Czym jest zarządzanie procesami biznesowymi (BPM – Business Processes Management)?

Zarządzanie procesami biznesowymi (BPM) koncentruje się na ulepszeniach ich przebiegu w przedsiębiorstwie poprzez analizę, przyspieszanie oraz doskonalenie pracy. Wykorzystuje się do tego celu wiele narzędzi dostępnych na rynku w szczególności innowacje w systemach IT, aplikacjach, oprogramowaniach, a nawet w usługach. Ważne jest odpowiednie obranie celu i wdrożenie nowych funkcji.

Co to jest zarządzanie procesami biznesowymi (BPM)?

Zarządzanie procesami biznesowymi (Business Process Management – BPM) to kompleksowe podejście do zarządzania i optymalizacji procesów w organizacji. BPM skupia się na identyfikowaniu, projektowaniu, wdrażaniu, monitorowaniu i doskonaleniu procesów biznesowych w celu osiągnięcia lepszej efektywności, elastyczności i jakości. Korzyści płynące z zarządzania procesami biznesowymi to redukcja kosztów, lepsza komunikacja, współpraca między działami, a także zwiększenie satysfakcji klienta i pracowników. Warto zaznaczyć, że zarządzanie procesami biznesowymi to podejście ciągłe, które wymaga zaangażowania i współpracy różnych interesariuszy w organizacji.

Kategorie procesów biznesowych

Procesy biznesowe (BPM) można podzielić na różne kategorie, w zależności od ich charakteru i funkcji w organizacji. Do kategorii procesów biznesowych należą procesy operacyjne (dotyczą działalności operacyjnej), procesy zarządzania (dotyczą zarządzania i koordynacji), procesy sprzedaży i marketingu (obejmują zarządzanie relacjami z klientami, planowanie kampanii marketingowych, sprzedaż, obsługę klienta), procesy innowacyjne (dotyczą wprowadzania nowych produktów, usług lub procesów do organizacji), a także procesy obsługi klienta (skupiają się na zapewnieniu wysokiej jakości obsługi klienta, zarządzaniu reklamacjami, rozwiązywaniu problemów i udzielaniu wsparcia technicznego).

Zarządzanie procesami biznesowymi – korzyści

Implementacja BPM przynosi wiele korzyści dla przedsiębiorstw, należą do nich m.in.:

1. Poprawa efektywności i wydajności. BPM umożliwia identyfikację, analizę i optymalizację procesów biznesowych.
2. Zwiększenie kontroli i monitorowanie. Dzięki BPM organizacje uzyskują lepszą kontrolę nad swoimi procesami biznesowymi poprzez śledzenie postępów, identyfikację obszarów wymagających poprawy oraz szybką reakcję na ewentualne problemy.
3. Poprawa jakości. Business Process Management umożliwia standaryzację procesów, definiowanie kluczowych etapów i wymagań, a także wprowadzenie systemów kontroli jakości.
4. Zwiększenie innowacyjności. Wdrażanie BPM zachęca do badania istniejących procesów biznesowych i szukania nowych sposobów ich ulepszenia, które mogą przyczynić się do większej konkurencyjności.
5. Lepsza adaptacja do zmian. BPM zapewnia elastyczność i skalowalność procesów, umożliwiając szybką adaptację do nowych wymagań rynkowych, przepisów czy zmieniających się potrzeb klientów.
6. Poprawa komunikacji i współpracy. Implementacja BPM to jasno zdefiniowane role i odpowiedzialność, przejrzysty przepływ informacji oraz wspólne cele sprzyjające integracji między pracownikami.
7. Zwiększenie satysfakcji klienta. Poprawa procesów biznesowych przekłada się na lepszą obsługę klienta.

Czym się różni BPM od workflow?

BPM (Business Process Management) i workflow są ze sobą powiązane, ale różnią się zakresem i podejściem. Workflow koncentruje się na automatyzacji i zarządzaniu sekwencją zadań wewnątrz pojedynczego procesu, podczas gdy BPM skupia się na zarządzaniu oraz optymalizacji wszystkich procesów biznesowych w organizacji. BPM jest szerszym podejściem, które obejmuje zarówno aspekty operacyjne, jak i strategiczne zarządzania. Celem BPM jest zrozumienie, projektowanie, implementacja i ciągłe doskonalenie. Natomiast celem workflow jest uproszczenie i usprawnienie wykonywania zadań poprzez zdefiniowanie, automatyzację i monitorowanie kolejności kroków, przypisywanie zadań do odpowiednich osób oraz zapewnienie, że zadania są wykonywane w odpowiednim czasie i kolejności.

Usprawnianie procesów biznesowych dzięki BPM

Usprawnianie procesów biznesowych przy wykorzystaniu BPM (Business Process Management) to kluczowy cel tej strategii, który poprzez odpowiednie zarządzanie może przyczynić się do poprawy procesów biznesowych poprzez analizę i modelowanie procesów, eliminację zbędnych działań, automatyzację usprawnień, standaryzację i dokumentację procesów, monitorowanie i pomiar wyników, a także ciągłe doskonalenie procesów. Wybierać można spośród wielu koncepcji usprawnień czy technologii różniących się między sobą, jak Lean Management czy też Robotic Process Automation.

Oprogramowanie do zarządzania procesami biznesowymi

Istnieje wiele oprogramowań do zarządzania procesami biznesowymi dostępnych na rynku. Należą do nich m.in. IBM BPM, SyKOF BPM, Proces Kissflow, Bizagi, FlowForma, Camunda, Oracle BPM Suite, lub Microsoft Power Automate. Warto zauważyć, że istnieje wiele innych dostępnych rozwiązań Business Process Management na rynku, które różnią się funkcjonalnościami, skalowalnością, kosztami i interfejsem użytkownika. Przed wyborem oprogramowania BPM warto dokładnie zrozumieć potrzeby organizacji i przeprowadzić analizę porównawczą narzędzi, aby wybrać to, które najlepiej odpowiada konkretnym wymaganiom i celom organizacji.