Kopertownice, adresarki, otwieraczki pracują szybciej i sprawniej niż pracownicy biurowi. Coraz częściej nas wyręczają, oszczędzają czas i pieniądze.
– Zwracamy uwagę na profesjonalny wygląd listów i paczek, dlatego przedsiębiorcy chętnie inwestują w urządzenia, które ułatwiają pracę osobom zajmującym się obsługą korespondencji, a ponadto dbają o właściwy wizerunek firmy – mówi Maciej Ziemski, dyrektor sprzedaży produktów Pitney Bowes w Arcus SA. – Maszyny potrafią złożyć zawartość koperty, elegancko nadrukować adres, logo albo reklamę lub otworzyć otrzymane listy.
W urzędach i firmach, w których wysyła się setki listów tygodniowo, specjalnie skonstruowane do takich celów urządzenia są niezastąpione. Korespondencja w firmie to często złożenie setek listów, włożenie ich do kopert i zaadresowanie, co pochłania mnóstwo czasu. Rozwiązaniem są kopertownice. Niektóre modele potrafią zapakować nawet 3000 pism w ciągu godziny.
Wielu klientów decyduje się na zainstalowanie maszyn kopertujących w swoich biurach. Zapewniają sobie zarówno sprawne wysłanie korespondencji, a co za tym idzie – także np. szybszy spływ należności, jak i zachowanie poufności danych i ograniczenie niebezpieczeństwa pomyłkowego wysłania korespondencji na niewłaściwy adres. Zarządzanie korespondencją przebiega efektywnie i pod kontrolą – dodaje przedstawiciel giełdowego Arcusa.
Przygotowane do wysyłki listy muszą być jeszcze zaadresowane.
– By uniknąć błędów przy ręcznym wpisywaniu i zadbać o estetykę, warto się zaopatrzyć w adresarkę, która na każdą kopertę naniesie adres i nadruk, np. logo, w wielu kolorach lub wypełni tzw. zwrotki, czyli formularze, z których korzysta się w przypadku korespondencji za zwrotnym potwierdzeniem odbioru – wyjaśnia Maciej Ziemski.
Specjaliści z Pitney Bowes zaprojektowali trzy modele adresarek współpracujących z komputerem, które wykorzystują druk atramentowy w rozdzielczości do 600 dpi w kolorze. Najprostsze adresują w ten sposób do 4200 kopert, a najbardziej wydajne nawet do 30000 w ciągu godziny. Format kopert nie gra roli, bo urządzenia bez problemu adresują między innymi duże koperty C4.
– W usprawnieniu otwierania korespondencji przychodzącej pomocna będzie otwieraczka, która w ciągu godziny może otworzyć nawet 15000 listów – wyjaśnia Maciej Ziemski. – Wystarczy z jednej strony umieścić zaklejone koperty, by po chwili odebrać je już otwarte. Dla porównania podam, że w tym czasie jedna osoba może otworzyć zaledwie 100 kopert.
Urządzeń do obsługi korespondencji używają wszystkie branże. Korzystają z nich instytucje finansowe, administracja (centralna i lokalna), firmy świadczące usługi obsługi korespondencji, kancelarie prawne, sądownictwo, służba zdrowia, szkolnictwo oraz wydawnictwa, także kościelne.
Najem adresarki, dzierżawa kopertownicy czy outsourcing tego typu usług to rozwiązania, które Arcus SA także oferuje swoim klientom. Dzięki temu możemy wyposażyć nasze biuro w bardzo wydajnego pomocnika bez konieczności angażowania środków inwestycyjnych. Koszty użytkowania rozłożone są na kilka lat, a w ramach umowy o sprawność sprzętu zadba profesjonalny serwis.