Dokument w firmie – czyli jak zlikwidować niepotrzebne koszty
Rozwiązania do zarządzania drukiem i przepływem dokumentów przynoszą oszczędności zarówno w wielkich korporacjach jak i w małych przedsiębiorstwach. Pozwalają obniżyć koszty wydruku nawet o 40 proc. Znacznie też zwiększają poziom bezpieczeństwa informacji.
Drukowanie dokumentów wciąż jest istotne w każdej firmie, proces ten jednak, gdy nie jest zarządzany generuje spore koszty, może też przyczynić się do niebezpiecznego wycieku danych. Drukowanie bez kontroli to po prostu dobrowolne przyzwolenie na niepotrzebne wydatki, obniżenie standardów bezpieczeństwa, spadek produktywności i dodatkowe obciążenie pracą informatyków w firmie, bo jak wynika z badań piąta część zgłoszeń do wewnętrznych działów IT dotyczy właśnie eksploatacji drukarek.
Nie kupuj – wypożycz
Zakup drukarki na własność ma uzasadnienie jedynie wtedy gdy produkcja dokumentów, czy druk jest głównym obszarem działania firmy. W każdym innym przypadku najlepiej jest je wynająć lub cały proces druku powierzyć profesjonalistom, czyli zewnętrznej firmie, która wydzierżawi nowoczesne, ekonomiczne drukarki, biurowe kopiarki, niezbędne dla ich pracy oprogramowanie oraz zapewni serwis tych urządzeń.
Jednym ze sposobów zaoszczędzenia na drukowaniu, szczególnie w przypadku mniejszych przedsiębiorstw (zatrudniających od kilku do kilkunastu pracowników) lub tych, które dopiero zaczynają działalność, jest dzierżawa urządzeń biurowych. W ten sposób przy niewielkim nakładzie inwestycyjnym mogą dysponować najnowocześniejszym sprzętem. Istotnym argumentem przemawiającym za dzierżawą jest niewielki koszt usługi oraz rozłożenie wydatków w czasie bez naruszenia płynności finansowej. Opłaty za dzierżawę traktowane są w całości jako koszt uzyskania przychodu, obniżają więc podatek dochodowy.
Dla większych firm lepszym od dzierżawy rozwiązaniem jest pełen outsourcing druku. Takie rozwiązanie daje klientowi pewność, że będzie mógł korzystać z urządzeń nawet w sytuacjach kryzysowych, zapobiega pojawieniu się przestojów w pracy. Firmy outsourcingowe monitorują wdrożone rozwiązania i doskonale wiedzą, co dzieje się z każdym pojedynczym urządzeniem. 87 proc. akcji podejmowanych przez serwis jest generowane bez udziału końcowego użytkownika. W razie zdarzenia, z powodu którego urządzenie zostanie uszkodzone, dostawca na swój koszt wymienia je na nowe. Poziom usług serwisowych jest uzależniony od potrzeb klienta. Niektóre umowy gwarantują bardzo krótki czas reakcji na awarię urządzenia – nawet od 2 do 4 godzin. Wówczas serwisant przywozi nowe urządzenia, albo też jak np. w przypadku usług druku ARCUS Kyocera MDS dostarczanych przez firmę Arcus korzysta z tzw. „golden boxu” – urządzenia zastępczego czekającego w magazynie. W firmie, która ma podpisany kontrakt outsourcingowy regularnie przeprowadzany jest audyt konsultingowy. Jego celem jest sprawdzenie czy flota urządzeń odpowiada zapotrzebowaniu firmy, czy funkcjonuje optymalnie, czy zaproponowane rok wcześniej rozwiązania są nadal opłacalne.
Michał Gembal, Arcus SA
IT Manager, marzec 2015