Najnowszy numer magazynu PC World opisuje rozwiązania z zakresu outsourcingu druku. Artykuł zawiera wypowiedzi przedstawicieli firmy Arcus, przedstawiciela na polskim rynku japońskiego producenta drukarek laserowych i urządzeń wielofunkcyjnych Kyocera.
Jak możemy przeczytać w artykule przekazanie obsługi procesów drukowania zewnętrznej firmie pozwala zmniejszyć koszty druku, stworzyć efektywne środowisko pracy użytkownikom oraz zapewnić wysoki poziom bezpieczeństwa. Według raportu KPMG polskie firmy zaledwie przez jeden miesiąc zużywają ponad 5,5 mld kartek. Te dane pokazują, że skala kosztów związanych z drukiem dokumentów jest bardzo duża.
Jedną z metod obniżenia kosztów druku jest scentralizowany system zarządzania drukiem i outsourcing druku, czyli zlecenie zarządzania tym procesem wyspecjalizowanej firmie jak np. Arcus. Usługi zarządzania drukiem, czyli MPS albo Managed Print Services to pakiet usług oraz oprogramowania, który pozwala na optymalizację procesów biznesowych. Arcus we współpracy z Kyocerą oferuje kompleksowy system Arcus Kyocera MDS – Managed Document Services. Kluczowi gracze na rynku MDS to Kyocera (reprezentowana w Polsce przez Arcus), Brother, Xerox, Epson, Konica Minolta, Toshiba, HP, Ricoh, Canon oraz Lexmark.
Funkcjonuje też nazwa Optimized Print Services (OPS) – system usprawniania obiegu dokumentów biurowych i redukcji wydatków z nim związanych. Dzięki OPS urządzenia drukujące są monitorowane, a w efekcie wykorzystywane bardziej efektywnie.
PC World wyjaśnia, że np. Kyocera oferuje darmowe aplikacje, które ułatwiają zarządzanie drukarkami i urządzeniami wielofunkcyjnymi. Przykładem jest Kyocera Net Admin – oprogramowanie, które ułatwia administratorom zarządzanie drukarkami i urządzeniami wielofunkcyjnymi Kyocera. Za pomocą Kyocera Net Admin administrator ma dostęp do danych na temat statusów urządzeń i materiałów eksploatacyjnych, informacji o ewentualnych problemach ze sprzętem, może też zmieniać ustawienia i aktualizować oprogramowanie czy instalować aplikację HyPAS na wielu urządzeniach jednocześnie.
Inne oprogramowanie, MyQ, umożliwia obsługę wszystkich funkcji związanych z drukowaniem, kopiowaniem i skanowaniem dokumentów na drukarkach i urządzeniach wielofunkcyjnych Kyocera. MyQ posiada m.in. funkcję wydruku poufnego, czyli wydruku tylko przez użytkownika zalogowanego w urządzeniu.
Jak wyjaśnia w artykule Łukasz Rumowski, dyrektor Działu Rozwoju Produktu w Arcus w celu obniżenia kosztów druku przede wszystkim redukowana jest liczba urządzeń drukujących w biurze (małe, drogie w eksploatacji urządzenia są zastępowane przez większe, bardziej wydajne). Po drugie system zarządzania drukiem monitoruje kto ile drukuje, co pozwala precyzyjnie rozliczać koszty.
Jednak to nie zakup sprzętu, ale jego użytkowanie, czyli przede wszystkim materiały eksploatacyjne stanowią największy koszt użytkowania sprzętu. Koszt zakupu stanowi zaledwie 5 do 15 proc. całkowitych kosztów związanych z eksploatacją.
Więcej na ten temat w najnowszym numerze PC World.
