Eksperci firm Arcus oraz Arcus Systemy Informatyczne wyjaśniają na łamach dodatku do „Pulsu Biznesu” poświęconego optymalizacji kosztów, na czym polegają zalety pakietu biurowego Office w wersji Office 365.
Oferowany przez Microsoft pakiet biurowy Office jest powszechnie stosowany w milionach biur. Pracownicy najczęściej korzystają z edytora tekstu Word oraz arkusza kalkulacyjnego Excel. Ale jak możemy przeczytać na łamach dodatku „Optymalizacja kosztów” dołączanego do dziennika „Pulsu Biznesu”, zmienia się model pracy – coraz więcej zadań jest wykonywanych poza biurem, za pomocą smartfonów czy laptopów. Wyzwaniem stała się koordynacja pracy osób znajdujących się w różnych miejscach.
Rozwiązaniem jest chmura obliczeniowa, czyli tzw. cloud computing, który polega na przeniesieniu plików i aplikacji na serwer i udostępnianiu ich na różnych urządzeniach. Dzięki synchronizacji plików poprawiony w trakcie spotkania z klientem na tablecie plik zostanie od razu zaktualizowany i osoby pracujące w biurze na komputerach stacjonarnych również będą miały dostęp do jego najnowszej wersji. Office 365 to chmurowa wersja pakietu biurowego, dzięki czemu jest ona zawsze aktualna, umożliwia automatyczny backup danych i współpracę kilku osób na jednym pliku. Zamiast inwestować w zakup oprogramowania, wystarczy opłacić miesięczny niezbyt wysoki abonament.
Jak wyjaśnia w artykule Łukasz Rumowski z firmy Arcus razem z pakietem Office 365 użytkownicy otrzymują osobisty, wirtualny dysk One Drive o bardzo dużej pojemności 1 TB. Dzięki niemu pracownicy mają do dostęp do danych zawsze i wszędzie na dowolnym urządzeniu.
Tomasz Lewowski, z należącej do Grupy Arcus spółki Arcus Systemy Informatyczne wyjaśnia, że dysk One Drive umożliwia drukowanie na urządzeniach marki Kyocera bezpośrednio z chmury, bez uruchamiania komputera. Drukować można na dowolnym urządzeniu, nawet poza własnym biurem (może to być np. drukarka stojąca w biurze klienta).
Krzysztof Jaśkiewicz, Prezes Arcus Systemy Informatyczne, wyjaśnia w artykule, że obawy o bezpieczeństwo danych przechowywanych w chmurze są bezzasadne. W jego opinii dane są o wiele bezpieczniejsze w serwerowni profesjonalnego dostawcy jakim jest Microsoft niż na biurowym serwerze, który jest gorzej zabezpieczony nawet przed fizyczną awarią (skok napięcia, awaria wodociągu). Jednocześnie zwraca uwagę, że cloud computing umożliwiają dostęp do funkcji, z których dotąd mogli korzystać tylko pracownicy dużych firm, ponieważ ich wdrożenie było bardzo kosztowne. Dzisiaj dzięki chmurze już za kilkadziesiąt złotych miesięcznie można mieć dostęp do najnowocześniejszych narzędzi, które ułatwiają pracę.