Elektroniczne podpisywanie dokumentów

Elektroniczne podpisywanie dokumentów dzięki wykorzystaniu nowoczesnych technologii pozwala przedsiębiorstwu oszczędzać czas i środki finansowe dzięki mniejszej ilości obowiązków do wykonania. Podpis elektroniczny, a także kwalifikowany podpis elektroniczny to aktualnie jedne z najbardziej potrzebnych udogodnień w każdej firmie, usprawniające procesy biznesowe na wielu etapach.

Czym jest podpis elektroniczny?

Podpis elektroniczny to elektroniczne potwierdzenie autentyczności osoby, która go składa. Jest on widoczny na dokumentach elektronicznych i składa się go najczęściej w sprawach służbowych lub prywatnych, jeśli dotyczą urzędów. Można wyróżnić rządowy profil zaufany, który jest niekomercyjny i służy kontaktowi z instytucjami państwowymi oraz kwalifikowany podpis elektroniczny, posiadający większą moc prawną, dostępny po zgłoszeniu się do odpowiednich dostawców i uiszczaniu opłaty. W obu przypadkach można podpisany dokument zapisać na urządzeniach np. jako dokument PDF.

Czym jest dokument elektroniczny?

Dokument elektroniczny to każdy plik, który da się przedstawić w postaci cyfrowej. Może on być dowolnie konwertowany, a także zapisywany na różnych nośnikach jak np. dysk, telefon, tablet, pendrive lub czytnik. Warunkiem jest możliwość późniejszego jego odtworzenia. Podpisany dokument elektroniczny można przesyłać w dowolne miejsca o dowolnej porze, dzięki zabezpieczeniom cyfrowym nie da się go zmienić. Może być on również wydrukowany wedle własnych potrzeb.

Jak podpisać dokument podpisem elektronicznym?

Dokument PDF elektroniczny można podpisać kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub zaufanym według konkretnej kolejności m.in:

• wybrać stronę obsługującą podpis elektroniczny,
• wybrać odpowiedni dokument do podpisu,
• polecić podpisanie cyfrowe,
• podpisać dokument podpisem zaufanym lub wybrać kwalifikowany podpis elektroniczny,
• potwierdzić podpis elektroniczny,
• przesłać przez platformę dokument PDF lub inny,
• wygenerować automatycznie plik np. jako dokument PDF,
• podpisany dokument PDF zapisać na urządzeniu,
• dowolnie udostępniać plik.

Czym jest podpis kwalifikowany?

Podpis kwalifikowany jest szczególnym rodzajem podpisu elektronicznego, który posiada dodatkowe zabezpieczenia co do pewności autentyczności osoby. Jest to forma najbardziej zaawansowana, posiadająca moc prawną odręcznego podpisu. Taki kwalifikowany podpis elektroniczny przechowywany jest na specjalnym urządzeniu np. karcie chipowej lub tokenie chronionym hasłem, czy też innymi zabezpieczeniami. Podpis kwalifikowany wydawany jest przez odpowiednich dostawców tych usług i chroniony poprzez certyfikat potwierdzający tożsamość.

Profil zaufany, a podpis kwalifikowany – różnice

Profil zaufany i podpis kwalifikowany to dwa różne pojęcia, które dotyczą aspektów uwierzytelniania i podpisywania elektronicznych dokumentów. Podstawowe różnice to m.in.:

• profil zaufany jest identyfikatorem instytucji lub osoby, a podpis kwalifikowany to zaawansowana forma podpisu elektronicznego mająca moc prawną odręcznego podpisu,
• profil zaufany służy do kontaktu z instytucjami, natomiast podpis kwalifikowany do potwierdzania wszystkich dokumentów,
• profil zaufany potwierdza tożsamość, kwalifikowanym podpisem elektronicznym można potwierdzać tożsamość i autentyczność, a podpisany dokument (np. dokument PDF) staje się wiarygodny,
• profilem zaufanym można się logować i uwierzytelniać w systemach informatycznych, kwalifikowany podpis służy do podpisu dokumentów, zawierania umów na odległość,
• profil zaufany dodatkowo ułatwia dostępu do usług, jak systemy bankowe, rządowe itd.

Podsumowanie

Kwalifikowany podpis elektroniczny i podpis elektroniczny (np. profil zaufany) potwierdza, iż podpisany dokument jest autentyczny i stoi za nim konkretna osoba. Każdy z nich wpływa na jakość i szybkość procesów biznesowych, co pozwala na oferowanie bardziej dostosowanych usług. Korzystanie z innowacyjnych rozwiązań dodatkowo jest odciążeniem wielu pracowników i zmniejszeniem ich obowiązków, dzięki czemu mogą być bardziej efektywni w innych zleceniach.