Nowoczesne technologie i optymalizacja to klucz do sukcesu. Zarówno dla firm, korporacji, jak i urzędów, takich jak ZUS.
Dzięki nowoczesnym technologiom, które są w stanie wspomóc praktycznie wszystkie obszary funkcjonowania urzędu czy przedsiębiorstwa. Dotyczy to zarówno dużych instytucji (np. ZUS, sądów, prokuratur, policji, CBA oraz innych urzędów centralnych i ministerstw), korporacji, jak i nawet niedużych firm, które mogą znacząco zwiększyć swoją konkurencyjność w biznesie.
Jedną z pierwszych sfer, na którą coraz częściej zwracają uwagę przedsiębiorcy, są koszty związane z wykorzystaniem druku w firmie i instytucji. Według badań mogą one stanowić nawet 3 procent wszystkich przychodów firmy, a zaoszczędzić na nich można nawet 30-50 procent tej kwoty.
Ocenę tego, czy zarządzanie sferą druku przebiega prawidłowo, warto powierzyć wyspecjalizowanym firmom, takim jak Arcus S.A., który oferuje profesjonalny audyt , pomoże opracować wniosek i wdrożyć system. Jedną z pierwszych zmian, którą należy przeprowadzić, jest ujednolicenie i optymalizacja sprzętu. Często oznacza to konieczność przestawienia urządzeń w ramach firmy, lub ich wymianę. Warto przy tym pamiętać, by zakup urządzeń poprzedzić odpowiednią, dogłębną analizą, ponieważ tanie w zakupie urządzenia potrafią być niezwykle kosztowne w eksploatacji. Dlatego kupując drukarkę czy urządzenie wielofunkcyjne, warto zwrócić uwagę na całkowity koszt zakupu (ang. Total Cost of Ownership – w skrócie TCO) a nie tylko na cenę samego urządzenia. Bardzo często okazuję się bowiem, że koszty wymiany materiałów eksploatacyjnych, serwisu czy napraw, w krótkim czasie przewyższają różnicę pomiędzy cenami zakupu poszczególnych urządzeń.
„W przypadku urządzeń Kyocera, nieco wyższa cena zakupu oznacza dużo wyższą trwałość i żywotność sprzętu. Drukarki i urządzenia wielofunkcyjne wyposażone, tak jak właśnie Kyocera, w bęben ceramiczny są zdecydowanie bardziej trwałe oraz wydajne od klasycznych rozwiązań. Dzięki przemyślanym rozwiązaniom, urządzenia Kyocery generują znaczne oszczędności, niezależnie od tego, czy jest to drukarka wielkoformatowa, czy standardowa drukarka do biura. Co istotne, zalety z zastosowania naszych urządzeń i systemów mogą być wykorzystane także w dużych organizacjach, takich jak urzędy centralne, Zakład Ubezpieczeń Społecznych, czy jednostki samorządu terytorialnego. – mówi Łukasz Rumowski, Dyrektor Działu Rozwoju Produktu Arcus S.A.
TCO uwzględnia nie tylko cenę drukarki, czy urządzenia wielofunkcyjnego, ale również koszty eksploatacyjne, obsługę serwisową, czy np. pobór energii. Warto zwrócić uwagę nie tylko na jej zużycie podczas pracy drukarki, ale także na tryb czuwania czy wybudzania urządzenia. Równie istotne jest wykorzystanie odpowiedniego oprogramowania i właściwych zasad korzystania z urządzeń.
Od 16 października br. cena nie jest już jedynym kryterium zakupu. Dzięki temu środki wydatkowane z naszych podatków będą mogły być wydatkowane w sposób efektywny, bez narażania podatników na finansowanie drogich w eksploatacji, a tanich w zakupie urządzeń. Dotyczy to wszystkich urzędów, spółek SP i jednostek podległych PZP. Każdej organizacji organizującej <przetarg na zakup drukarek i urządzeń wielofunkcyjnych>, także z serwisem. Efektem będzie oszczędne dysponowanie podległymi budżetami.” – dodaje Łukasz Rumowski.
