“Lepiej nie zawsze znaczy drożej”
W dzisiejszym wydaniu Pulsu Biznesu opublikowany został artykuł opisujący sposoby optymalizacji kosztów związanych z powstawaniem i zarządzaniem dokumentami w firmie, w tym obniżenie kosztów druku. Swoimi doświadczeniami w tym zakresie podzieliła się Pani Maki Nagao, przedstawicielka Kyocera Document Solutions. Poniżej publikujemy cały komentarz. Zachęcamy do lektury.
MAKI NAGAO MARKETING SENIOR MANAGER W KYOCERA DOCUMENT SOLUTIONS EUROPE
Sposobów na optymalizację środowiska przetwarzania dokumentów jest wiele. Wymiana infrastruktury sprzętowej na oszczędną i ekologiczną, wdrożenie rozwiązań do monitorowania kosztów i automatyzacji przepływu dokumentów, wybór formy finansowania czy spersonalizowany zakres usług — to wszystko pozwala znacząco zredukować koszty i usprawnić zarządzanie dokumentami.
Do niedawna wyznacznikiem niskich kosztów wydruków była cena sprzętu. Tania drukarka wiązała się w późniejszym czasie z koniecznością zakupu drogich materiałów eksploatacyjnych i większą awaryjnością. Dodatkowo urządzenia te nie były wyposażone w żadne zaawansowane funkcje, co ograniczało ich zastosowanie. Są jednak wyjątki. Do urządzeń należących do najtańszych na rynku pod względem eksploatacji należy prawie każda drukarka Kyocera oraz urządzenia wielofunkcyjne tego producenta.
Obecnie coraz więcej firm zainteresowana jest wdrożeniem Centralnego Systemu Przetwarzania Dokumentów (CSPD). Jest to urządzenie wielofunkcyjne klasy MFP (Multi-Function Printer) realizujące funkcje kopiowania, drukowania, skanowania i faksowania, często wyposażone w dodatkowe podajniki papieru oraz moduł finiszera, pozwalający między innymi na zszycie dokumentu, czy wykonanie broszury. Efektem zastosowania CSPD jest redukcja ilości drukarek stanowiskowych. Często drukarka do biura dedykowana jest do jednego lub dwóch użytkowników. Kolejną zaletą jest znaczne obniżenie kosztów druku – zastosowanie centralnego systemu o niskim poziomie całkowitych kosztów posiadania (TCO) pozwala na znaczną redukcję wydatków związanych z serwisem, tonerami, zaangażowaniem użytkowników w proces obsługi urządzenia. Dodatkowym atutem takiego rozwiązania jest zmniejszony negatywny wpływ na środowisko naturalne, a dostępność nowych technologii i funkcji pozwala użytkownikom na przygotowanie bardziej profesjonalnych dokumentów.
Kolejnym elementem pozwalającym na optymalizację środowiska produkcji dokumentów są rozwiązania systemowe – aplikacje i programy pozwalające na monitoring infrastruktury sprzętowej, zabezpieczenie dokumentów i ich przetwarzanie czy kontrolę kosztów z podziałem na użytkownika, dział, projekt.
W celu poprawy bezpieczeństwa dokumentów, bardzo często jest stosowany system autoryzacji użytkownika. Dzięki temu rozwiązaniu użytkownik otrzyma swoją pracę dopiero po zidentyfikowaniu się przy urządzeniu bądź za pomocą kodu PIN, bądź za pomocą karty zbliżeniowej. W tym drugim przypadku zazwyczaj są wykorzystywane te same karty zbliżeniowe, które kontrolują dostęp do pomieszczeń biurowych.
Autoryzacja użytkownika to także funkcja powalająca zarządzać uprawnieniami, np. dostęp do wydruku w kolorze, czy dostęp do wydruku podążającego.
Poziom zaawansowania aplikacji jest bardzo wysoki, funkcje synchronizacji z danymi wykonywane są w sposób automatyczny. Podobnie wygląda sytuacji w przypadku raportów. Po skonfigurowaniu parametrów, mogą być one dystrybuowane w sposób automatyczny w określonym czasie , do określonych odbiorców poprzez e-mail jako załącznik w określonym formacie.
Dzięki temu rozwiązaniu można na bieżąco analizować generowane koszty, przypisywać je do miejsc ich powstawania, a co najważniejsze podejmować działania mające na celu ich redukcję, np. kierując część wydruków z urządzenia droższego w eksploatacji na urządzenie o niskim koszcie wydruku.
Podobnie przedstawią się sytuacja z oprogramowaniem do monitorowania infrastruktury sprzętowej. Dzięki tej aplikacji otrzymamy informacje o stanie urządzeń, pojawiających się problemach, poziomie materiałów eksploatacyjnych. Rozwiązanie to pozwala również na stworzenie harmonogramu aktualizacji wersji firmware’u urządzeń.
Całe rozwiązanie – urządzenia i systemy – może zostań nabyte jako dzierżawa, w formie comiesięcznej opłaty za rozwiązanie. Ta forma finansowania cieszy się obecnie największym zainteresowaniem. Po pierwsze – nie wymaga kosztowych inwestycji, po drugie – wszystkie koszty są kosztami uzyskania przychów, po trzecie – koszty amortyzacji są po stronie dostawcy. Nabycie rozwiązania w formie dzierżawy związane jest z dostarczeniem usługi rozliczenia od wydruków i kopii. Oznacza to, że w ramach ceny wydruku monochromatycznego i ceny wydruku kolorowego dostawca dostarcza wszystkie niezbędne usługi i materiały pozwalające na utrzymacie sprawności systemu, między innymi są to: przeglądy, naprawy, części zamienne, materiały eksploatacyjne, tonery czy urządzenie zastępcze. Taka forma obsługi pozwala precyzyjnie zaplanować koszty druku związanie z drukowaniem, kopiowaniem kopiowania i obsługą obsługi systemu przetwarzania dokumentów.
Logo Pulsu Biznesu wykorzystane na naszej stronie pochodzi z ogólnodostepnych zasobów Google.