Jak informuje „Puls Biznesu” system zarządzania drukiem i przepływem dokumentów potrafi obniżyć koszty tych procesów nawet o 40-50 proc. Tymczasem jak możemy przeczytać w artykule według różnych szacunków nawet 80-90 proc. menedżerów nie wie ile pieniędzy wydaje na wydruki w organizacji.
W „Pulsie Biznesu” wypowiada się Łukasz Rumowski, dyrektor rozwoju produktu w Arcus. Według niego wymiana wielu drogich w użytkowaniu urządzeń drukujących na mniejszą liczbę wydajnych urządzeń wielofunkcyjnych to dobry kierunek, ale nie rozwiązuje całego problemu.
Aby zoptymalizować cały proces druku i obiegu dokumentów należy go uporządkować i zarządzać nim, czyli wdrożyć system zarządzania drukiem. Pomaga w tym audyt druku, czyli określenie kosztów druku w firmie lub urzędzie. Na tej podstawie eksperci Arcus opracowują rozwiązanie dopasowane do potrzeb klienta.
Łukasz Rumowski wyjaśnia w artykule, że różni pracownicy mają różne potrzeby, np. księgowość drukuje faktury i zestawienia finansowe, a handlowcy kolorowe prezentacje dla klientów. Dlatego warto wyposażyć ich we wspólne urządzenie wielofunkcyjne, ale przydzielić różne uprawnienia dotyczące druku, aby ograniczyć koszty. Dobrze zaplanowane środowisko druku uwzględnia m.in. czy w firmie pracują osoby niepełnosprawne i czy będą w stanie bezproblemowo odebrać gotowe wydruki z urządzenia.
Nowoczesne urządzenia wielofunkcyjne, tak jak np. oferowane przez Arcus urządzenia Kyocera mogą być wyposażone w szereg udogodnień: druk bezpośrednio ze smartfona, łączność Wi-Fi, kolorowy panel użytkownika.
Jak wyjaśnia Łukasz Rumowski, outsourcing druku, czyli zlecenie zarządzania tym procesem zewnętrznej firmie, pozwala skupić się na bieżących zadaniach, a sprawy techniczne zostawić profesjonalistom.
