“Oszczędny druk”
Zdaniem ekspertów, koszty wynikające z produkcji, zarządzania i dystrybucji dokumentów wynoszą nawet 15 proc. przychodów rocznie. Dla dużych firm oznacza to miliony, a dla średnich spółek setki tysięcy złotych. Co więcej – wydatki te rosną, ponieważ liczba drukowanych informacji w firmach wzrasta z każdym rokiem.
Inwestycja w nowoczesne technologie z zakresu druku i obiegu dokumentów to oszczędność czasu, zasobów i pieniędzy. Wybór jednego solidnego dostawcy ułatwia komunikację oraz upraszcza procesy związane z obsługą serwisową oraz zarządzanie dokumentem. Bardzo ważny jest także monitoring kosztów druku, który pozwala na planowanie oszczędności i wyciąganie wniosków mających na celu optymalizację infrastruktury, kosztów obsługi serwisowej i efektywności pracy. Największe wydatki generują materiały eksploatacyjne. Kwoty przeznaczone na eksploatację urządzeń niskiej jakości stanowią ponad 90 proc. całkowitych kosztów. Szukając dostawcy sprzętu, rozwiązań lub usługi realizującej potrzeby w zakresie druku i zarządzania obiegiem dokumentów należy brać pod uwagę kilka czynników. Jednym z nich jest doświadczenie firmy będącej dostawcą rozwiązania oraz wiedza posiadana przez zatrudnianych w niej specjalistów. O solidności dostawcy świadczą między innymi jego partnerzy, wykonane wdrożenia, dostępność serwisu oraz posiadane certyfikaty. Zdecydowana większość użytkowników nie ma pojęcia, ile wydają na druk w miesiącu, kwartale czy roku. Tymczasem rocznie można zaoszczędzić nawet kilkaset złotych w przeliczeniu na pracownika.
Najważniejsza jest stała i dokładna analiza oraz monitoring kosztów druku i powstawania dokumentów – wyjaśnia Michał Czeredys, prezes spółki Arcus S.A., specjalizującej się w dostarczaniu profesjonalnych systemów do zarządzania drukiem i obiegiem dokumentów. – Aby rozpocząć redukcję lub optymalizację kosztów druku w firmie, trzeba wiedzieć, jaki procent wydatków pochłania druk. Audyt ocenia, czy przedsiębiorstwo używa odpowiedniego sprzętu, czy ma potrzebne usługi, czy zastosowane systemy wspierają produkcję dokumentów, czy forma finansowania nie obciąża budżetu oraz cashflow firmy. Dopiero taka wiedza daje możliwość dopasowania odpowiednich rozwiązań, a tych jest dużo.
Wiele firm, szukając oszczędności, decyduje się na zakup taniego sprzętu drukującego. Ale
to nie cena powinna być najważniejsza przy wyborze drukarki, lecz koszt jej eksploatacji. Jeszcze dziesięć lat temu klienci na ogół kupowali tańszy sprzęt, który zwykle okazywał się drogi w eksploatacji. Był wykonany z gorszych materiałów, częściej się psuł, a poza tym nie miał tak pożytecznych funkcji, jak automatyczny druk dwustronny czy uśpienie urządzenia. Dziś firmy biorą pod uwagę głównie TCO, czyli całkowite koszty posiadania, obejmujące m.in. materiały eksploatacyjne, rachunki za prąd, serwis i sam zakup urządzenia.
Wystarczy zainwestować w lepszy sprzęt i kontrolować, jak maleją rachunki za druk. Tak zrobiła m.in. firma Apart, właściciel jednej z największych sieci salonów jubilerskich w Polsce. Spółka, chcąc zapewnić łączność między swoimi sklepami, wybrała laserowe wielofunkcyjne urządzenia (MFP) marki Kyocera, służące zarówno do drukowania, jak i do kopiowania, faksowania i skanowania. Jedno urządzenie zastąpiło kilka maszyn, co pozwoliło zredukować koszty utrzymania całej infrastruktury, a przy okazji lepiej zagospodarować przestrzeń w salonach.
Urządzenia wielofunkcyjne zespolone z platformami technologicznymi przedsiębiorstw mogą się także stać punktem wyjścia informacji do systemów obsługujących klientów. Dokumenty są skanowane i indeksowane, co umożliwia przeszukiwanie ich treści i automatyczne nadawanie im dalszego biegu, zależnie od znalezionych słów kluczowych. Papierowe materiały firmowe, korespondencję zapisuje się na zewnętrznym lub wewnętrznym dysku, a zawarte w nich dane dystrybuuje i archiwizuje w formie elektronicznej. Systemem umożliwiającym takie działania jest Vario.OneOffice firmy Docusoft. Używa go m.in. Wojewódzki Szpital Neuropsychiatryczny im. dr. Emila Cyrana w Lublińcu.
Warto pamiętać o tym, że nawet najlepszy sprzęt nie pomoże, jeśli pracownicy nie zaczną oszczędzać. Warto więc nadać pracownikom uprawnienia w zakresie druku. Chodzić może zarówno o odgórne określenie limitu drukowanych stron na osobę, jak i o zarządzanie dostępem do funkcji druku kolorowego lub jednostronnego. System oferowany w ramach Arcus Kyocera MDS pozwala, poza kontrolą kosztów wydruku i rodzaju produkowanych dokumentów, między innymi na: wymuszanie druku dwustronnego, przekierowanie plików powyżej określonej liczby stron na urządzenia tańsze w eksploatacji, wymuszenie tańszego wydruku monochromatycznego dla materiałów drukowanych np. z Internetu. Na korzystanie z profesjonalnego sprzętu mogą sobie pozwolić zarówno duże firmy, jak i małe i średnie przedsiębiorstwa.
Istnieje bowiem możliwość wydzierżawienia urządzeń, co jest korzystne dla firm z mniejszym budżetem na IT. Ponadto w niewielkich przedsiębiorstwach często brakuje ludzi z odpowiednimi kompetencjami technologicznymi, którzy czuwaliby nad prawidłową pracą urządzeń i byliby w stanie usunąć usterkę. Ten problem znika, gdy firma zdecyduje się na outsourcing druku. W zakres takiej usługi wchodzą: zarządzanie parkiem urządzeń, kosztem druku, efektywnością procesów obiegu informacji drukowanej i bezpieczeństwem informacji. Jak wynika z wyliczeń firmy Arcus, inwestycja obejmująca wprowadzenie na przykład kontroli wydruku czy elektronicznego obiegu dokumentów zwraca się po 12-18 miesiącach, jeśli nie wcześniej. Przy korzystaniu z usług firmy zewnętrznej oszczędności większych spółek wynoszą od 10 do 40 proc., a mniejszych od 10 do 30 proc.
źródło: MANAGER, Numer 9/2014.