“Porządek w firmie zaczyna się od dokumentów”
Prowadzenie firmy wiąże się z gromadzeniem i przechowywaniem wielu dokumentów. By odbywało się to sprawnie, a dostęp do informacji, w tym dokumentów, był szybki i bezpieczny, można skorzystać z urządzeń, oprogramowania i systemów, które usprawniajązarządzanie dokumentem w wersji cyfrowej oraz ich obiegiem.
Jednym z rozwiązań grupy Arcus jest autorski system obiegu dokumentów i ich elektronicznej archiwizacji Vario. Sprawdza się w małych (Vario.ONE) i dużych przedsiębiorstwach (m.in. Vario.BPM). Służy do archiwizowania dokumentów, pism i korespondencji, zarówno elektronicznych, jak i tych w tradycyjnej formie, a następnie zeskanowanych.
– Można tworzyć własne, wielopoziomowe struktury archiwum – wyjaśnia Andrzej Nycz z DocuSoft sp. z o.o.(Grupa ARCUS). – Dokumenty oraz segregatory, w których się one znajdują, mogą być dowolnie skatalogowane i opisywane. W danym katalogu można dodatkowo wprowadzić ograniczenie zawartości, dzięki czemu będzie można w nim tworzyć pliki tylko danej kategorii lub na bazie wzorców (szablonów dokumentów) dopuszczonych do generowania nowych dokumentów w danym miejscu, co zasadniczo odróżnia Vario od standardowego składowania plików w folderach.
Vario pozwala na szybkie skanowanie dokumentów przy użyciu różnych skanerów oraz urządzeń wielofunkcyjnych Kyocera. Wybierając nowoczesny system zarządzania dokumentami, należy dostosować go do potrzeb przedsiębiorstwa. Oprócz rozwiązania autorskiego Grupa Arcus oferuje także narzędzia zewnętrzne, w tym m.in. NSI Autostore i INSTAURION.
– Jeśli chcemy usprawnić pracę w dziale księgowości, weźmy pod uwagę, czy system np. informuje o wpłynięciu faktury, czy kontroluje, co dalej się z nią dzieje. Takie możliwości daje aplikacja Vario.BPM. Dzięki niej dokumenty są bezpieczne, a w tym przypadku księgowa ma bieżącą kontrolę nad fakturami od momentu pojawienia się ich w firmie – dodaje Andrzej Nycz.
Większość prac w systemie wykonują komputery, pracownicy muszą jedynie uzupełniać dane. Zastosowanie Vario minimalizuje koszty druku, związane z zakupem papieru oraz magazynowaniem.
Należy pamiętać, że system obiegu dokumentów, w poszczególnych działach, musi stanowić spójny mechanizm z ich obiegiem w całej firmie – mówi Andrzej Nycz.
dsp.
Źródło: “Rzeczpospolita”, 3.09.2014. “Oszczędne zarządzanie w firmie i instytucji”.