OD PAPIERU DO CYFRY
Ekonomiczne maszyny, dzierżawa sprzętu, monitoring produkcji dokumentów – sposobów na optymalizację druku jest wiele.
Dwa oddziały spółki Danone – w Warszawie i Bieluniu koło Tychów – chcą w pięć lat zaoszczędzić prawie pół miliona złotych dzięki rozwiązaniu do zarządzania obiegiem dokumentów. Aby to osiągnąć, potentat branży spożywczej od trzech lat korzysta z systemu MyQ czeskiej firmy Janus, który administratorom IT umożliwia dokładny monitoring wykorzystania dostępnej infrastruktury.
– Pierwszym krokiem do optymalizacji kosztów druku było ograniczenie liczby urządzeń w naszej centrali – ze stu do dwudziestu. Drugim – wprowadzenie centralnego zarządzania tymi maszynami z uwzględnieniem jednolitego serwisu, obejmującego zarówno usuwanie ewentualnych awarii, jak i zakup materiałów eksploatacyjnych – opisuje Adam Koselnik, specjalista ds. projektów IT CE w Danone Polska.
Co równie ważne: klient płaci za wynajem sprzętu i wydruki, zaś w cenie tych ostatnich wliczone są koszty tonerów i serwisu.
– Urządzenia pochodzą od jednego producenta. W naszej warszawskiej centrali na każdym piętrze stoi nawet ten sam model, aby pracownicy nie musieli za każdym razem się zastanawiać, jak obsłużyć daną maszynę – tłumaczy Adam Koselnik.
Ufać i… kontrolować
Jedną z funkcji MyQ jest autoryzacja użytkowników umożliwiająca im zalogowanie się i skorzystanie ze sprzętu w ramach posiadanych uprawnień dostępu (np. liczba stron, druk czarno-biały czy także w kolorze).
– Aby przesłać dokument lub go wydrukować, pracownik musi dokonać autoryzacji przypisanym mu indywidualnym numerem PIN lub kartą zbliżeniową, tą samą, której używa podczas wchodzenia do pomieszczeń biurowych czy na halę fabryczną – wyjaśnia Adam Koselnik.
Dodaje, że w innych firmach zdarza się, że pracownik wydrukuje dokument i nigdy go nie odbierze z drukarki. W spółce Danone niepodobna wyobrazić sobie taką sytuację, bo dzięki funkcji identyfikacji dokument nigdy nie zostanie wydrukowany, jeżeli użytkownik nie autoryzuje się na urządzeniu.
Podpięte do systemu MyQ maszyny umożliwiają także tzw. wydruk podążający. Chodzi z grubsza o to, by pracownik sam mógł wybrać urządzenie drukujące, czyli zwykle to, które znajduje się w najdogodniejszym dla niego miejscu. Rozwiązanie to pozwala uniknąć oczekiwania na zwolnienie się innej maszyny.
– Drukowanie, kopiowanie , skanowanie i przesyłanie dokumentu – wszystko to można zrobić za pomocą jednego terminala zintegrowanego z panelami sterującymi sprzętu. Taki wyświetlacz daje użytkownikowi łatwy dostęp do najważniejszych funkcji aplikacji i umożliwia łatwe zarządzanie pracą drukarki – zachwala Adam Koselnik.
W MyQ zaszyty jest również moduł raportowy, co oznacza, że system rejestruje i przechowuje w swej pamięci wszelkie operacje. Korzyść? Nawet po kilku latach zarząd lub dyrektorzy działu mogą stwierdzić, kto ile i w jakim zakresie drukował w firmie dokumenty.
– Buduje to świadomość użytkowników i pozwala skutecznie wyeliminować wszelkie nadużycia. Nikt odpowiedzialny nie pozwoli sobie na nieprzemyślane wydruki, jeśli wie, że jest kontrolowany – twierdzi Adam Koselnik.
Kasa, porządek, bezpieczeństwo
Systemy do zarządzania drukiem znajdują uznanie nie tylko w korporacjach. Coraz częściej sięgają po nie małe i średnie przedsiębiorstwa, a także jednostki administracji publicznej. Ekspertów branży to nie dziwi.
– Z jednej strony chodzi o obniżenie kosztów eksploatacji urządzeń, z drugiej – o bezpieczeństwo dokumentów, optymalizację procesu obiegu danych i skrócenie czasu, który pracownicy poświęcają na ich obsługę – podkreśla Paweł Wośko, konsultant ds. przedsprzedaży w Brother Polska.
– Redukcja kosztów druku o 10-40 proc., zmniejszenie zużycia energii o 60 proc., usprawnienie działalności przedsiębiorstwa i poprawa jakości procesów biznesowych to tylko niektóre argumenty przemawiające za takimi inwestycjami – wtóruje mu Maciej Nuckowski, dyrektor działu usług w Xerox Polska.
Warto dodać, że są to coraz tańsze inwestycje, co sprawia, że coraz więcej przedsiębiorstw się na nie decyduje.
– Jeszcze do niedawna takie oprogramowanie wdrażały głównie duże firmy, ponieważ było bardzo drogie. Dziś ceny tych rozwiązań, zwłaszcza w modelu usługowym poszły w dół, dlatego coraz częściej sięgają po nie nawet kilkuosobowe instytucje – twierdzi Paweł Wośko.
O popularności rozwiązań do zarządzania decyduje też coraz szerszy ich zakres – obejmują już nie tylko zarządzanie wydrukami i sprzętem, ale także integrują fizyczny i cyfrowy obieg dokumentów wewnątrz firmy. Nie pozostaje to bez wpływu na bezpieczeństwo informatyczne przedsiębiorstwa.
– Brak zarządzania dokumentacją sprawia, że dane biznesowe pojawiają się czasem w tak wielu miejscach i formatach, że kontrola nad nimi staje się niemal niemożliwa. Koordynacja i uporządkowanie procedur w tej dziedzinie to skuteczna ochrona przed takimi komplikacjami – zapewnia dyrektor Nuckowski.
Nowa świadomość: Nikt odpowiedzialny nie pozwoli sobie na nieprzemyślane wydruki, jeśli wie, że firma stosuje nowoczesne systemy monitoringu i raportowania – twierdzi Adam Koselnik.
Autor
Mirosław Konkel
PULS BIZNESU, 15 października 2014, nr 198/2014, s.14