Nowoczesne rozwiązania z zakresu zarządzania druku to nie tylko oszczędność – to również bezpieczeństwo. Przekonała się o tym jednak najlepszych kancelarii prawnych w Polsce, która wybrała ofertę firmy Arcus SA. Ten biznesowy case pokazuje siłę innowacji w biznesie.
Dziesiątki drukarek różnych typów, składy tonerów, różne ekipy serwisowe wzywane do poszczególnych urządzeń – tak wyglądała rzeczywistość renomowanej kancelarii prawnej Domański Zakrzewski Palinka w jej biurach. W 2009 roku firma zdecydowała się na biurowe porządki. „Uznaliśmy, że zdecydowanie lepszym rozwiązaniem będzie powierzenie całego obszaru druku, czyli parku maszynowego wraz z kosztami eksploatacji, serwisu i zarządzania firmie zewnętrznej” – mówi Marek Laskowski, dyrektor IT w Kancelarii DZP.
Pomimo postępującej digitalizacji, pracownicy kancelarii często pracują z papierowymi dokumentami i dużą ilością tradycyjnej korespondencji – zarówno wysyłanej jak i odbieranej.
Wybór prawników padł na Arcus SA. Partnerstwo największej w Polsce, przodującej w rankingach kancelarii prawnej oraz lidera rynku zarządzania drukiem, przyniosło dobre rezultaty.
Obecnie w biurach kancelarii DZP jest kilkanaście urządzeń wielofunkcyjnych. Są to głównie modele Kyocera z serii TASKalfa. Charakteryzują się japońską precyzją i wydajnością. Dzięki nim pracownicy kancelarii mogą błyskawiczne kopiować, skanować i drukować tysiące dokumentów dziennie. Co więcej, kancelaria nie musiała ponosić kosztów zakupu, serwisu i utraty wartości urządzeń. Zostały one wydzierżawione w formule outsourcingu. Za sprawność systemu odpowiada Arcus SA a prawnicy mają wolną głowę od problemów technicznych z drukarkami. Co więcej, zwiększyło się także bezpieczeństwo informacji.
Przez każdą kancelarię prawną przepływają informacje poufne. W przypadku zatrudniającej ponad 150 osób kancelarii Domański Zakrzewski Palinka, kwestie bezpieczeństwa stają się kwestią strategiczną. Arcus zaproponował kancelarii wdrożenie aplikacji MyQ – gotowego narzędzia, pozwalającego na ewidencję i weryfikację użytkowników urządzeń drukujących.
Wdrożenie rozwiązań systemowych było poprzedzone audytem, który pomógł zidentyfikować potrzeby poszczególnych działów a nawet pojedynczych osób.
„W trakcie rozmów z przedstawicielami Arcusa poznaliśmy możliwości oprogramowania wspierającego, cenne były dla nas także rady i podpowiedzi, jakie płynęły z ich strony. Po serii testów, wdrożenie zostało zrealizowane zgodnie z harmonogramem” – mówi Marek Laskowski, dyrektor IT w Kancelarii Domański Zakrzewski Palinka.
Więcej: Harvard Business Review Polska nr 187 (wrzesień 2018)
https://www.hbrp.pl/a/prawo-do-bezpiecznego-drukowania/DNv82oU4c