Coraz więcej polskich przedsiębiorców decyduje się nie tylko na wymianę drukarek i urządzeń wielofunkcyjnych, ale również na zakup specjalistycznego oprogramowania. Pozwala ono dużo lepiej wykorzystać potencjał urządzeń drukujących i usprawnić obieg dokumentów między pracownikami firmy. Z badań Kyocera Document Solutions, przeprowadzonych w ubiegłym roku wśród 750 managerów IT w 8 krajach Europy wynika, że ponad 89% europejskich przedsiębiorców wprowadza lub wkrótce wprowadzi system Zarządzania Obiegiem Dokumentów. Równocześnie 70% ankietowanych jest przekonanych, że system zarządzania dokumentami i ich wydrukiem pozwoli im znacząco zmniejszyć koszty, sprawować lepszą kontrolę nad wydatkami budżetowymi (47%) i w istotny sposób poprawić jakość pracy (52%).
Sam zakup nowych urządzeń drukujących w dzisiejszych czasach, to za mało. Musimy patrzeć szerzej, tak jak robił to Henry Ford, który zrewolucjonizował system produkcji samochodów nie dlatego , że wymienił maszyny, ale dlatego, że przyjrzał się uważnie całemu systemowi produkcji i wprowadził istotne zmiany. Jeśli faktycznie dążymy do optymalizacji kosztów wydruku musimy patrzeć nie tylko na wydruk, który jest końcowym aktem życia dokumentu, ale też na cały proces jego tworzenia i obiegu” – podkreśla Łukasz Rumowski.
Większość przedsiębiorców nie potrafi oszacować, ile wydają na serwis i utrzymanie urządzeń biurowych. Badania pokazują, że w dużych firmach koszty związane z obiegiem i produkcją dokumentów oraz zarządzaniem nimi wynoszą 5–15 proc. przychodów. Dlaczego więc nie powierzyć tych spraw zewnętrznej firmie, która odda w dzierżawę nowoczesne, ekonomiczne drukarki, kopiarki, niezbędne oprogramowanie, zapewni serwis urządzeń oraz przede wszystkim zagwarantuje stałe, ciągle rosnące oszczędności?
Arcus jest autorem wielokrotnie nagradzanego (m.in. godłem Teraz Polska) rozwiązania Arcus Kyocera MDS, które umożliwia pełne zarządzanie dokumentami – zarówno w postaci tradycyjnej jak i elektronicznej w firmie o każdej wielkości. Ważną częścią tego rozwiązania są niezwykle wydajne i oszczędne urządzenia Kyocera – podkreśla prezes Zarządu Arcus S.A., Michał Czeredys.
Według danych firmy badawczej IPSOS już prawie 60 proc. przedsiębiorstw korzysta z usług instytucji zewnętrznych. Najczęściej na tego typu działania decyduje się sektor finansowy (prawie 80 proc.) oraz infrastruktury (67 proc.). Outsourcing (w tym outsourcing druku, dzierżawa kserokopiarek itp.) to zlecenie jakiejś pracy zewnętrznym wykonawcom, którzy wykonają ją lepiej, szybciej i taniej. Plusem tego rozwiązania jest przede wszystkim pewność, że wybranymi sprawami firmy zajmą się specjaliści dysponujący wiedzą i sprzętem, których często przedsiębiorstwa nie mają. Istotnym narzędziem, które pozwala na zapewnienie kompleksowej obsługi w zakresie zarządzania dokumentami elektronicznymi, jest Vario.ONE. System ten umożliwia składowanie dokumentów w postaci elektronicznej, ich katalogowanie, indeksowanie oraz współdzielenie.
Kolejnym obszarem oferty Grupy Arcus, która przynosi znaczne oszczędności są rozwiązania, oferowane przez T-matic Systems. Pozwalają one zarządzać np. flotą samochodów czy parkiem maszyn.
Dzięki naszym rozwiązaniom przedsiębiorca ma możliwość stałego monitoringu swojej floty – niezależnie od jej wielkości. System dostarcza szczegółowych informacji, nie tylko o przebiegach tras, ale także o sposobie użytkowania, zużyciu paliwa czy stylu jazdy kierowcy – mówi Piotr Pastuszka, prezes T-matic Systems S.A.
Zastosowanie rozwiązań T-matic Systems przynosi firmie realne oszczędności, zmniejszając wydatki na paliwo, serwisowe i eksploatację. TiMS znakomicie sprawdza się także w przypadku maszyn i pojazdów specjalnych.
„Mogę podać przykład piaskarki pracującej przy zimowym utrzymaniu dróg. Przy wykorzystaniu naszego systemu firma będzie wiedziała nie tylko czy maszyna przejechała z punktu A do punktu B, ale również czy jechała z podniesionym pługiem i czy piasek został wysypany. W ten sposób właściciel piaskarki może wychwycić, czy kierowca nie marnotrawił czasu i pieniędzy. W analogiczny sposób TiMS pozwoli na kontrolę wykorzystania pojazdów wykorzystywanych do transportu ładunków, czy maszyn budowlanych” – podkreśla Piotr Pastuszka.
