“Przewidujący kupuje droższe maszyny”
Tani druk to nie tylko koszt materiałów eksploatacyjnych. Za kosztami stoi przede wszystkim właściwy wybór maszyny drukującej. Dlatego też tania drukarka to oszczędność pozorna. Zasada: tanie w zakupie jest droższe w eksploatacji.
Na cenę druku największy wpływ mają koszty eksploatacji. W przypadku wielu firm i urzędów są to kwoty ogromne. Można je jednak ograniczyć. Użytkowanie urządzeń oznacza opłaty za materiały eksploatacyjne, przeglądy serwisowe, naprawy. Nie można też zapomnieć o pracy administratorów obsługujących maszyny. W dużej instytucji zajmowanie się sprzętem może być pracochłonne. Ważny jest też pobór energii – nie tylko zużywanej na druk, ale i podczas czuwania urządzeń lub wybudzenia ich z czuwania.Wybór drukarki jest zatem trudnym zadaniem. Czasem sprzęt o niskiej wydajności (a więc tani w zakupie, a drogi w użyciu) jest eksploatowany nadmiernie, a wysoko wydajny (droższy, ale tani w eksploatacji) bywa niedociążony. Przed zakupem trzeba więc określić nasze potrzeby.
Pierwsze pytanie dotyczy tego, do czego będzie służyć konkretne urządzenie. Czy potrzebujemy tylko drukarki czy również kserokopiarki i skanera z możliwością przesyłania zeskanowanych dokumentów w określone miejsca. Urządzenie wielofunkcyjne będzie droższe niż drukarka, ale tańsze niż zestaw poszczególnych urządzeń kupowanych osobno, a ponadto zajmie mniej miejsca.
Druk w kolorze czy czarno-biały to kolejny, wcale nie tak oczywisty element wyboru. W zdecydowanej większości przypadków drukujemy tylko czarny tekst na białym tle. Decydując się na urządzenia monochromatyczne, z całą pewnością zapłacimy za nie mniej niż za mające możliwość druku w kolorze; niższe będą również koszty eksploatacji drukarki. Ale wydruki analiz z kolorowymi wykresami lub kolorowych materiałów promocyjnych czy ofert handlowych wyglądają zdecydowanie lepiej niż wydruki czarno-białe.
Nowoczesne drukarki i urządzenia wielofunkcyjne pozwalają drukować papier listowy z firmowym logo, naklejki, wizytówki, bannery, ulotki i broszury – ale trzeba się wówczas zdecydować na urządzenie drukujące w kolorze. Można je rozbudować o dodatkowe elementy, np. automatyczne podajniki, finiszery do sortowania prac lub zszywacze. Redukcja kosztów drukowania jest możliwa także poprzez korzystanie z trybu oszczędzania tonera oraz modułu druku dwustronnego. Ważnym parametrem każdej drukarki lub urządzenia wielofunkcyjnego jest dopuszczalne obciążenie określające liczbę stron, jakie wydrukować można na danej maszynie w ciągu miesiąca. Przekroczenie tej wartości może skutkować uszkodzeniem urządzenia. Dlatego przed zakupem trzeba oszacować, jak intensywnie będzie eksploatowana maszyna.
Wybór rodzaju i typu urządzenia drukującego zdecyduje o przyszłych kosztach druku. Elementami, które przyjdzie nam wymieniać najczęściej, są bęben i toner. Dlatego też warto się zdecydować na zakup urządzeń trwałych i wydajnych, np. drukarki i MFP Kyocera z bębnami ceramicznymi. Także ceny materiałów eksploatacyjnych poszczególnych producentów są bardzo zróżnicowane. Zasadą jest, że tanie w zakupie urządzenia generują wysokie koszty w trakcie eksploatacji. Liczy się je w przeliczeniu na jedną stronę wydruku lub kopii.
dsp.
Źródło: “Rzeczpospolita”, 3.09.2014. “Oszczędne zarządzanie w firmie i instytucji”.