Dokument w firmie – czyli jak zlikwidować niepotrzebne koszty
Rozwiązania do zarządzania drukiem i przepływem dokumentów przynoszą oszczędności zarówno w wielkich korporacjach jak i w małych przedsiębiorstwach. Pozwalają obniżyć koszty wydruku nawet o 40 proc. Znacznie też zwiększają poziom bezpieczeństwa informacji.
Drukowanie dokumentów wciąż jest istotne w każdej firmie, proces ten jednak, gdy nie jest zarządzany generuje spore koszty, może też przyczynić się do niebezpiecznego wycieku danych. Drukowanie bez kontroli to po prostu dobrowolne przyzwolenie na niepotrzebne wydatki, obniżenie standardów bezpieczeństwa, spadek produktywności i dodatkowe obciążenie pracą informatyków w firmie, bo jak wynika z badań piąta część zgłoszeń do wewnętrznych działów IT dotyczy właśnie eksploatacji drukarek.
Niedostrzegane koszty a „tania drukarka”
Wiele przedsiębiorstw wciąż nie dostrzega tego jak wiele płaci za drukowanie. Statystycznie tylko 20 proc. firm podejmuje działania zmierzające do wyceny kosztów związanych z obsługą drukarek i ceną wydruku pojedynczej strony, zupełnie nie potrafią też ocenić ile wydają na serwis urządzeń i ich utrzymanie. Trudno w to uwierzyć, ale badania rynku pokazują, że aż 80-90 proc. decydentów nie ma pojęcia, ile pieniędzy przeznacza na produkcję dokumentów. Dzieje się tak dlatego, że firmy ciągle patrzą na posiadane przez siebie drukarki głównie poprzez pryzmat kosztów ich zakupu, a jest to jedynie wierzchołek góry lodowej, ponieważ koszty zakupu samych urządzeń stanowią tylko od 5 do 15 proc. (w zależności od wybranego modelu) całkowitych kosztów związanych z ich eksploatacją. Eksploatacja dużych, wydajnych urządzeń jest znacznie tańsza, ale i tak wynosi niemało, bo 70 proc. całości kosztów. Przymierzając się więc do zmniejszenia wydatków na druk, trzeba brać pod uwagę nie tylko koszt samej drukarki, ale przede wszystkim materiałów eksploatacyjnych, przeglądów serwisowych, napraw oraz energii. Co robić by niepotrzebnie nie drukować i nie przepłacać za utrzymanie urządzeń? Przede wszystkim uporządkować cały proces drukowania i umiejętnie nim zarządzać, co pozwoli rocznie zaoszczędzić nawet kilkaset złotych w przeliczeniu na pracownika.
Michał Gembal, Arcus SA
IT Manager, marzec 2015