System obiegu dokumentów w firmie (SOD)

Sprawny obieg dokumentów w firmie to jeden z czynników wpływających na jakość realizowanych przez nią procesów. W związku z tym coraz częściej stosuje się system elektronicznego obiegu dokumentów, ponieważ ich obsługa i przechowywanie w wersji cyfrowej jest znacznie wygodniejsza. Czym zatem różni się tradycyjny i nowoczesny system obiegu dokumentów? Jak wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów? Odpowiedzi na te i inne pytania znajdują się w niniejszym artykule.

Tradycyjny, a nowoczesny system obiegu dokumentów (SOD)

Jak wspomniano we wstępie sprawny obieg dokumentów w warunkuje skuteczność i jakość realizowanych procesów. Każde przedsiębiorstwo generuje i obsługuje bowiem różną dokumentację, która musi być przekazywana do odpowiednich osób (działów), a w wielu przypadkach również archiwizowana. Tradycyjny obieg dokumentów wymaga zatem nie tylko czasu związanego z ich przepływem, czy późniejszym odszukiwaniem, ale również odpowiednio zorganizowanego archiwum. Problemy te można rozwiązać wdrażając elektroniczny obieg dokumentów, ponieważ będą one wówczas trafiały do odpowiedniego systemu, co pozwoli przyspieszyć ich obsługę. SOD w wersji elektronicznej umożliwia zatem nie tylko optymalizację wielu procesów biznesowych, ale jest również rozwiązaniem, które jest zgodne z założeniami cyfryzacji biznesu. Co więcej, elektroniczny obieg dokumentów w poszczególnym zakresie staje się wymagany przez przepisy prawa, a przykładem może być obieg faktur w Krajowym Systemie e-Faktura.

Dlaczego elektroniczny system obiegu dokumentów jest lepszy?

SOD w wersji elektronicznej to rozwiązanie, które jest znacznie lepsze niż tradycyjny obieg dokumentów w firmie. Proces obiegu dokumentacji w wersji cyfrowej jest bowiem znacznie szybszy, co przekłada się na zwiększenie wydajności realizowanych procesów. Nie jest to jednak jedyna przewaga jaką ma elektroniczny SOD nad tradycyjnym podejściem, ponieważ obieg dokumentów w firmie w wersji cyfrowej pozwala wygodnie je archiwizować, a co za tym idzie ogranicza ryzyko utraty dokumentacji. System zarządzania dokumentami wpływa również na bezpieczeństwo danych, ponieważ SOD automatycznie przekazuje dokumentację odpowiednim pracownikom na podstawie nadanych im uprawnień. Istotne jest także to, że obieg dokumentów w formie elektronicznej daje do nich dostęp nie tylko w siedzibie firmy, ale również w formie zdalnej. W efekcie sprawdza się w delegacji, czy na urlopie. Ułatwia to nie tylko zarządzanie firmą, ale również sprawowanie stałej kontroli nad procesami.

Jak wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów?

Chcąc wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów warto przeprowadzić analizę potrzeb oraz firmowych procesów, ponieważ SOD to elastyczne rozwiązanie, które można dopasować do specyfiki działania danej firmy. Pozwoli to również określić obszary, które obejmie system obiegu dokumentów, ponieważ może to być nie tylko obieg faktur, ale również dokumentów pracowniczych, pism urzędowych, czy różnego rodzaju wniosków. Istotne jest zatem odpowiednie zaplanowanie wdrożenia, dzięki czemu proces obiegu dokumentów będzie odpowiadał potrzebom danej firmy. We wdrożeniu uczestniczyć powinni również pracownicy, ponieważ to właśnie oni na co dzień obsługują obieg dokumentów, a co za tym idzie są w stanie wskazać priorytety oraz ewentualne trudności wynikające z funkcjonowania systemu. Wybierając oprogramowanie należy natomiast zadbać o to, by umożliwiało ono rozbudowę, ponieważ wraz z rozwojem firmy może okazać się, że wdrożony wcześniej obieg dokumentów wymaga dodatkowych funkcjonalności.

Podsumowując należy stwierdzić, że elektroniczny obieg dokumentów pozwala nie tylko uprościć, ale również przyspieszyć wiele firmowych procesów, co jest efektem jego licznych przewag nad obsługą tradycyjnych dokumentów papierowych. Wybierając system obiegu dokumentów należy więc zadbać o to, by odpowiadał on potrzebom, co przełoży się na sukces procesu wdrożenia jego wdrożenia. Uzależniona jest od tego również skala optymalizacji procesów biznesowych, co bezpośrednio wpływa na wzrost wydajności oraz pojawienie się dalszych możliwości rozwoju działalności.