Dokument w firmie – czyli jak zlikwidować niepotrzebne koszty
Rozwiązania do zarządzania drukiem i przepływem dokumentów przynoszą oszczędności zarówno w wielkich korporacjach jak i w małych przedsiębiorstwach. Pozwalają obniżyć koszty wydruku nawet o 40 proc. Znacznie też zwiększają poziom bezpieczeństwa informacji.
Drukowanie dokumentów wciąż jest istotne w każdej firmie, proces ten jednak, gdy nie jest zarządzany generuje spore koszty, może też przyczynić się do niebezpiecznego wycieku danych. Drukowanie bez kontroli to po prostu dobrowolne przyzwolenie na niepotrzebne wydatki, obniżenie standardów bezpieczeństwa, spadek produktywności i dodatkowe obciążenie pracą informatyków w firmie, bo jak wynika z badań piąta część zgłoszeń do wewnętrznych działów IT dotyczy właśnie eksploatacji drukarek.
Jednolity park urządzeń – klucz do optymalizacji druku
Kiedy już wiadomo jak powinien wyglądać proces druku należy nabyć odpowiedni sprzęt, ponieważ ten używany dotychczas zazwyczaj nie ma nic wspólnego z optymalizacją drukowania. W bardzo wielu organizacjach drukarki stoją na wszystkich biurkach, są to modele pochodzące od kilku lub nawet kilkunastu różnych producentów. Przy tak zróżnicowanym sprzęcie już zwykłe zarządzanie procesem zamawiania materiałów eksploatacyjnych, jest nie lada wyzwaniem. W przypadku firm problem ten jest nieco mniejszy, bo mogą je zamawiać kiedy jest taka potrzeba, ale instytucje z sektora publicznego muszą kierować się założeniami, które niesie prawo zamówień publicznych i organizować przetargi przewidując jakiej dokładnie ilości tuszy i tonerów będą potrzebować w ciągu roku. Już samo ograniczenie liczby urządzeń i wymiana starych, mało wydajnych na bardziej oszczędne zdecydowanie wpływa na zmniejszenie kosztów druku. Natomiast wykorzystanie drukarek i MFP pochodzących od jednego producenta pozwala na największą optymalizację kosztów serwisowania urządzeń i zakupu materiałów eksploatacyjnych. Korzyści wynikających z ujednolicenia urządzeń jest o wiele więcej. Wystarczy jedno szkolenie i pracownicy mogą korzystać ze wszystkich urządzeń w firmie, taka sama obsługa to także mniejsza ilość błędów i zgłaszanych problemów technicznych. Praca help desku jest też znacznie prostsza – łatwiej być ekspertem od jednej rodziny urządzeń i łatwiej przekazać użytkownikowi wskazówki. Zamawia się również jeden zapas tonerów dla wszystkich urządzeń, co jest znacznie tańsze.
Michał Gembal, Arcus SA
IT Manager, marzec 2015