Systemy T-matica pozwalają więc właściwie każdemu przedsiębiorcy na uzyskanie pełnej kontroli nad posiadanymi pojazdami. Umożliwiają m.in. monitoring kierowców, czyli zarządzanie czasem pracy i liczbą przejechanych kilometrów. Bez względu na to, czy flota składa się z pięciu czy z 555 pojazdów. Zarządzanie flotą w sposób racjonalny może wygenerować duże oszczędności. W przypadku samochodów osobowych i pojazdów do 3,5 tony można mówić o oszczędnościach sięgających 10–20 proc.
„Zdarzało się, że w firmach wykrywano, że na 5 tys. km miesięcznego przebiegu jedynie 2 tys. pokonywano w celach służbowych. System umożliwia analizę każdego pojazdu z osobna i otrzymanie danych, np. o zbędnym zużyciu paliwa na biegu jałowym czy też o niepotrzebnej eksploatacji silnika na zbyt wysokich obrotach. Po instalacji systemu we flocie wyraźnie rośnie wydajność pracy” – wyjaśnia Prezes Pastuszka.
Warto także podkreślić, że System TiMS umożliwia prowadzenie pełnej ewidencji przebiegu pojazdu, zgodnie z wytycznymi fiskusa. Dzięki TiMS nie ma konieczności żmudnego i pracochłonnego wypełniania dokumentacji. Zebrane dane w pełni wystarczają do udokumentowania wykorzystania pojazdu, raporty z systemu stanowią podstawę do odliczenia pełnej kwoty VAT
Pomimo stałego rozwoju najnowocześniejszych metod komunikacji elektronicznej, niemal każdy urząd czy firma prowadzą korespondencję papierową. W zależności od zakresu działalności i rozmiarów organizacji mogą to być nawet dziesiątki tysięcy listów miesięcznie. Istnieją jednak rozwiązania do obsługi korespondencji, które dają firmom możliwość ogromnych oszczędności czasu i pieniędzy. Jest to możliwe m.in. dzięki wykorzystaniu kopertownic, adresarek i innych urządzeń Pitney Bowes, oferowanych przez Arcus S.A.
„Jednym z naszych klientów jest ogólnopolska firma logistyczno-transportowa, posiadająca dwie centrale oraz 10 zakładów rozmieszczonych na terenie całego kraju. Przedsiębiorstwo zatrudnia ponad 20 tysięcy pracowników, dla których zgodnie z przepisami przygotowywane są co miesiąc tzw. paski płacowe, czyli miesięczne rozliczenie składników wynagrodzenia. Do czasu podpisania kontraktu z Arcus S.A. cały proces, na który składają się m.in. przeprowadzenie obliczeń dla każdego pracownika, wydrukowanie dokumentów i ich dostarczenie w sposób gwarantujący zachowanie poufności, wykonywany był ręcznie przez pracowników firmy. Zajmowało im to nawet kilka dni” – mówi Janusz Siemaszko, Product Manager w Arcus S.A.
Firma wspólnie z Arcus S.A. przeprowadziła pilotaż, polegający na wprowadzeniu kopertownicy Pitney Bowes w jednym z zakładów. Kopertownice umożliwiają właściwe skompletowanie, złożenie oraz zapakowanie zawartości do koperty. W zależności od modelu, kopertownice potrafią pakować przesyłki z prędkością od kilkuset aż do kilkudziesięciu tysięcy kopert na godzinę.
„Urządzenie skróciło czas pakowania kopert do kilku godzin, pozwalając tym samym skupić się pracownikom na ich bieżących obowiązkach. W efekcie w 2013 roku firma zakupiła kopertownice także dla pozostałych zakładów”, zwraca uwagę Janusz Siemaszko.
Firmy, oferujące rozwiązania dla biznesu stale dostosowują swoją ofertę do potrzeb przedsiębiorców, którzy zmieniają i modyfikują swoje priorytety zgodnie z rozwojem rynku. W tak dynamicznym i zmiennym środowisku, najkorzystniejszą ofertą dla przedsiębiorców zawsze będą firmy outsourcingowe. Tylko one są w stanie przygotować ofertę idealnie dopasowaną do potrzeb indywidualnych klientów, pozwalającą uzyskać im jak największe oszczędności.
Źródło: Dziennik Gazeta Prawna