Stałe monitorowanie wydatków i efektywne ich ograniczenie jest podstawą każdego biznesu. Nie zawsze jest ku temu odpowiedni czas, nawet obecnie, kiedy gospodarka się rozwija, a wysoka konsumpcja napędza zyski przedsiębiorcom. Przy sprzyjającej koniunkturze wielu z nich koncentruje się na bieżących zadaniach. Mniej uważnie analizuje koszty, a na później przekłada decyzje, które mogą je zminimalizować.
Nie warto czekać na redukcję kosztów aż do czasu ochłodzenia koniunktury. Wbrew pozorom reorganizacja wydatków nie wymaga rewolucyjnych zmian w funkcjonowaniu przedsiębiorstwa. Przedsiębiorcy i menadżerowie, gdy już zdecydują się na poszukanie oszczędności, w pierwszym etapie biorą pod lupę produkcję oraz świadczenie usług. Na dalszy plan schodzą inne obszary, takie jak flota samochodowa, zarządzanie drukiem czy obieg faktur. Czynności związane z tym ostatnim zadaniem są zwykle rozproszone pomiędzy różne osoby i jednostki organizacyjne. A szkoda, bo często do małych nie należą.
Papierowe faktury ktoś przecież musi wprowadzić do systemu, przekazać do odpowiednich komórek, dołączyć do dokumentacji. Potem zwykle zostają jeszcze wypożyczane, czasem kopiowane i archiwizowane. To wszystko oznacza zaangażowanie czasowe pracowników. A mogliby w tym czasie z większym pożytkiem dla pracodawcy wykonać inne zadania. Z kolei faktury otrzymywane w wersji elektronicznej są w niejednej firmie wciąż drukowane, pomimo postępującej digitalizacji. Papierowe wersje kosztują, nawet jeśli przygotujemy je wykorzystując najbardziej wydajne drukarki czy urządzenia wielofunkcyjne.
Alternatywą okazują się wciąż niedoceniane rozwiązania pozwalające na skanowanie i OCR nie tylko faktur, ale również innych dokumentów, takich jak wnioski czy zapytania ofertowe. Mechanizm działania takich rozwiązań sprowadza się do kilku kroków. Wpływające faktury kosztowe są skanowane. System sam rozpoznaje ich fragmenty, automatycznie wybiera dane takie jak daty, terminy, wartości netto i brutto czy numery NIP i transferuje do programów zewnętrznych. Dobrym przykładem tego rodzaju narzędzia jest Fakturomat opracowany przez bielsko-bialską firmę Docusoft, wchodzącą w skład Grupy Arcus.
Efektem zastosowania Fakturomatu są oszczędności, które wręcz zaskakują przedsiębiorców. Zgodnie z szacunkami korzystanie z tego narzędzia okazuje się być aż trzy razy tańsze niż koszty, jakie trzeba ponosić na analogiczne czynności, które wykonają pracownicy. Do tego ograniczane są również koszty druku. Co ciekawe Fakturomat został opracowany w sposób pozwalający na zamienianie obrazów na dane również z innych dokumentów, takich jak na przykład druki magazynowe czy transportowe.
Po Fakturomat sięgają m.in. sieci handlowe, dzięki czemu na bieżąco uzyskują informacje na temat niezgodności w dostawach towarów. Opracowane przez Docusoft narzędzie, zaczytuje faktury towarowe i pozwala na ich automatyczne porównanie nie tylko z zamówieniami, ale również z dokumentami magazynowymi. Osoby korzystające z Fakturomatu w sieciach handlowych chwalą sobie również przejrzystą formę przedstawiania wyników w postaci pokazania różnic pomiędzy poszczególnymi pozycjami.
Korzystanie z tego rozwiązania przynosi szereg różnych korzyści. Eliminuje błędy ludzkie w procesie umieszczania danych z faktur w systemach zewnętrznych. Pozwala również efektywniej wykorzystać pracę osób oddelegowanych do obsługi faktur. Pamiętajmy, że pracownicy stają się coraz bardziej wymagający i niekoniecznie interesuje ich wykonywanie powtarzalnych zadań. Czynność związane z obsługą faktur do nich właśnie należą. Z kolei menadżerowie i pracodawcy są zainteresowani minimalną rotacją w swoich zespołach. Do tego przyczyni się korzystanie z rozwiązania takiego jak Fakturomat. Płynnie zadba on o implementację danych z faktur do programów informatycznych, odciążając osoby, które zajmowały się tym zadaniem. A wtedy można powierzyć im inne, bardziej wymagające zajęcia.
