System obiegu dokumentów w firmie (SOD)

Sprawny obieg dokumentów w firmie to jeden z czynników wpływających na jakość realizowanych przez nią procesów. W związku z tym coraz częściej stosuje się system elektronicznego obiegu dokumentów, ponieważ ich obsługa i przechowywanie w wersji cyfrowej jest znacznie wygodniejsza. W kontekście digitalizacji i zarządzania obiegiem dokumentów w firmach, systemy takie jak document management system (DMS) zwiększają bezpieczeństwo danych, umożliwiają efektywne przechowywanie, porządkowanie i archiwizowanie dokumentów oraz automatyzują procesy biznesowe. Czym zatem różni się tradycyjny i nowoczesny system obiegu dokumentów? Jak wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów? Odpowiedzi na te i inne pytania znajdują się w niniejszym artykule./

Czym jest system obiegu dokumentów?

System obiegu dokumentów to zbiór procedur i narzędzi, które umożliwiają efektywne zarządzanie dokumentami w organizacji. Obejmuje on wszystkie etapy cyklu życia dokumentu, od jego utworzenia, przez przechowywanie, wyszukiwanie, aż do archiwizacji lub usunięcia. Dzięki temu proces obiegu dokumentów staje się bardziej uporządkowany i przejrzysty, co przekłada się na lepszą organizację pracy i oszczędność czasu. W praktyce oznacza to, że dokumenty są łatwo dostępne dla uprawnionych osób, a ich przepływ w firmie jest płynny i kontrolowany.

Definicja systemu obiegu dokumentów

System obiegu dokumentów to system informatyczny, który umożliwia i usprawnia realizowanie procesów biznesowych opartych na dokumentach w formie cyfrowej i papierowej. Wykorzystuje wbudowany silnik workflow, umożliwiając rejestrowanie pism, digitalizację dokumentów papierowych oraz wystawianie elektronicznych wniosków i formularzy. Dzięki temu, obieg dokumentów w firmie staje się bardziej efektywny, a zarządzanie dokumentacją jest prostsze i bardziej zautomatyzowane. System informatyczny tego typu pozwala również na integrację z innymi narzędziami używanymi w firmie, co dodatkowo zwiększa jego funkcjonalność i przydatność.

Tradycyjny, a nowoczesny system obiegu dokumentów (SOD)

Jak wspomniano we wstępie sprawny obieg dokumentów warunkuje skuteczność i jakość realizowanych procesów. Każde przedsiębiorstwo generuje i obsługuje bowiem różną dokumentację, która musi być przekazywana do odpowiednich osób (działów), a w wielu przypadkach również archiwizowana. Tradycyjny obieg dokumentów wymaga zatem nie tylko czasu związanego z ich przepływem, czy późniejszym odszukiwaniem, ale również odpowiednio zorganizowanego archiwum. Problemy te można rozwiązać wdrażając elektroniczny obieg dokumentów, ponieważ będą one wówczas trafiały do odpowiedniego systemu, co pozwoli przyspieszyć ich obsługę. SOD w wersji elektronicznej umożliwia zatem nie tylko optymalizację wielu procesów biznesowych, ale jest również rozwiązaniem, które jest zgodne z założeniami cyfryzacji biznesu. Co więcej, elektroniczny obieg dokumentów w poszczególnym zakresie staje się wymagany przez przepisy prawa, a przykładem może być obieg faktur w Krajowym Systemie e-Faktur. Warto zaznaczyć, że rosnąca obowiązkowość elektronicznego obiegu faktur w ramach Krajowego Systemu e-Faktur, który wejdzie w życie od lipca 2024 roku, podkreśla znaczenie automatyzacji procesów oraz zwiększenia efektywności w zarządzaniu dokumentacją finansową.

Nowoczesne systemy obiegu dokumentów oferują wiele korzyści. Efektywny przepływ dokumentów jest kluczowy w kontekście elektronicznego zarządzania dokumentacją. Umożliwiają one szybkie wyszukiwanie, indeksowanie oraz kategoryzowanie dokumentów, co pozytywnie wpływa na wydajność i organizację pracy w firmach. Dodatkowo zwracają uwagę na automatyzację procesów związanych z obiegiem dokumentów, co jest kluczowe w kontekście nadchodzących regulacji, takich jak Krajowy System e-Faktur. Dzięki nim możliwe jest nie tylko przyspieszenie obiegu dokumentów, ale również ich lepsza kontrola i bezpieczeństwo.

Dlaczego elektroniczny system obiegu dokumentów jest lepszy?

