Rozliczanie delegacji służbowych w formie elektronicznej

Rozliczanie delegacji służbowych w formie elektronicznej to rozwiązanie, z którego korzysta coraz więcej firm. Nie tylko bowiem doskonale wpisuje się ono w strategię automatyzacji procesów biznesowych, ale jest również wygodne dla pracowników. Jakie korzyści przynosi zatem rozliczanie delegacji elektronicznych? Co wyróżnia program do elektronicznego rozliczania delegacji Vario? Odpowiedzi na te i inne pytania znajdują się w niniejszym artykule.

Czym jest delegacja służbowa?

Delegacja służbowa, a w zasadzie wyjazd służbowy to zgodnie z Kodeksem pracy wykonywanie na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się stałe miejsce pracy pracownika lub siedziba pracodawcy. Co istotne, pracodawca wydając polecenie wyjazdu służbowego zobowiązany jest do pokrycia wydatków poniesionych przez pracownika z tytułu podróży służbowej. Składać się na nie mogą zarówno koszty związane z zakupem biletów, jak i przysługujące diety, czy wydatki poniesione na noclegi. Zwrot wszystkich poniesionych kosztów dokonywany jest w oparciu o rozliczenie delegacji, które musi odbyć się zgodnie z obowiązującymi przepisami. Podstawą rozliczenia delegacji każdorazowo jest polecenie wyjazdu służbowego, czyli dokument określający między innymi termin, miejsce oraz cel delegacji. Uwzględnia się w nim również środek transportu umożliwiający odbycie podróży służbowej.

Zalety elektronicznego rozliczania delegacji służbowych

Jak wspomniano we wstępie, coraz więcej firm wdraża rozliczanie delegacji w formie elektronicznej, co doskonale wpisuje się w trend automatyzacji procesów biznesowych oraz wdrażania elektronicznego obiegu dokumentów. Istotne jednak w tym przypadku jest to, że rozliczanie delegacji w tej postaci jest:

• znacznie szybsze niż tradycyjne rozliczanie delegacji, ponieważ wszystkie dokumenty, czyli zarówno polecenie wyjazdu służbowego, jak i rachunki potwierdzające poniesione wydatki, przekazywane są w formie cyfrowej. Obsługę przyspiesza również bezpośredni dostęp do systemu upoważnionych pracowników;
• znacznie łatwiejsze niż standardowe rozliczanie delegacji, ponieważ system z reguły pilnuje ewentualnych błędów, a pracownik może cofnąć się do poprzednich delegacji sprawdzając to, w jaki sposób zostały rozliczone;
• bezpieczne, ponieważ dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów można zweryfikować między innymi autentyczność pochodzenia faktury;
• zgodne z obowiązującymi przepisami, ponieważ tego typu systemy są na bieżąco aktualizowane. W efekcie pilnują kwestii odliczenia podatku VAT, czy obniżenia kwoty podatku należnego, ponieważ diety wypłacane w delegacjach nie stanowią przychodu dla pracownika.

Program do elektronicznego rozliczania delegacji – Vario

Chcąc wdrożyć elektroniczne rozliczanie delegacji w firmie należy wybrać odpowiedni program, który udostępni tę funkcjonalność. Przykładem może być program Vario, czyli oprogramowanie umożliwiające automatyzację różnego rodzaju procesów biznesowych. Jest to między innymi rozliczanie delegacji w formie elektronicznej, które dzięki integracji z systemami księgowymi oraz kadrowymi może być jeszcze szybsze i prostsze. System sprawdza bowiem automatycznie, czy rozliczenie delegacji jest prawidłowe oraz przekazuje ją do przełożonego. Po jego akceptacji zlecenie przekazywane jest do działu finansów, który realizuje przelew stanowiący zwrot poniesionych kosztów w związku z wyjazdem służbowym. Rozliczanie delegacji jest zatem wygodne zarówno dla pracownika, jak i pracodawcy, a wszelki koszty naliczane w prawidłowy sposób, ponieważ system kontroluje m.in. odliczenia podatku VAT.

Podsumowując należy stwierdzić, że rozliczanie delegacji w formie elektronicznej to rozwiązanie, które w jest jedną z podstawowych funkcjonalności systemu zarządzania dokumentacją w firmie, wpisującego się w trend cyfryzacji biznesu. Można w ten sposób bowiem zautomatyzować część procesów biznesowych, a co za tym idzie nie tylko je przyspieszyć, ale również podnieść jakość ich realizacji. Umożliwia to między innymi program Vario, którego funkcjonalność jest znacznie szersza niż rozliczanie delegacji w formie elektronicznej.