Zarządzanie obiegiem dokumentów
System zarządzania obiegiem dokumentów pozwolił Grupie Danone zaoszczędzić 500 tys. zł.
Rozwiązanie wdrożyła Grupa Arcus
W dużych firmach koszty związane z obiegiem i tworzeniem dokumentów, a także zarządzaniem nimi mogą stanowić 5-15 proc. przychodów. A to nie wszystko: straty związane z niewłaściwym zarządzaniem dokumentami prowadzącym do ich zagubienia, nieprawidłowego wykorzystania (np. złożenia po terminie) lub nieuzupełnienia to kolejne 5 proc. przychodów.
Odpowiednia infrastruktura
Są rozwiązania pozwalające uniknąć tych problemów — systemy do zarządzania obiegiem dokumentów. Składają się z kilku czasem niezależnych od siebie elementów. Pierwszym są aplikacje i programy, które pozwalają monitorować infrastrukturę sprzętową, zabezpieczenie dokumentów i sposobów ich przetwarzania, a także kontrolę kosztów wytwarzania dokumentacji z podziałem na użytkownika, projekt czy dział.
Drugim może być zastosowanie odpowiedniej infrastruktury sprzętowej, która tworzy Centralny System Przetwarzania Dokumentów (CSPD). Jest to wielofunkcyjne biurowe urządzenie sieciowe, realizujące usługi skanowania, faksowania, kopiowania i wydruku. Jest wyposażone w dodatkowe podajniki papieru, zwiększające możliwości drukowania lub kopiowania do 3000 stron, oraz w tzw. finiszer, umożliwiający zszycie dokumentu lub oprawienie go jako broszury. Instalacja takiego urządzenia pozwala zrezygnować z dotychczas używanych drukarek przeznaczonych np. dla małych grup czy działów.
Ważnym rozwiązaniem powiązanym z modernizacją infrastruktury sprzętowej i oprogramowania jest system autoryzacji. Używany w celu poprawy bezpieczeństwa, doskonale wspomaga także zarządzanie dokumentami. Aby przesłać dokument lub go wydrukować, użytkownik musi dokonać autoryzacji przypisanym mu indywidualnym PIN-em albo kartą zbliżeniową. Karta jest jednocześnie wykorzystywana jako kontrolna przy czytnikach wejść do pomieszczeń biurowych i w systemach rejestracji czasu pracy.
Zastosowanie jej w rozwiązaniach do zarządzania dokumentami pozwala, przy odpowiedniej konfiguracji, określić także np. uprawnienia do wydruku kolorowego czy dostęp do wydruku podążającego. Synchronizacja z danymi jest w takim rozwiązaniu automatyczna, podobnie jak tworzenie raportów. Oprogramowanie umożliwia też ich automatyczną dystrybucję do wyznaczonych odbiorców — jako załączników do e-maili w określonym formacie.
Ten typ autoryzacji umożliwia analizowanie na bieżąco kosztów, przypisywanie ich do miejsc powstawania oraz szybką redukcję, np. poprzez kierowanie części wydruków z droższego w eksploatacji urządzenia do tańszej drukarki o niższym koszcie wydruku.
Jak twierdzi Michał Czeredys, prezes firmy Arcus, sytuacja na rynku wręcz wymusza racjonalizację kosztów działalności gospodarczej przez firmy — w tym właśnie kontrolę drukowania i zarządzania dokumentami.
-Oferujemy rozwiązania Arcus Kyocera MDS – Managed Document Service (W odróżnieniu od MPS Manage Print Sevice i OPS Optimized Print Services- przyp. red. ) które umożliwia pełne zarządzanie dokumentami zarówno w postaci elektronicznej, jak i tradycyjnej, niezależnie od wielkości firmy — informuje Michał Czeredys.
Możliwe jest też oddanie zarządzania dokumentami i całego procesu ich tworzenia (budowy infrastruktury sprzętowo-programowej, jej obsługi, utrzymania, nadzoru nad materiałami eksploatacyjnymi i ich wymianą) firmie wyspecjalizowanej w zarządzaniu dokumentami, prowadzącej taką usługę w formie outsourcingu. Według firmy badawczej IPSOS na taki krok zdecydowało się niemal 60 proc. przedsiębiorstw, przy czym najwięcej, bo 80 proc. w sektorze finansowym, a tylko nieco mniej (67 proc.) w sektorze infrastruktury.
Średnie i duże firmy i instytucje, dla których tworzenie i obróbka dokumentów jest częścią codziennej pracy, bardzo często mają zróżnicowaną infrastrukturę sprzętową i programową, nieraz tworzoną przez lata. Powoduje to, że kontrola kosztów jest bardzo utrudniona.
