Jak dostosować swoją firmę do wymagań RODO?
W dobie postępującej cyfryzacji ludzie i firmy nagminnie stają się ofiarami cyberataków, zaś od partnera technologicznego zapewniającego bezpieczeństwo danych wymaga się profesjonalizmu oraz etyki w działaniu. Zaostrza się również unijne prawo. Za kilka miesięcy zostaną wprowadzone w życie przepisy RODO wzmacniające ochronę danych osobowych. Dlatego już dziś należy dostosowywać swój biznes do przyszłych regulacji. Należy dobrać optymalne środki, które zminimalizują ryzyko. Również w środowisku druku.
Zostało niewiele czasu
Rozporządzenie Ogólne o Ochronie Danych Osobowych (RODO) wejdzie w życie pod koniec maja przyszłego roku. Będzie ono dotyczyć wszystkich firm, które wykorzystują i gromadzą dane osób fizycznych.
„To odpowiedź Unii Europejskiej na postulat konsumentów, by instytucje biznesowe zaczęły szanować ich prywatność. Tymczasem ponad połowa polskich firm i instytucji nie jest przygotowana na nowe przepisy” – zauważa Krzysztof Jaśkiewicz, prezes spółki Arcus Systemy Informatyczne, która specjalizuje się w audytach RODO oraz wdrażaniu rozwiązań zapewniających zgodność z tym rozporządzeniem.
Unijny pomysł
Intencją unijnych urzędników było stworzenie nowego, neutralnego i aktualnego niezależnie od rozwoju technologii prawa. Unijne rozporządzenie nie zawiera konkretnych wytycznych, czy rozwiązań technologicznych i organizacyjnych.
„W wyborze najlepszych technologii i procesów pomogą jednak doświadczeni doradcy i dostawcy rozwiązań IT, przy współudziale kancelarii prawnych” – sugeruje Krzysztof Jaśkiewicz – Prezes ARCUS SI.
Bezpieczeństwo druku
Przez długi czas firmowi informatycy dbali głównie o zabezpieczenie komputerów, instalując antywirusy, firewalle, wyłapując podejrzaną pocztę, wdrażając metody ochrony transmisji danych. Drukarki wówczas nie były podłączone do sieci, dlatego też nie poświęcano im zbyt dużej uwagi. Tak było do czasu, gdy sieciowe urządzenia drukujące stały się standardem wyposażenia biurowego. Można mieć do nich zdalny dostęp – podobnie jak komputery – są narażone na ataki cyberprzestępców i niekiedy stają się backdoorem do firmowego środowiska IT.
ARCUS i Kyocera w pełni gotowe na zmiany RODO
Jesteśmy jednak w stanie sprostać wymogom RODO w środowisku druku oferując podmiotom zróżnicowany poziom zabezpieczeń w zależności od skali prowadzonego biznesu.
„Wysokiej klasy sprzęt zabezpiecza dane znajdujące się na dysku urządzenia drukującego i umożliwia skuteczne jego wymazanie z dysku po wykonaniu pracy. Ważną funkcją jest także bezpieczne zarządzanie i monitoring kopiowanych, skanowanych i wysyłanych dokumentów, także na urządzenia spoza naszej firmowej sieci. Takie walory mają urządzenia marki Kyocera, której jesteśmy przedstawicielem na polskim rynku” – podkreśla Michał Czeredys, prezes spółki Arcus, specjalizującej się w zarządzaniu drukiem i obiegiem dokumentów.
Sprzęt Kyocera – bezpieczne rozwiązanie dla małych i średnich przedsiębiorstw
Małe przedsiębiorstwa nie potrzebują tak zaawansowanej ochrony, jak chociażby banki. Dlatego też inżynierowie Kyocera Document Solutions umiejscowili w drukarkach dla mniejszych podmiotów mechanizmy oferujące podstawowy poziom bezpieczeństwa. Sprzęt japońskiego producenta pozwala na identyfikację użytkowników dzięki kodzie PIN, czy karcie zbliżeniowej. Dokument zostanie wydrukowany bezpośrednio do rąk osoby upoważnionej, gdy zlecający zadanie podejdzie do urządzenia autoryzując zlecenie za pomocą opcji druku podążającego wydruk z komputera (tzw. follow – me – print czyli druk pełzający).
Cena, szybkość, jakość
Przedsiębiorcy, wybierając urządzenie wielofunkcyjne, w pierwszej kolejności zwracają uwagę na cenę. Jednakże sprzęt z dolnej półki nie zapewni wystarczającej ochrony ich firmie przed złośliwym oprogramowaniem. Zazwyczaj tani produkt jest drogi w użytkowaniu – zużywa znacznie więcej materiałów eksploatacyjnych, prądu, wymaga częstszych napraw, przeglądów i wymiany części, nie pozwalając na automatyczny druk dwustronny. – Szacując TCO, czyli całkowity koszt posiadania, trzeba uwzględnić wszystkie wydatki, w tym koszt tonerów, serwisowania, przestojów, prądu, a także nakładów na uruchomienie – instalację i konfigurację sprzętu oraz szkolenie pracowników. Kolejne czynniki to łatwość rozbudowy parku maszyn i ewentualny recycling – tłumaczy prezes Czeredys. – Według niezależnych testów branżowych magazynu „Chip”, najtaniej drukuje sprzęt Kyocery – nawet do 2 groszy za czarno – biały wydruk na stronie A4. Koszt wydruku u najdroższego konkurenta jest kilka razy wyższy.
Kyocera Ecosys P3055dn
Kyocera ma przedsiębiorcom do zaoferowania wiele rozwiązań, poczynając od stosunku jakości do ceny. Przykładem może być model Kyocera Ecosys P3055dn, który kosztuje około 1700 zł i jest wyjątkowo tani w eksploatacji.
„Wielofunkcyjne urządzenie – MFP od Kyocery może zastąpić wiele zwykłych drukarek. To sposób na niższe wydatki, oszczędność miejsca w biurze, komfort pracy i bezpieczeństwo” – przekonuje prezes ARCUS Michał Czeredys.
Bezpieczeństwo danych do nasz obowiązek (RODO)
Każdy przedsiębiorca w dobie cyfryzacji będzie musiał dostosować indywidualnie do charakteru swojego przedsięwzięcia metody zabezpieczenia i przetwarzania danych. Dobrać optymalne środki, które zminimalizują ryzyko. Utrata informacji i danych byłaby równoznaczna z utratą klientów oraz koniecznością zapłaty wielotysięcznych lub wielomilionowych kar. Niestety ponad 80 proc. wycieków wynika z błędów lub nieuczciwości pracowników. Przedsiębiorcom zaleca się by na bieżąco śledzili komunikaty Ministerstwa Cyfryzacji i już teraz zaczęli dostosowywać swój biznes do regulacji, które w połowie następnego roku wejdą w życie.
