwestie kompleksowego podejścia Managed Document Services i szeregu rozwiązań związanych z oprogramowaniem, sprzętem oraz procedurami.
Managed Document Services w środowisku biurowym
Eksperci PCWorld zwracają uwagę na audyt wielopoziomowy, obejmujący zarówno sprzęt, jak i specyfikę zadaniową. W wyniku tego można otrzymać pełen obraz środowiska druku w firmie – z informacjami szczegółowymi na temat nie tylko pełnego obciążenia, ale też punktowego zapotrzebowania na druk. Dzięki temu, wiadomo jak należy wdrożyć system zarządzania dokumentami np. przy wykorzystaniu możliwie dużej części istniejącej infrastruktury.
Redakcja zwraca uwagę, że oprogramowanie będące częścią Arcus Kyocera MDS, pozwala na zarządzanie urządzeniami, a przy wykorzystaniu dodatkowego systemu MyQ można wprowadzić analizę kosztów druku, ich statystyk dotyczących użytkowników czy całych ich grup. W ten sposób firma zyskuje możliwość by dokonać stosownej optymalizacji dotyczącej druku – od zarządzania zakupami materiałów eksploatacyjnych, po kontrolę nad tym co jest drukowane w firmie.
Bezpieczne drukowanie – jakie rozwiązania wybrać?
Autor artykułu zwraca uwagę na dwuetapowe uwierzytelnianie, które zabezpiecza firmę przed wyciekiem danych poufnych. Po wysłaniu zlecenia druku do urządzenia, nie rozpocznie ono wydruku zanim zgłaszający je użytkownik nie podejdzie i nie uwierzytelni polecenia. Może to zrobić na dwa spośród kilku dostępnych sposobów – wpisując swój PIN na urządzeniu, przykładając kartę zbliżeniową, czyli taką, jaka występuje np. w systemach dostępu do biur lub korzystając z aplikacji w telefonie. Dopiero wówczas użytkownik uzyskuje dostęp do urządzenia i może np. wskazać materiał do wydruku, usunąć, albo dodać do ulubionych lub zadać polecenie drukowania.
Eksperci PCWorld jako niezbędną w zakresie bezpiecznego druku wymieniają szyfrowaną komunikację sieciową, bieżące aktualizacje oprogramowania sprzętu drukującego. W przypadki Arcus Kyocera MDS administrator może zarządzać każdym z tych aspektów. Ma też szersze możliwości obejmujące m.in. konfigurację urządzeń, wyświetlanie zdalne zawartości ich ekranu, a nawet może prowadzić na odległość szkolenie obejmujące obsługę urządzenia.
Pełna treść artykułu na stronie pcworld.pl
