OCR – co to jest i jak działa?

Cyfryzacja biznesu sprawia, że coraz więcej dokumentów jest obsługiwanych w wersji elektronicznej. Wymaga to oczywiście ich wprowadzenia do odpowiedniego systemu, co zazwyczaj polega na skanowaniu. Ułatwia to OCR, czyli technologia optycznego rozpoznawania tekstu i rozpoznawania znaków. Na czym dokładnie polega? Jakie jest zastosowanie OCR? Odpowiedzi na te i inne pytania znajdują się w niniejszym artykule. Konwersja plików PDF do dokumentów Word za pomocą OCR jest jednym z przykładów wszechstronności tej technologii.

Co to jest OCR i do czego służy?

Optyczne rozpoznawanie znaków (OCR) to technologia, która umożliwia konwertowanie zeskanowanych lub sfotografowanych dokumentów, takich jak pliki PDF, do edytowalnego tekstu. Dzięki temu możliwe jest wydajniejsze i bardziej efektywne zarządzanie dokumentami, a także ułatwienie wyszukiwania i edycji tekstu w dokumentach. OCR pozwala na automatyczne przekształcanie zeskanowanych plików w tekst, który można edytować, kopiować i przeszukiwać, co znacznie usprawnia pracę biurową i procesy biznesowe.

Definicja i historia OCR

Optyczne rozpoznawanie znaków (OCR) to technologia, która została wynaleziona w latach 70. XX wieku. Początkowo była używana do rozpoznawania tekstu w dokumentach drukowanych, ale z czasem została udoskonalona i obecnie jest stosowana w wielu różnych zastosowaniach. Współczesne oprogramowanie OCR potrafi rozpoznawać tekst w plikach PDF, dokumentach i obrazach, co czyni je niezwykle wszechstronnym narzędziem. Dzięki ciągłemu rozwojowi technologii, OCR stało się nieodzownym elementem w procesach digitalizacji i automatyzacji dokumentów.

Jak działa OCR?

Optyczne rozpoznawanie znaków (OCR) działa poprzez skanowanie lub fotografowanie dokumentu, a następnie przetwarzanie obrazu w celu wyodrębnienia tekstu. Proces ten składa się z kilku kroków:

1. Skanowanie lub fotografowanie dokumentu: Dokument jest przekształcany w plik obrazu, który może być dalej przetwarzany.
2. Przetwarzanie obrazu w celu wyodrębnienia tekstu: Obraz jest analizowany, a tekst jest identyfikowany i oddzielany od tła.
3. Rozpoznawanie tekstu za pomocą algorytmów OCR: Zaawansowane algorytmy OCR analizują wyodrębniony tekst, rozpoznając poszczególne znaki i słowa.
4. Konwersja rozpoznanego tekstu do edytowalnego formatu: Rozpoznany tekst jest przekształcany w format, który można edytować, taki jak plik tekstowy lub dokument Word.

Technologia i proces rozpoznawania tekstu

Optyczne rozpoznawanie znaków (OCR) wykorzystuje zaawansowane algorytmy i technologie, takie jak sztuczna inteligencja i uczenie maszynowe, aby rozpoznać tekst w dokumentach. Proces rozpoznawania tekstu składa się z kilku kroków:

1. Wykrywanie tekstu w obrazie: Algorytmy analizują obraz, aby zidentyfikować obszary zawierające tekst.
2. Rozpoznawanie liter i słów: Zaawansowane technologie OCR identyfikują poszczególne litery i słowa, nawet w przypadku różnych czcionek i stylów pisma.
3. Konwersja rozpoznanego tekstu do edytowalnego formatu: Rozpoznany tekst jest przekształcany w format, który można edytować, co umożliwia dalszą pracę z dokumentem.

Co to jest optyczne rozpoznawanie znaków i do czego służy?

Technologia OCR to rozwiązanie, z którego korzysta wiele firm. Nadal jednak nie każdy wie to, na czym ona dokładnie polega, co potwierdza popularność wyszukiwania w Internecie hasła: OCR co to. W związku z tym warto mieć świadomość, że optyczne rozpoznawanie znaków (z ang. Optical Character Recognition) to technologia polegająca na automatycznym rozpoznawaniu znaków w plikach graficznych, drukowanych, a także na dokumentach zapisanych ręcznie. W efekcie znacznie ułatwia ich skanowanie i cyfryzację usprawniając tym samym czynności biurowe w firmie.

