Okres rozwoju systemów opartych o OCR, zaliczających się do rozwiązań klasy Robotics Process Automation (RPA), przypada na ostatnie lata. Rozwiązania do zaczytywania danych służą firmom i instytucjom do wyeliminowania ręcznego wprowadzania danych do systemów informatycznych. Proces ten generuje niewspółmierne koszty i powoduje ryzyko popełnienia błędów. Wraz z postępującą digitalizacją coraz więcej firm decyduje się na optymalizację procesów biznesowych i staje przed wyborem najlepszego systemu. Jaki OCR wybrać? Sprawdźmy porady eksperta.
Jakie rodzaje rozwiązań OCR są dostępne na rynku?
Z pojęciem OCR można się spotkać na co dzień, pobierając aplikację na smartfon lub korzystając z skanera, czy urządzenia wielofunkcyjnego. Należy sobie zdawać sprawę, że te rozwiązania umożliwiają przede wszystkim zamianę obrazów na dane. Cele mogą być różne – dostęp do tekstu w aplikacji MS Word w celu jego edycji, przetłumaczenia na inne języki lub innego jego wykorzystania. Kolejna grupa rozwiązań służy do rozpoznawania danych finansowych w zakresie pól nagłówkowych oraz podsumowań w stawkach VAT.
– Ostatnia grupa to rozwiązania zaawansowane do rozpoznawania różnych typów dokumentów. Umożliwiają one zaczytywanie danych również z tabel o skomplikowanym układzie wierszy – mówi Bogusław Nowak, wiceprezes Docusoft z Grupy Arcus.
Jaki OCR wybrać, czyli jakie cechy i funkcje zwrócić uwagę?
W zależności od liczby oraz rodzaju przetwarzanych dokumentów warto przeanalizować poniższe cechy i funkcje rozwiązań OCR.
1. Elastyczność: zaczytywanie różnych typów dokumentów
System OCR należy dopasować do wymagań – jeśli są to tylko faktury i ich liczba nie przekracza kilkuset miesięcznie, warto skorzystać z portalu online do OCR faktur. Większość z nich można wypróbować za darmo.
2. Zaawansowany OCR: pozycje o skomplikowanym układzie wierszy i tabel
W przypadku przetwarzania większej liczby dokumentów – warto rozważyć rozwiązanie OCR dostosowane do określonych procesów biznesowych w organizacji. Taki system nie tylko będzie spersonalizowany i skuteczny, ale również pozwoli na zaczytywanie danych z dokumentów o skomplikowanym układzie. To często jest problemem dla prostszych rozwiązań dostępnych na rynku.
3. Weryfikacja danych
W zależności od potrzeb powinno się zweryfikować, czy wybrany przez nas system OCR posiada taką funkcjonalność. Najlepsze rozwiązania dostępne na rynku zapewniają walidacje wewnętrzne i zewnętrzne.
Walidacje wewnętrzne polegają m.in. na weryfikacji sum kontrolnych NIP i rachunku bankowego, zgodności sum pozycji dokumentu z wartościami podsumowującymi. Dotyczą również wartości w wierszach (np. wartość netto w stawce 23% + VAT w stawce 23% = wartość brutto w stawce 23%).
Walidacje zewnętrzne to weryfikacja danych z Białą Listą, GUS, VIES, NBP, z systemami klienta. Na przykład w zakresie zgodności z bazą kontrahentów, bazą zleceń, zamówień, bazą jednostek miar, z rejestrem umów (system sprawdza np. czy ceny jednostkowe na fv są zgodne z umową).
Masz więcej pytań dotyczących systemu OCR? Zapytaj naszego eksperta!
