Bardzo ważną funkcją pozwalającą na bezproblemowe współdzielenie drukarek jest wydruk bezpieczny. Umożliwia on zachowanie poufności dokumentów poprzez autoryzację użytkownika przy drukarce. Dzięki temu drukowane dokumenty może odebrać tylko osoba, która wysłała je do druku. Jak to wygląda w praktyce?
W biurach, w których indywidualne drukarki przy stanowiskach pracy zastąpiony większymi, wydajnymi współdzielonymi urządzeniami wielofunkcyjnymi, często ustawionymi w korytarzu, aby zapewnić równy dostęp wszystkich pracownikom, pojawił się problem zaufania poufności dokumentów. Dokumenty finansowe czy płacowe wysłane do druku były drukowane na urządzeniu ustawionym daleko od stanowiska pracy. Czasami osoba wysyłająca materiał do drukarki musi przejść sporą odległość, czasami zapomina odebrać go od razu. Przez ten czas wydrukowane materiały leżą na stosie innych – mniej lub bardziej ważnych dokumentów. Pracownicy, którzy chcą odebrać swój wydruk musieli często przeglądać wszystkie leżące na drukarce materiały, tym samym uzyskując dostęp do poufnych informacji. Producenci urządzeń biurowych znaleźli rozwiązanie tego problemu.
Wiele modeli drukarek Kyocera pozwala na wydruk bezpieczny. Dzięki tej funkcji użytkownik wysyła materiał do druku, a następnie musi podejść do drukarki lub urządzenia wielofunkcyjnego i autoryzować się –przez podanie kodu PIN, albo przez odczyt karty identyfikacyjnej. Dopiero po takim potwierdzeniu tożsamości rozpocznie się wydruk. Dzięki temu wydrukowane dokumenty są odbierane bezpośrednio przez osobę, która wysłała je do druku i znajduje się fizycznie przy urządzeniu drukującym. Wydruk bezpieczny pozwala na pełne zachowanie poufności dokumentów w biurze.
