Oszczędności w firmie mogą nie tylko ograniczyć koszty, ale również podnieść jej efektywność.
Każdy biznes jest inny, każdy rządzi się swoimi prawami dlatego warto pamiętać o podstawowych zasadach oszczędnego i świadomego przedsiębiorcy – managera.
Wszyscy niezależnie od wielkości Swojego przedsiębiorstwa musimy mierzyć się z tymi samymi wyzwaniami.
Z poniżej listy na pewno Każdy wybierze coś dla Siebie.
1) Ciaśniej nie oznacza mało efektywnie
Zastanów się czy pomieszczenia które zajmujesz są Ci realnie do czegoś potrzebne.
Nie ma sensu płacić za coś z czego i tak nie skorzystasz a ucierpieć na tym może jedynie Twoja duma.
Jeśli budżet Twojej firmy został już wyciśnięty do maksimum, pomyśl o zmianie lokalu, który wynajmujesz.
Mniejsze biuro nie zawsze wpływa negatywnie na komfort pracy – tu liczy się raczej rozmieszczenie stanowisk
i zaplanowanie powierzchni wspólnej.
Zmieniając biuro możesz zaoszczędzić przynajmniej kilkaset złotych miesięcznie.
Przy wyborze miejsca warto szukać miejsca dobrze skomunikowanego
– kolejne oszczędności w firmie zyskasz przesiadając się z samochodu na rower lub autobus.
Dodatkowo zyska na tym również Twoje zdrowie.
2) Freelancerem być
Jeśli jesteś „wolnym strzelcem” ale praca w domu za bardzo Cię rozprasza i lubisz kontakt z ludźmi,
pomyśl o skorzystaniu z coworkingu. Czyli o wynajęciu biurka we wspólnej przestrzeni do pracy
wraz z innymi osobami.
Taki system popularny jest zwłaszcza wśród młodych start-upowców.
Dzięki temu uzyskujesz dostęp do całego zaplecza biurowego a przede wszystkim kontaktów z
innymi przedsiębiorcami, z którymi możesz nawiązać współprace.
To rozwiązanie zdecydowanie tańsze, od samodzielnego wynajmu biura
– miesięczny koszt coworkingu oscyluje w granicach 500 zł.
3) Nie musi być nowe
Jeśli w swojej firmie potrzebujesz kilku stanowisk komputerowych, a nie zaawansowanych stacji roboczych do produkcji, kup sprzęt poleasingowy!
Sprzęt najczęściej pochodzi z korporacji i nie jest mocno wyeksploatowany.
Duże firmy mogą pozwolić sobie na okresowe wymiany infrastruktury IT.
Za kwotę niższą niż w sklepie zyskamy komputery o bardzo zadowalająca jakość.
Do celów biurowych to naprawdę znakomicie oszczędne rozwiązanie.
4) Niech żyje Open Source!
Jeśli Twojej firmy nie stać na zakup najbardziej popularnego oprogramowania biurowego, MS Office.
Może zamiast instalować pirackie kopie zastanów się nad zastosowaniem w pełni legalnym,
darmowym odpowiednikiem – Open Office.
Produkt ten jest cały czas rozwijany, a na potrzeby małych firm jest
znakomitą alternatywą produktu giganta z Redmont.
Podobnie jest z innymi programami, np. do tworzenia plików PDF, grafiki, archiwizowania plików,
czy obróbki filmów – płatne aplikacje też mają swoje darmowe odpowiedniki.
5) Zmniejszenie kosztów druku
Czy liczyłeś kiedyś, ile miesięcznie kosztuje Cię drukowanie firmowych materiałów i dokumentów?
Zakup nowoczesnych urządzeń biurowych to niemały wydatek, ale należy pamiętać,
że niska cena urządzenia wynika głównie z jego niskiej jakości, co skutkuje wysokimi kosztami eksploatacji.
Badania pokazują że nawet ujednolicenie sprzętu firmowego do jednego modelu drukarki powoduje obniżenie kosztów eksploatacji i serwisowania.
