Dokument w firmie – czyli jak zlikwidować niepotrzebne koszty
Rozwiązania do zarządzania drukiem i przepływem dokumentów przynoszą oszczędności zarówno w wielkich korporacjach jak i w małych przedsiębiorstwach. Pozwalają obniżyć koszty wydruku nawet o 40 proc. Znacznie też zwiększają poziom bezpieczeństwa informacji.
Drukowanie dokumentów wciąż jest istotne w każdej firmie, proces ten jednak, gdy nie jest zarządzany generuje spore koszty, może też przyczynić się do niebezpiecznego wycieku danych. Drukowanie bez kontroli to po prostu dobrowolne przyzwolenie na niepotrzebne wydatki, obniżenie standardów bezpieczeństwa, spadek produktywności i dodatkowe obciążenie pracą informatyków w firmie, bo jak wynika z badań piąta część zgłoszeń do wewnętrznych działów IT dotyczy właśnie eksploatacji drukarek.
Audyt podpowie jak zorganizować proces druku
Aby ustalić jak wyglądają koszty drukowania należy wykonać audyt. Najlepiej przeprowadzi go firma specjalizująca się w outsourcingu i optymalizacji druku. Audyt druku pozwoli odpowiedzieć na pytania jak, gdzie i ile się drukuje. Po dokonaniu tych ustaleń projektowane jest rozwiązanie dokładnie dopasowane do potrzeb klienta. Na przykład księgowość, jak i sprzedaż należą do działów w firmie, które wytwarzają sporo drukowanych dokumentów. O ile jednak księgowość robi to najczęściej pod koniec miesiąca przy okazji generowania faktur i raportów finansowych, o tyle przedstawiciele handlowi potrzebują kolorowych, dobrej jakości prezentacji oraz materiałów ofertowych każdego dnia. Optymalnym rozwiązaniem może więc okazać się wyposażenie obu działów w jedno uniwersalne wielofunkcyjne urządzenie z przydzielonymi prawami do określonej funkcjonalności. Firma może np. zatrudniać osoby niepełnosprawne, które z kolei nie mogą przemieszczać się do daleko stojącego urządzenia i potrzebuje mieć urządzenie na biurku. W uszytym na miarę rozwiązaniu uwzględnione są wszelkie specyficzne potrzeby działów w danym przedsiębiorstwie.
Michał Gembal, Arcus SA
IT Manager, marzec 2015