W wywiadzie dla Rzeczpospolitej „Wyzwania IT w administracji publicznej” przedstawiciel Gdańskiego Centrum Informatycznego opowiada o ujednoliceniu obsługi w zakresie IT. Jako przykłady przytacza m.in. system zarządzania usługami ServiceDesk, outsourcing druku oraz standaryzację i konsolidację systemów ERP.
Scentralizowany system zarządzania drukiem obejmujący wiele lokalizacji
Model usługi środowiska druku w GCI polega na pełnym outsourcingu utrzymania w ruchu urządzeń drukujących w kilkudziesięciu lokalizacjach. Miejsca te są rozsiane na terenie całego miasta. Wykonawca jest odpowiedzialny za ciągłość usługi drukowania na każdym objętym systemem drukowania urządzeniu. To wykonawca swoim zaawansowanym oprogramowaniem monitoruje urządzenia pod kątem zużycia, przewiduje potrzeby wymiany materiałów biegowych i je wymienia. Wykonawca odpowiedzialny jest też za przeglądy serwisowe oraz naprawę lub wymianę urządzenia w razie awarii.
O wdrożeniu modelu outsourcingu druku wypowiada się Jacek Lenkiewicz, zastępca dyrektora Gdańskiego Centrum Informatycznego. – Dzięki tak skonstruowanej usłudze drukowania użytkownicy mają zapewnioną ciągłość dostępu do drukowania w uzgodnionych parametrach SLA – mówi ekspert.
Outsourcing druku w instytucji publicznej – korzyści
Wśród korzyści przedstawiciel GCI wymienia łatwe zarządzanie flotą urządzeń drukujących, obsługę serwisową, bieżącą dostawę materiałów eksploatacyjnych. – Serwisanci i administratorzy z GCI nie muszą zajmować się obsługą zgłoszeń dotyczących tonerów i drukarek w wielu lokalizacjach […]. Skupiamy się tylko na nadzorze prawidłowości wykonania usługi. Ważne jest też zmniejszenie nakładu pracy i ryzyk związanych z obsługą wielu postępowań zakupowych na dostawę urządzeń drukujących – dodaje ekspert.
Urzędy bez papieru?
Według przedstawiciela GCI ograniczenie zużycia papieru w biurach i urzędach zależy głównie od uwarunkowań prawnych, organizacyjnych oraz psychologicznych. Problem nie leży w technologii IT, ale w zmianie ludzkich przyzwyczajeń. – Systemy elektronicznego zarządzania dokumentami na pewno zmniejszają wykorzystanie papieru w biurach – stwierdza Jacek Lenkiewicz. – Ale myślę, że jeszcze długo go nie wyeliminują – dodaje.
