W biurach funkcjonuje wiele procesów przebiegających zgodnie z przewidywalnym, powtarzalnym przebiegiem. Jednym najbardziej żmudnych i czasochłonnych jest rejestracja korespondencji. Jak w inteligentny sposób zautomatyzować ten proces z zastosowaniem technologii OCR?
Wsparcie procesów kancelaryjnych
Kiedy pracownicy ręcznie zajmują się rejestracją korespondencji, każda osoba jest odpowiedzialna za otrzymanie zestawu danych, działanie na nim i dokładne pamiętanie, co dalej z nim zrobić. Tworzy się wtedy “pole minowe”, na którym pojedynczy błąd może sparaliżować cały przepływ pracy i potencjalnie zaburzyć również inne współzależne procesy. Gdy te same procesy biurowe są obsługiwane automatycznie, tworzy się sekwencja zadań ludzkich i systemowych. Dane są przekazywane do każdego zadania automatycznie, bez konieczności dalszych działań. Zapewnia to płynne, nieprzerwane przejścia między osobami, zespołami i interesariuszami niezależnie od lokalizacji i funkcji.
Czym jest inteligentna automatyzacja?
Inteligentna automatyzacja (IA), czasami nazywana również automatyzacją kognitywną, polega na wykorzystaniu technologii automatyzacji — sztucznej inteligencji (AI), zarządzania procesami biznesowymi (BPM) i robotycznej automatyzacji procesów (RPA) — w celu usprawnienia i skalowania procesów w organizacjach. Inteligentna automatyzacja upraszcza procesy, uwalnia zasoby i poprawia wydajność operacyjną, a także ma różnorodne zastosowania. Na przykład producent z branży motoryzacyjnej może wykorzystać IA do przyspieszenia produkcji lub zmniejszenia ryzyka popełnienia błędu przez człowieka, a firma farmaceutyczna lub z branży nauk przyrodniczych może zastosować inteligentną automatyzację w celu obniżenia kosztów i zwiększenia efektywności wykorzystania zasobów w przypadku występowania powtarzalnych procesów. Dostawca ubezpieczeń może wykorzystywać inteligentną automatyzację do obliczania płatności, prognozowania stosowanych do obliczania stawek i zaspokajania potrzeb w zakresie zgodności.
Rejestracja, klasyfikacja i OCR dokumentów w Vario: poczta tradycyjna, elektroniczna i e-PUAP
Automatyzacja rejestracji korespondencji jest ważna dla wszystkich użytkowników systemów klasy EOD (Elektroniczny Obieg Dokumentów). Jak ten proces przebiega w Vario? System w sposób automatyczny dokonuje wstępnej klasyfikacji dokumentów przychodzących pocztą tradycyjną, elektroniczną lub z e-PUAP. Jest to możliwe dzięki inteligentnemu rozpoznaniu treści dokumentów przez silnik OCR. System wybiera istotne informacje do opisu dokumentu. Vario generuje propozycję dekretacji, czyli dalszego obiegu dokumentu w organizacji. System uczy się na podstawie decyzji użytkowników, którzy otrzymują podpowiedzi list adresowych na podstawie ustalonych kryteriów i statystyki adresowania. Po walidacji dokumentu następuje automatyczne uruchomienie procesu rejestracji – ten etap to przykład Robotic Process Automation (RPA).
Warto podkreślić, że Vario zapewnia anonimizację danych, dzięki czemu zapewniamy ochronę danych wrażliwych zgodnie z RODO. System umożliwia również automatyczną weryfikację istotnych informacji w zewnętrznych systemach/usługach dla zapewnienia wiarygodności i poprawności danych np. MF, GUS, VIES, biała lista kontrahentów czy kursy walut.
Co zyskuje organizacja?
Firma lub instytucja zyskuje system do zarządzania wszystkimi rodzajami korespondencji w scentralizowany i dobrze zorganizowany sposób. Wdrożenie inteligentnej automatyzacji eliminuje ryzyko zagubienia lub uszkodzenia korespondencji oraz zmniejsza nakład pracy wymagany do rejestracji i obiegu pism. Vario zapewnia wysoki poziom bezpieczeństwa i prywatności danych oraz integruje się z własnymi systemami, jak również z systemami zewnętrznymi. W efekcie następuje zdecydowana poprawa szybkości, wydajności i efektywności pracy rejestracyjnej.