SOD w wersji elektronicznej to rozwiązanie, które jest znacznie lepsze niż tradycyjny obieg dokumentów w firmie. Proces obiegu dokumentacji w wersji cyfrowej jest bowiem znacznie szybszy, co przekłada się na zwiększenie wydajności realizowanych procesów. Dodatkowo, efektywny przepływ informacji usprawnia procesy zarządzania dokumentacją, co pozwala na lepsze kontrolowanie dostępu do informacji oraz szybsze ich wyszukiwanie. Nie jest to jednak jedyna przewaga jaką ma elektroniczny SOD nad tradycyjnym podejściem, ponieważ obieg dokumentów w firmie w wersji cyfrowej pozwala wygodnie je archiwizować, a co za tym idzie ogranicza ryzyko utraty dokumentacji. System zarządzania dokumentami wpływa również na bezpieczeństwo danych, ponieważ SOD automatycznie przekazuje dokumentację odpowiednim pracownikom na podstawie nadanych im uprawnień. Istotne jest także to, że obieg dokumentów w formie elektronicznej daje do nich dostęp nie tylko w siedzibie firmy, ale również w formie zdalnej. W efekcie sprawdza się w delegacji, czy na urlopie. Ułatwia to nie tylko zarządzanie firmą, ale również sprawowanie stałej kontroli nad procesami.

Funkcjonalności elektronicznego systemu obiegu dokumentów

Elektroniczny system obiegu dokumentów oferuje szereg funkcjonalności, które umożliwiają efektywne zarządzanie dokumentami w organizacji. Dzięki niemu, proces obiegu dokumentów staje się bardziej zautomatyzowany, co przekłada się na oszczędność czasu i zasobów. Poniżej przedstawiamy najważniejsze funkcjonalności, które oferuje taki system.

Automatyzacja procesów

Automatyzacja procesów to jeden z najważniejszych elementów elektronicznego systemu obiegu dokumentów. Pozwala on na zautomatyzowanie wielu czynności, takich jak przypisywanie zadań, śledzenie statusu dokumentów, wysyłanie powiadomień i wiele innych. Dzięki temu, proces obiegu dokumentów staje się bardziej efektywny, a pracownicy mogą skupić się na bardziej strategicznych zadaniach. Automatyzacja eliminuje również ryzyko błędów ludzkich, co zwiększa dokładność i niezawodność procesów.

Zarządzanie dokumentami

Zarządzanie dokumentami to kolejna ważna funkcjonalność elektronicznego systemu obiegu dokumentów. Pozwala on na przechowywanie, wyszukiwanie, edytowanie i archiwizowanie dokumentów w jednym miejscu. Dzięki temu, dokumenty są zawsze dostępne dla uprawnionych osób, a ich wyszukiwanie jest szybkie i proste. System zarządzania dokumentami umożliwia również wersjonowanie dokumentów, co pozwala na śledzenie zmian i zachowanie pełnej historii edycji.

Kontrola dostępu

Kontrola dostępu to funkcjonalność, która pozwala na ograniczenie dostępu do dokumentów tylko dla uprawnionych osób. Można ustawić różne poziomy dostępu, takie jak odczyt, edycja, usuwanie itp. Dzięki temu, bezpieczeństwo danych jest znacznie zwiększone, a ryzyko nieautoryzowanego dostępu do dokumentów jest minimalizowane. Elektroniczny system obiegu dokumentów umożliwia również śledzenie aktywności użytkowników, co pozwala na pełną kontrolę nad tym, kto i kiedy miał dostęp do konkretnych dokumentów.

Elektroniczny system obiegu dokumentów to niezwykle przydatne narzędzie dla każdej organizacji, która chce usprawnić swoje procesy i zwiększyć efektywność. Dzięki jego funkcjonalnościom, zarządzanie dokumentami staje się prostsze, szybsze i bardziej bezpieczne.

Jak wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów?

Chcąc wdrożyć warto przeprowadzić analizę potrzeb oraz firmowych procesów, ponieważ SOD to elastyczne rozwiązanie, które można dopasować do specyfiki działania danej firmy. Automatyzacja procesów zarządzania dokumentami z obiegiem dokumentów przyczynia się do redukcji błędów ludzkich oraz poprawy efektywności pracy w organizacji. Pozwoli to również określić obszary, które obejmie system obiegu dokumentów, ponieważ może to być nie tylko obieg faktur, ale również dokumentów pracowniczych, pism urzędowych, czy różnego rodzaju wniosków. Istotne jest zatem odpowiednie zaplanowanie wdrożenia, dzięki czemu proces obiegu dokumentów będzie odpowiadał potrzebom danej firmy. We wdrożeniu uczestniczyć powinni również pracownicy, ponieważ to właśnie oni na co dzień obsługują obieg dokumentów, a co za tym idzie są w stanie wskazać priorytety oraz ewentualne trudności wynikające z funkcjonowania systemu. Wybierając oprogramowanie należy natomiast zadbać o to, by umożliwiało ono rozbudowę, ponieważ wraz z rozwojem firmy może okazać się, że wdrożony wcześniej obieg dokumentów wymaga dodatkowych funkcjonalności.

Podsumowując należy stwierdzić, że elektroniczny obieg dokumentów pozwala nie tylko uprościć, ale również przyspieszyć wiele firmowych procesów, co jest efektem jego licznych przewag nad obsługą tradycyjnych dokumentów papierowych. Wybierając system obiegu dokumentów należy więc zadbać o to, by odpowiadał on potrzebom, co przełoży się na sukces procesu wdrożenia jego wdrożenia. Uzależniona jest od tego również skala optymalizacji procesów biznesowych, co bezpośrednio wpływa na wzrost wydajności oraz pojawienie się dalszych możliwości rozwoju działalności.