Pokutuje opinia, że niskie koszty druku dokumentów to niska cena urządzenia. Tania drukarka? Niestety zakup taniej drukarki przeważnie oznacza bardzo wysokie koszty druku. W poniższym wpisie prezentujemy pięć powodów rosnących kosztów druku dokumentów w firmach i urzędach.
W wielu firmach zarządzający nie wiedzą ile tak naprawdę kosztuje ich druk. Tymczasem koszty są wysokie, potrafią osiągnąć nawet kilka procent rocznego przychodu firmy. Dlaczego tak się dzieje i koszty druku rosną?
- Pracownicy drukują to, czego nie powinni drukować
Brak kontroli nad tym kto, co i ile razy drukuje, powoduje, że na firmowej drukarce są drukowane prywatne dokumenty – od niewielkich, ale ich ilość w skali całej organizacji jest znacząca, po długie kilkudziesięciecio-, czy nawet kilkusetstronicowe materiały. Praktyka pokazuje, że samo wdrożenie systemu zarządzania drukiem i poinformowanie pracowników, że od teraz możliwe będzie sprawdzenie dokładnie kto ile drukował powoduje spadek liczby wydruków w całej firmie o ok. 20-30 proc. W skali dużej firmy są to redukcje kosztów drukowania liczone w setkach tysięcy złotych! Tanie drukarki bez systemu zarządzania drukiem nie pozwalają kontrolować kto w firmie drukuje dokumenty w jakich ilościach, a to oznacza niepotrzebne koszty.
- Pracownicy drukują to co powinni, ale nie tak jak powinni
System zarządzania drukowaniem powinien też mieć możliwość nadawania uprawnień poszczególnym użytkownikom. Dlaczego? Jeżeli nawet pracownicy drukują dokumenty związane z pracą, to czy na pewno wszyscy muszą mieć możliwość droższych wydruków kolorowych? Dział księgowości może się bez nich obyć, ważniejsza jest dla nich możliwość wydruku tabeli na kartce rozmiaru A3.
Warto też wprowadzić limity miesięczne na liczbę wydrukowanych kartek, oczywiście uzależnioną od zadań, które dana osoba ma w firmie. Brak zarządzania drukarkami i urządzeniami wielofunkcyjnymi oznacza marnowanie pieniędzy.
- Materiały eksploatacyjne są drogie
Tanie w zakupie drukarki i urządzenia wielofunkcyjne okazują się drogie w eksploatacji. W trakcie użytkowania okazuje się, że musimy dokupić drogie materiały typu tusz, toner. Wielu producentów oferuje urządzenia poniżej kosztów ich produkcji, a następnie zarabia na bardzo drogich materiałach eksploatacyjnych.
Tak więc planując zakup drukarki czy urządzenia wielofunkcyjnego, należy mieć świadomość, że cena urządzenia to tylko niewielka część całkowitych kosztów użytkowania. Mając przed sobą wieloletnią perspektywę korzystania z drukarki, nie należy traktować ceny zakupu jako głównego kryterium decyzji o zakupie.
- Serwis jest drogi
Kiedy psuje się drukarka? Na minutę przed bardzo ważnym spotkaniem, kiedy klient albo zarząd czekają na wydrukowane materiały. Tani, awaryjny sprzęt generuje nie tylko wysokie koszty napraw (każda wizyta serwisanta kosztuje), ale także koszty przestojów w pracy – pracownicy czekają na naprawę drukarki, zamiast zajmować się swoimi zadaniami. Oczywiście im starsza i bardziej zużyta drukarka niskiej jakości, tym częściej będzie się psuła.
Profesjonalne drukarki, np. oferowane przez firmę Kyocera pozwalają zdalne zarządzanie drukarkami, m.in. na zdalną aktualizację sterowników, co oczywiście przekłada się na niższe koszty serwisu.
- Straty spowodowane złym stanem urządzeń i nieprawidłową konfiguracją.
Zacinający się papier, pomyłki, dokumenty drukowane po kilka razy, bo użytkownicy nie wiedzą, że dokument czeka na wydruk w kolejce, niewyraźne wydruki, które trzeba powtarzać – właśnie w ten sposób w biurach marnuje się papier, prąd i materiały eksploatacyjne. Niskiej jakości sprzęt to kolejne koszty, które w trakcie lat eksploatacji kumulują się w niebagatelne kwoty.
W kolejnych wpisach na naszym blogu będziemy wyjaśniać jak poradzić sobie z rosnącymi kosztami druku.
