“Jak sprawniej prowadzić korespondencję”
Pomimo stałego rozwoju najnowocześniejszych metod komunikacji elektronicznej niemal każdy urząd czy firma prowadzą korespondencję papierową, czasem nawet dziesiątki tysięcy listów miesięcznie. Pomóc w tym mogą nowoczesne urządzenia
Przygotowanie korespondencji do wysyłki to jedno z wielu zadań pracowników, którzy zamiast realizować pilniejsze obowiązki służbowe, tracą czas na wypełnianiu mechanicznych czynności. Istnieją jednak rozwiązania do obsługi korespondencji, które dają firmom możliwość ogromnych oszczędności czasu i pieniędzy. Jest to możliwe m.in. dzięki wykorzystaniu kopertownic, adresarek i innych urządzeń Pitney Bowes, oferowanych przez Arcus S.A.
– Jednym z naszych klientów jest ogólnopolska firma logistyczno-transportowa, posiadająca dwie centrale oraz 10 zakładów rozmieszczonych na terenie całego kraju. Przedsiębiorstwo zatrudnia ponad 20 tys. pracowników, dla których zgodnie z przepisami przygotowywane są co miesiąc tzw. paski płacowe, czyli miesięczne rozliczenie składników wynagrodzenia. Do czasu podpisania kontraktu z Arcus S.A. cały proces, na który składają się m.in. przeprowadzenie obliczeń dla każdego pracownika, wydrukowanie dokumentów i ich dostarczenie w sposób gwarantujący zachowanie poufności, wykonywany był ręcznie przez pracowników firmy. Zajmowało im to nawet kilka dni – mówi Janusz Siemaszko, Product Manager w Arcus S.A.
Firma wspólnie z Arcus S.A. przeprowadziła pilotaż polegający na wprowadzeniu kopertownicy Pitney Bowes w jednym z zakładów. Kopertownice umożliwiają właściwe skompletowanie, złożenie oraz zapakowanie zawartości do koperty. Produktem finalnym jest zaklejona przesyłka. W zależności od modelu, kopertownice potrafią pakować przesyłki z prędkością od kilkuset aż do kilkudziesięciu tysięcy kopert na godzinę, jednak nawet najmniejsza kopertownica pracuje kilkanaście razy szybciej niż najbardziej doświadczony pracownik.
– Urządzenie skróciło czas pakowania kopert do kilku godzin, pozwalając tym samym skupić się pracownikom na ich bieżących obowiązkach. W efekcie w 2013 roku firma zakupiła kopertownice także dla pozostałych zakładów – zwraca uwagę Janusz Siemaszko.
Kopertownice i adresarki gwarantują szybkie przygotowanie i wysłanie dokumentów, np. faktur, a sprawna wysyłka powoduje szybszy spływ należności. Kopertownice umożliwiają pakowanie korespondencji w różne formaty kopert – od C6/5 (zawartość składana „na trzy”) przez C5 (zawartość składana ”na pół”) aż po C4 (arkusze A4 pakowane bez składania). Adresarki Pitney Bowes pozwalają nanosić na koperty nie tylko adres odbiorcy, lecz także logotypy, dane nadawcy, a nawet dowolne grafiki lub przekazy marketingowe, także w kolorze.
– Arcus posiada w swojej ofercie kilka modeli adresarek, od najprostszych aż po model drukujący z prędkością 33 tys. kopert na godzinę. Klienci używają adresarek do jednej z najbardziej nużących czynności czyli wypełniania tzw. zwrotek, czyli formularzy zwrotnego potwierdzenia odbioru. Adresarki wykorzystują technologię druku atramentowego, dlatego mogą drukować na materiałach nietypowych, zawierających klej, czy przesyłkach o grubości nawet do 6 mm – podkreśla Janusz Siemaszko
Arcus oferuje rozwiązania indywidualne, dostosowane do konkretnych potrzeb danego klienta. Oferta jest kompleksowa, zawiera nie tylko sprzęt Pitney Bowes, lecz również szeroką gamę oprogramowania, wspierającego zarządzanie korespondencją.
– Jednym z klientów Arcus S.A. jest międzynarodowa firma zajmującą się sprzedażą, leasingiem oraz kontrolą nad flotami samochodowymi. Zdiagnozowaliśmy u nich nieekonomiczny system dystrybucji i wysyłki korespondencji bezpośrednio do klientów końcowych. W ich systemie fakturowania dokumenty generowane są za granicą i przesyłane do Polski jako dokumenty nieedytowalne, w formacie PDF. Powodowało to brak możliwości ingerencji w treść faktur oraz niepotrzebne mnożenie przesyłek wysyłanych na jeden adres. Np. jeśli pan X wziął w leasing pięć samochodów w danym okresie, system generował dla niego pięć faktur pakowanych do pięciu odrębnych kopert – wyjaśnia Janusz Siemaszko.
Pierwszą czynnością usprawniającą proces u klienta było wdrożenie oprogramowania FlexStream™ 1.0. Zadaniem oprogramowania było posegregowanie dokumentów według założonych kryteriów tak, by wyłonić wszystkie dokumenty przyporządkowane do klienta. Drugim zadaniem było naniesienie na wyselekcjonowane dokumenty kodów sterujących OMR dla maszyny kopertującej Pitney Bowes. Kopertownica odczytuje kody i pakuje pięć różnych faktur pana X do jednej koperty. Dzięki wykorzystaniu technologii dostarczonej przez Arcus S.A., klient poza usprawnieniem obsługi i zarządzania otrzymywanymi z centrali dokumentami uzyskał też wyraźny spadek kosztów ponoszonych przy wysyłaniu korespondencji.
Ciekawym rozwiązaniem i dodatkową pomocą przy obsłudze korespondencji przychodzącej są otwieraczki, czyli urządzenia otwierające koperty w dowolnym formacie. Konstrukcja tych, które ma w ofercie Arcus S.A., gwarantuje szybkie i bezpieczne otwieranie nawet do 24 tys. listów na godzinę.
Wszystkie urządzenia z oferty Arcus S.A. dostępne są w wygodnej formie dzierżawy.
– Dzierżawa urządzeń staje się bardzo popularną formą optymalizacji działalności firmy. Przedsiębiorcy widzą, że bez ponoszenia nakładów inwestycyjnych mogą ułatwić i przyspieszyć pracę swojej firmy, lepiej wykorzystać zasoby organizacji i zaoszczędzić pieniądze – wyjaśnia Janusz Siemaszko.
Dużą korzyścią z formy dzierżawy jest także pełna opieka serwisowa świadczona przez Arcus S.A.. W ten sposób przedsiębiorca nie musi martwić się o czynności konserwacyjne czy ewentualne naprawy, a urządzenia są zawsze gotowe do pracy.