Do czego służy oprogramowanie OCR? Otóż, w dużym skrócie pozwala ono przekonwertować zeskanowany obraz na tekst, który będzie rozpoznawalny dla komputera, w tym także dokumenty PDF. W efekcie możliwa będzie jego edycja dokładnie na takich samych zasadach, jakby był to dokument przygotowywany komputerowo. Co więcej, nie trzeba instalować żadnego oprogramowania, ponieważ przetwarzanie odbywa się na serwerach w chmurze. Optyczne rozpoznawanie dokumentów ułatwia zatem ich cyfryzację, a dokładność odczytu zeskanowanych dokumentów można zwiększyć dzięki zastosowaniu gotowych formularzy i szablonów, czy specjalnych rodzajów pisma.

Gdzie można wykorzystywać OCR do zeskanowanych dokumentów?

Program OCR to rozwiązanie, które sprawdza się we wszystkich firmach, które obsługują wiele dokumentów wprowadzając je do systemów komputerowych, w tym plików PDF. W efekcie technologia ta wykorzystywana jest w wielu różnych branżach, czego przykładem może być sektor ubezpieczeniowy, bankowy, czy energetyczny. OCR umożliwia również konwersję pliku obrazu na edytowalny tekst, co jest niezwykle przydatne w codziennej pracy. Oprogramowanie OCR śmiało można uznać za niezastąpione w tych firmach, które wdrożyły elektroniczny obieg dokumentów (EOD). Umożliwia ono bowiem jeszcze szybsze wprowadzanie dokumentów do systemu, zachowując przy tym możliwie najwyższą jakość. Co istotne, zastosowanie OCR ułatwia pracę nie tylko osób odpowiadających za skanowanie dokumentów, ale również pracowników odpowiedzialnych za ich obsługę. Dane z faktur mogą bowiem automatycznie znaleźć się w systemie, co przyspiesza pracę całego działu księgowego. Poza tym technologia OCR doskonale sprawdza się w archiwizacji, ponieważ wprowadzenie do archiwum zeskanowanych plików odczytywanych przez komputer znacznie ułatwia ich późniejsze wyszukiwanie (np. konkretnych haseł znajdujących się w treści).

Obsługiwane formaty

Optyczne rozpoznawanie znaków (OCR) obsługuje wiele różnych formatów dokumentów, w tym:

• Pliki PDF
• Obrazy (JPEG, PNG, BMP itp.)
• Dokumenty (DOCX, DOC, RTF itp.)
• Pliki tekstowe (TXT itp.)

Technologia OCR jest używana w wielu różnych zastosowaniach, takich jak:

• Wprowadzanie faktur i dokumentów do systemów IT
• Konwersja plików PDF do edytowalnego tekstu
• Rozpoznawanie tekstu w dokumentach i obrazach
• Ułatwienie wyszukiwania i edycji tekstu w dokumentach

Dzięki wszechstronności i zaawansowanym możliwościom, OCR jest niezastąpionym narzędziem w procesach digitalizacji i automatyzacji dokumentów, co znacznie usprawnia pracę w wielu branżach.

Zalety OCR w firmie

Rosnąca popularność, którą cieszy się system OCR jest efektem licznych zalet tej technologii. Wymienić wśród nich należy bowiem przede wszystkim:

• oszczędność czasu, ponieważ program OCR znacznie przyspiesza skanowanie dokumentów, czy wprowadzanie do komputera danych znajdujących się na papierze. Wzrost wydajności przekłada się natomiast na ograniczenie kosztów oraz uwolnienie czasu pracowników;
• możliwość edytowania zeskanowanego obrazu, ponieważ system OCR umożliwia pracę na zeskanowanym dokumencie dokładnie w taki sam sposób, jakby był on przygotowywany na komputerze;
• wysoką jakość odczytywanych danych, dzięki czemu zastosowanie OCR pozwala ograniczyć ilość błędów pojawiających się przy wprowadzaniu danych do systemów komputerowych. Co istotne, technologia OCR rozpoznaje również znaki pisane, co pozwala digitalizować także odręcznie sporządzane dokumenty;
• różnorodność zastosowania, ponieważ program OCR można wykorzystać nie tylko przy wprowadzaniu faktur, ale również dowolnej dokumentacji w wersji papierowej.

Podsumowanie

Podsumowując należy stwierdzić, że optyczne rozpoznawanie znaków to technologia znacznie ułatwiająca skanowanie dokumentów i ich obsługę w wersji cyfrowej. Program OCR umożliwia bowiem odczyt zeskanowanych obrazów w formie tekstu komputerowego, który można swobodnie edytować, czy automatycznie przesłać do innych systemów, a także przekształcić plik PDF na format przeszukiwalny. W efekcie doskonale sprawdza się jako system wspierający elektroniczny obieg dokumentów w firmie.

 

Sprawdź, czy efektywnie zarządzasz danymi. Otrzymaj darmowy raport i porównaj swoje procesy z konkurencją!