Czy do obsługi 80 pracowników dużego biura zarządzania nieruchomościami potrzebnych jest 17 drukarek i trzy skanery? A może wystarczy mniej? Czy warto je zastąpić urządzeniami wielofunkcyjnymi, które nie tylko drukują, ale również kopiują i skanują? Ile to wszystko kosztuje i czy może mniej? Na te pytania chcą znać odpowiedź szefowie i menadżerowie firm zainteresowani zoptymalizowaniem obszaru druku. O tym, w jaki sposób się do tego przygotować, czy jest to czasochłonne i jakie znaczenie ma audyt w procesie minimalizowania wydatków ponoszonych na drukowanie, mówi artykuł pt. „Diagnoza drogą do oszczędności”, dostępny na internetowych stronach dziennika „Rzeczpospolita”.
Wielu pracowników, szczególnie w większych organizacjach i instytucjach publicznych lubi korzystać z utartych rozwiązań czyli np. z drukarki podłączonej w pokoju, a nie z urządzenia wielofunkcyjnego ustawionego na korytarzu. I nie koniecznie zwraca uwagę na koszty z tym związane. Im więcej drukarek, tym zwykle są one większe. Czasem rosną wręcz lawinowo za sprawą różnych materiałów eksploatacyjnych czy opłacenia wizyt serwisantów obsługujących poszczególnych producentów. Zmiana utartych zwyczajów może być powodem narzekań, ale wcale tak być nie musi. Wystarczy odpowiednio ją zaplanować, skonsultować i wyjaśnić zmiany i wskazać na korzyści. Audyt pozwala nie tylko na precyzyjne określenie kosztów druku, ale również na optymalne dostosowanie ilości i rodzaju urządzeń potrzebnych w danej organizacji. Pomagają w tym eksperci Arcusa.
Cytowany w artykule „Rzeczpospolitej” Łukasz Rumowski, Dyrektor Działu Rozwoju Produktu w Arcus, tłumaczy: „Eksperci Arcusa sprawnie przeprowadzają audyty niezależnie od wielkości organizacji. W ich efekcie przedstawiane są rekomendacje dotyczące zarówno obniżenia kosztów druku, jak i efektywniejszego wykorzystania posiadanych przez klienta urządzeń oraz sugestie usprawnienia w organizacji biura w tym zakresie”.
W artykule omówione zostały różne zakresy audytu i informacje nt. drukarek i urządzeń wielofunkcyjnych oraz ich użytkowników, jakie są analizowane w trakcie jego przeprowadzania. Przypomniano, że pozwala on również na wskazanie najbardziej wyeksploatowanego i generującego najwyższe koszty sprzętu. Wśród korzyści jakie przynosi firmom zainteresowanym tańszym drukiem dogłębny audyt tego obszaru, wskazano również określenie zakresu dostępu poszczególnych pracowników do różnych opcji drukowania.