Przy zakupie większej ilości suplementów jesteśmy w stanie uzyskać atrakcyjne rabaty.
Niestety tylko niewielki odsetek przedsiębiorców zwraca uwagę na to, jak i za ile drukuje.
Sposobem na zmniejszenie kosztów wydruku jest także dzierżawa sprzętu biurowego.
Drukarka do biura nie jest wtedy kupowana przez firmę, lecz wynajmowana od dostawcy
za comiesięczny abonament.
Taką usługę oferuje firma Arcus dysponująca niemal całym asortymentem urządzeń biurowych
— od drukarek po zaawansowane laserowe urządzenia wielofunkcyjne japońskiej marki Kyocera.
Materiały robocze, do szybkiego przeczytania drukuj w oszczędnym trybie,
który dostępny jest w większości w miarę nowoczesnych drukarek.
Drukuj dwustronnie, a wydruku w kolorze używaj tylko w przypadku materiałów dla klienta.
6) Korzystanie z elektronicznych dokumentów
Liczbę drukowanych dokumentów można bardzo skutecznie zmniejszyć korzystając z
elektronicznego obiegu dokumentów.
Coraz więcej biznesowych raportów, analiz czy umów ma postać elektroniczną.
Warto popłynąć z trendem i do ich archiwizowania, katalogowania, indeksowania i
współdzielenia dokumentów firmy mogą używać systemu VARIO,
który dostarcza DocuSoft, spółka z Grupy Arcus.
Większość zadań w tym systemie wykonywanych jest automatycznie.
Obsługujący go pracownicy jedynie uzupełniają dane.
VARIO minimalizuje koszty związane z drukiem, zakupem papieru i magazynowaniem.
Czy naprawdę potrzebne Ci są papierowe faktury, rachunki i pisma z urzędów?
Niektóre na pewno tak, lecz zapewne nie wszystkie.
To, co możesz, zapisuj w pliku PDF na dysku swojego komputera.
I nie zapominaj o kopii zapasowej!
7) Zmniejszenie kosztów paliwa
Koszty paliwa są kulą u nogi dla firm, w których samochód jest często wykorzystywany.
Sposobów na ich ograniczenie jest przynajmniej kilka: montaż instalacji LPG,
wprowadzanie w życie zasad ecodrivingu – czyli oszczędnej jazdy,
czy zmiana samochodu na mniejszy, który mniej pali.
Przed dłuższą podróżą samochodem warto również przeliczyć koszty i porównać,
czy nie bardziej opłacalna będzie podróż pociągiem.
Jeśli zależy ci na ścisłej kontroli wydatków dotyczącej floty warto zastanowić się nad
wykorzystaniem systemów telematycznych.
Przedstawiciele firmy T-matic Systems przygotowali rozwiązanie skrojone na każdą kieszeń.
Od obsługi dużej floty pojazdów po kontrole pojazdu rodzinnego jak Tims Plug and Drive.
8) Oszczędzanie energii elektrycznej
Prostym sposobem na obniżenie miesięcznych rachunków w firmie jest dbałość o jak najbardziej
racjonalne wykorzystanie energii elektrycznej.
Co można zrobić, aby zużywać jej mniej?
Zacznij od prozaicznej rzeczy, jaką jest wyłączanie światła w pomieszczeniach, w których nikt nie przebywa.
Zainwestuj również w żarówki, które są bardziej wytrzymałe i potrzebują mniej energii – są to świetlówki energooszczędne oraz lampy technologii LED. Roczny koszt zakupu i używania żarówek tradycyjnych około 60 zł, podczas gdy świetlówki energooszczędnej kosztują jedynie 20 zł na rok.
Pamiętaj, aby wyłączać nieużywane komputery i monitory.
W stanie czuwania (uśpienia), pozostaw tylko niezbędne urządzenia a resztę przed wyjściem wyłącz zupełnie.Wypnij też z kontaktu ładowarki, ponieważ nawet jeśli nie jest do nich podłączony żaden sprzęt, pobierają prąd.
