Stawka większa niż druk
Komentarz partnera sekcji – Łukasza Rumowskiego – Dyrektora Działu Rozwoju Produktu w spółce Arcus.
Liczba drukowanych informacji rośnie co roku o jedną piątą. A koszty związane z tworzeniem i obiegiem dokumentów pochłaniają nawet od 5 do 15 proc. przychodów dużych firm. W świetle tych szacunków dziwić może to, że dziewięć na dziesięć przedsiębiorstw w ogóle nie monitoruje kosztów druku. Tymczasem – według badań firmy analityczno-badawczej Gartner – przemyślana optymalizacja – hardware’owa, software’owa i finansowa – pozwala osiągnąć w tej dziedzinie oszczędności na poziomie 30 proc. Kluczem do sukcesu zaś jest zainwestowanie w Managed Document Services (MDS).
Inni dostawcy mówią o Managed Print Services (MPS) lub Optimized Print Services (OPS). Natomiast sztandarową ofertą Arcusa i naszego partnera technologicznego, spółki Kyocera, jest właśnie Managed Document Services. Ta nazwa to nie zabieg marketingowy, mający na celu wyróżnienie się na tle konkurencji. Chodzi przede wszystkim o podkreślenie, że nasze usługi wykraczają daleko poza system kontroli kosztów wydruku. MPS to wszechstronne i pełne zarządzanie dokumentami, zarówno w postaci elektronicznej, jak i tradycyjnej, które opłaci się każdej firmie niezależnie od jej wielkości, branży i profilu działania.
Pod pojęciem Managed Document Services kryje się wiele różnych rozwiązań, technologii i usług, lecz ich wspólnym mianownikiem jest standaryzacja. Jak to wygląda na przykładzie infrastruktury sprzętowej? Firmy rezygnują z urządzeń biurkowych na rzecz korytarzowych, tzw. MFP (Multi-Function Printer). Zakup lub dzierżawa wielofunkcyjnych maszyn oznacza ograniczenie liczby sprzętu i jest okazją do lepszej aranżacji przestrzeni biurowej. Najlepiej, jeśli produkty pochodzą od jednego producenta. Wówczas części z jednego urządzania pasują do drugiego i można stosować te same materiały eksploatacyjne.
Inwestycja w wydajne modele o niższych kosztach eksploatacji nie przyniesie jednak spodziewanych korzyści, jeżeli jednocześnie nie zostaną wprowadzone odpowiednie mechanizmy kontrolne. Zaawansowane systemy MPS pozwalają na nadanie uprawnień poszczególnym pracownikom stosownie do ich potrzeb związanych z drukiem, co z reguły prowadzi do zmniejszenia wydatków. Dzięki takim funkcjom można ustanowić limit drukowanych stron dla danego działu, zespołu czy poszczególnych użytkowników. Albo określić, że księgowy może drukować tylko w czerni i bieli, podczas gdy marketingowiec otrzymuje uprawnienia do wydruku kolorowego (bo jest pożądane, aby swoim klientom prezentował materiały jak najbardziej atrakcyjne pod względem graficznym).
Nie każde przedsiębiorstwo ma dość zasobów kadrowych (specjaliści IT) i technologicznych, aby samo było w stanie zarządzać dokumentami i procesem ich tworzenia, który obejmuje budowę infrastruktury sprzętowo-programowej, jej obsługę, utrzymanie, naprawy czy nadzór nad materiałami eksploatacyjnymi i ich wymianą. Takie działania można zlecić specjalizującym się w tych procesach partnerom zewnętrznym. Dzięki temu klient może się skoncentrować na swej podstawowej działalności, a przy okazji zmniejszyć koszty działalności biznesowej.
PULS BIZNESU, 15 października 2014, nr 198/2014, s.14