Dokument w firmie – czyli jak zlikwidować niepotrzebne koszty
Rozwiązania do zarządzania drukiem i przepływem dokumentów przynoszą oszczędności zarówno w wielkich korporacjach jak i w małych przedsiębiorstwach. Pozwalają obniżyć koszty wydruku nawet o 40 proc. Znacznie też zwiększają poziom bezpieczeństwa informacji.
Drukowanie dokumentów wciąż jest istotne w każdej firmie, proces ten jednak, gdy nie jest zarządzany generuje spore koszty, może też przyczynić się do niebezpiecznego wycieku danych. Drukowanie bez kontroli to po prostu dobrowolne przyzwolenie na niepotrzebne wydatki, obniżenie standardów bezpieczeństwa, spadek produktywności i dodatkowe obciążenie pracą informatyków w firmie, bo jak wynika z badań piąta część zgłoszeń do wewnętrznych działów IT dotyczy właśnie eksploatacji drukarek.
Oszczędzanie przez zarządzanie
Bez specjalistycznych rozwiązań informatycznych nie sposób zarządzać parkiem urządzeń i drukowaniem dokumentów. Jednym z najpopularniejszych rozwiązań pozwalających na kompleksowe zarządzanie zarówno drukiem, jak i dokumentem w formie papierowej jak i elektronicznej jest ARCUS Kyocera MDS (MDS – Managed Document Services, w przeciwieństwie do OPS – Optimized Print Services oraz MPS – Managed Print Services – przyp. red). Na rynku takich usług główni gracze to Kyocera (w Polsce jej przedstawicielem jest Arcus), Xerox, HP, Ricoh, Lexmark, Canon, Konica Minolta i Toshiba. Kyocera Document Solutions odnosi duże sukcesy zarówno na rynku polskim, jak i europejskim. Zyski ze sprzedaży rozwiązań MDS w Europie wzrosły w 2013 roku o 32 proc. Firma obecnie zarządza 180 000 urządzeniami w Europie, to dwukrotnie więcej niż w 2012. Do niedawna zarządzanie drukiem wprowadzały głównie korporacje obecnie korzysta z nich także administracja publiczna, a także podmioty z sektora MŚP. Ponad 50 proc. dużych przedsiębiorstw (powyżej 1000 zatrudnionych) używa już jakichś rozwiązań MDS (OPS/MPS). W ciągu najbliższego roku przybędzie kolejnych 30 proc. Ale jak wynika z opublikowanego w 2014 roku raportu firmy Quocirca „Managed Print Services Landscape” to właśnie małe i średnie firmy będą miały największy wpływ na rozwój rynku MDS, gdyż aż 43 proc. z nich chce wprowadzić w najbliższym roku usługi zarządzania drukiem i dokumentami. Przedsiębiorstwa te wydają na druk średnio 15 proc. swoich budżetów IT. Najistotniejszymi czynnikami, które mają wpływ na podjęcie decyzji o wdrożeniu MDS są dla nich: kontrola kosztów (51 proc.), niezawodność urządzeń (40 proc.), zmniejszenie zużycia papieru (35 proc.) i zarządzanie materiałami eksploatacyjnymi (32 proc.). Badania potwierdzają, że w przedsiębiorstwach, które wdrażają zarządzanie drukiem nawet o 10 proc. poprawia się przepływ dokumentów i integracja dokumentu papierowego z elektronicznym w stosunku do organizacji, które takich rozwiązań nie posiadają. Następuje też znaczne podwyższenie standardów bezpieczeństwa, bo ponad 90 proc. firm, które nie kontrolują wydruków przyznaje, że doznało wycieku danych – warto więc zamknąć tę niebezpieczną bramę i zastosować „wydruk poufny” („wydruk bezpieczny”). Personalna autoryzacja dostępu do urządzeń stanie na straży drukowanych informacji.
Korzyści z rozwiązań MDS w ocenie od 1 do 5
– bardziej przewidywalne koszty – 4,3
– poprawa jakości i niezawodności serwisu – 3,9
– redukcja kosztów związanych z materiałami
eksploatacyjnymi – 3,8
– redukcja obciążenia działów IT – 3,8
– poprawa przepływu dokumentów – 3,7
– redukcja zużycia papieru – 3,6
– zwiększenie bezpieczeństwa dokumentu – 3,6
– redukcja wpływu na środowisko – 3,5
– redukcja kosztów sprzętu – 3,0
Źródło: Quocirca, Managed Print Services Landscape, 2014
Ramka 2
Zastosowanie rozwiązań do zarządzania drukiem według branż
| branża | Używamy rozwiązań do zarządzania drukiem (w proc. wskazań) | Zamierzamy je wdrożyć w ciągu najbliższych 12 miesięcy (w proc. wskazań) | Nie planujemy takich wdrożeń (w proc. wskazań) |
| Usługi finansowe | 71 | 17 | 12 |
| Usługi biznesowe | 49 | 38 | 13 |
| Produkcja | 50 | 18 | 32 |
| Sektor publiczny | 37 | 22 | 41 |
| Handel, dystrybucja i turystyka | 33 | 16 | 51 |
(źródło: Quocirca, Managed Print Services Landscape, 2014)
Michał Gembal, Arcus SA
IT Manager, marzec 2015