Przydatne w tym celu są listwy zasilające, dzięki którym dopływ prądu wyłączysz jednym przyciskiem. Poza tym zapobiegają one awarii sprzętu w przypadku zmian napięcia w instalacji,na przykład wskutek uderzenia pioruna w budynek.
9) Obniżenie miesięcznych opłat
Wybór dostawcy internetu, prądu, gazu, czy też sieci telefonii komórkowej
to najczęściej decyzje na długie lata.
Jednak obecnie konkurencja wkracza w coraz więcej obszarów, na które dawniej monopol miało państwo.
Co pewien czas sprawdź, czy inne firmy nie oferują lepszych, niższych cen za usługi, z których korzystasz.
Jeśli będzie to uzasadnione finansowo, przenieś numer do innej sieci komórkowej,
podpisz umowę z innym dostawcą energii, zmień dostawcę internetu.
10) Unikanie wysyłki kurierem
Przesyłki kurierskie może są szybkie ale na pewno nie należą do najtańszych.
Wysyłaj kurierem jedynie te paczki, czy dokumenty, które faktycznie nie mogą czekać.
Jeśli wysyłasz dużo i często, skorzystaj z przesyłek ekonomicznych oferowanych przez pocztę.
Zainteresuj się też ofertą nowych firm świadczących usługi pocztowe.
Dzięki coraz bardziej popularnym w większych miastach paczkomatom,
można w ten sposób znakomicie zredukować koszty.
11) Księgowości
W tym aspekcie mamy 3 dostępne rozwiązania:
– prowadzić księgowość samodzielnie tradycyjnymi metodami,
– zatrudnić firmę do obsługi księgowej lub
– robić to półautomatycznie, przez księgowość on-line.
Jeśli od dawna korzystasz z usług biura księgowego, sprawdź, czy na rynku nie ma aktualnie
korzystniejszych ofert, bo konkurencja nie śpi. Możesz też skorzystać z aplikacji do fakturowania i
księgowania on-line, które za niewielką opłatą pomagają uporządkować i zautomatyzować
wszelkie sprawy księgowe.
12) Tańsze konto internetowe
Wybór odpowiedniego konta bankowego dla Twojej firmy jest kluczową kwestią,
mającą realny wpływ na stan firmowego budżetu. Jeśli masz już rachunek, sprawdź
jakie masz możliwości aby jednak przenieść konto firmowe.
Procedura naprawdę nie jest skomplikowana , a niemal we wszystkim pomoże Ci bank,
do którego przeniesiesz rachunek.
Z kolei jeśli dopiero planujesz otwarcie konta jest dopiero przed Tobą,
sprawdź aktualne porównanie kont firmowych.
Przyjrzyj się zestawieniu opłat i wybierz najtańszy rachunek, odpowiedni dla Twojej firmy.
13) Korzystniejsze ubezpieczenie
Nie jest rozsądną rzeczą oszczędzanie na ubezpieczeniu – tę przestrogę usłyszeć można często,
w wielu różnych sytuacjach. Faktycznie, ubezpieczać się trzeba, również jeśli chodzi o
działalność gospodarczą. Jednak równie rozsądną rzeczą, jak ubezpieczenie się od ryzyka straty
finansowej, czy ubezpieczenie firmowego mienia, jest również dobre przyglądanie się aktualnym
ofertom firm ubezpieczeniowych. Nie podpisuj przedłużenia polisy u obecnego ubezpieczyciela,
jeśli wcześniej nie sprawdzisz, ile zapłaciłbyś u konkurencji za analogiczny zakres polisy.
14) A może stażysta ?
Jeśli potrzebujesz pomocy, możesz zatrudnić praktykanta lub stażystę.
Zapłacisz mu mniej, niż pracownikowi, a po odpowiednim przeszkoleniu,
jego obecność może stanowić nieocenioną pomoc.
Ważne przy tym, żeby nie wykorzystywać młodych pracowników jako taniej siły roboczej
– musisz dać mu możliwości rozwoju i nabycia praktycznych umiejętności.
Jeśli podejdziesz do niego uczciwie, on prawdopodobnie odpłaci się tym samym.