Audyt obiegu i archiwizacja
W takich przypadkach modernizację trzeba rozpocząć od audytu — usługę taką oferuje np. Arcus. Audyt prowadzi się zwykle na kilku poziomach. Pierwszy — to zebranie informacji o wszystkich urządzeniach używanych w instytucji lub firmie: ich parametrach technicznych, obciążeniu, stanie technicznym, zużywanych materiałach eksploatacyjnych, zużyciu energii. W następnym określa się specyfikację prac, do których są wykorzystywane, co pozwala stwierdzić, czy są odpowiednio użytkowane. Podczas audytu można się też dowiedzieć, kto tych maszyn używa, w jaki sposób i ile średnio stron drukują pracownicy. Audyt określa, w jaki sposób wdrożyć system zarządzania dokumentami, jak zmniejszyć koszty druku, usprawnić pracę nad dokumentami, wykorzystując posiadane urządzenia, i zmienić organizację biur.
Kolejnym etapem jest zarządzanie drukowaniem, czyli zainstalowanie systemu i rozwiązania do zarządzania dokumentami zarówno w postaci papierowej, jak i elektronicznej.
— Jest to zaawansowane oprogramowanie umożliwiające kontrolę urządzeń, zdalne zarządzanie drukarkami, dokładne rozliczanie kosztów związanych z produkcją dokumentów na użytkownika, departamenty, działy czy projekty — mówi Łukasz Rumowski, dyrektor działu rozwoju produktu z Arcusa.
Dodaje, że takie systemy pozwalają określić obieg dokumentów i wpływają na wzrost bezpieczeństwa w trakcie ich przetwarzania, np. zastosowanie bezpiecznego wydruku. Rozwiązania te umożliwiają także zachowanie poufności danych. Maszyna drukuje wtedy dokument dopiero po uwierzytelnieniu użytkownika i automatycznym sprawdzeniu w systemie jego uprawnień.
Sposób na oszczędzanie:
Sytuacja na rynku wręcz wymusza racjonalizację kosztów
działalności gospodarczej przez firmy — w tym kontrola drukowania i zarządzania dokumentami
— mówi Michał Czeredys, prezes firmy Arcus.
Innym rozwiązaniem oferowanym także przez Grupę Arcus jest autorski system obiegu dokumentów i elektronicznej archiwizacji Vario. Jest przeznaczony zarówno dla firm MSP — w wersji Vario.ONE, jak i dla firm dużych — jako Vario.BPM. Jego zadaniem jest archiwizacja dokumentów, pism i korespondencji w postaci elektronicznej i tradycyjnej, archiwizowanych po zeskanowaniu.
Jak zauważa Andrzej Nycz z należącej do Grupy Arcus firmy DocuSoft, rozwiązanie to umożliwia tworzenie własnych archiwów o wielopoziomowych strukturach. Dokumenty i segregatory, jakie się w nich znajdą, mogą być dowolnie opisywane i katalogowane. W katalogach dopuszczalne jest ograniczenie zawartości, dzięki czemu można tworzyć jedynie pliki ograniczone do danej kategorii lub na bazie szablonów dokumentów pełniących rolę wzorców. Szablony takie są wtedy dopuszczone do tworzenia nowych dokumentów w danych segmentach składowania, co odróżnia Vario od zwykłego składowania plików w folderach. Z kolei system Vario. BPM pozwala kontrolować obieg dokumentów księgowych, np. poinformować o wpłynięciu faktury czy monitorować jej przepływ. Umożliwia to także kontrolę obiegu dokumentów księgowych w firmie od ich wpłynięcia.
Inną funkcjonalnością Vario jest szybkie skanowanie dokumentów przy użyciu różnych typów skanerów i urządzeń wielofunkcyjnych Kyocera. Grupa Arcus oferuje także narzędzia zewnętrzne do monitoringu obiegu dokumentów: NSI Autostore i Instaurion.
Jedną z firm, w której wdrożono rozwiązanie do zarządzania obiegiem dokumentów, jest światowy lider branży spożywczej — koncern Danone. Urządzenia i oprogramowanie wdrożone przez Grupę Arcus pozwalają na zaoszczędzenie około 500 tys. zł przez pięć lat. Zanim system wdrożono, Danone wykorzystywał urządzenia biurowe różnych typów. W ramach umowy Arcus dostarczył ponad 100 urządzeń wielofunkcyjnych i drukarek razem z systemem MyQ, który gwarantuje bezpieczeństwo wydruków i pełną kontrolę kosztów. Nowe urządzenia trafiły do spółek: Danone Polska, Nutricia Polska, Nutricia Zakłady Produkcyjne, Żywiec Zdrój i Womir-SPA.
Umowa obejmuje także usługi serwisowe i materiały eksploatacyjne dla wszystkich oddziałów Grupy Danone w Polsce. W zakładach Danone w różnych miejscach kraju z systemu korzysta 1,8 tys. użytkowników, którzy drukują miesięcznie 0,5 mln stron. Arcus świadczy usługi w 25 oddziałach Danone w Polsce, a rozwiązania Grupy są także wdrażane w spółkach koncernu w Europie Środkowej.
Źródło: Rzeczpospolita