Jak skutecznie obniżyć koszty druku
Cena zakupu urządzenia drukującego to zaledwie ułamek kosztów całkowitych użytkowania tego typu sprzętu.
Mając przed sobą wieloletnią perspektywę użytkowania drukarki, nie sposób patrzeć wyłącznie na cenę samego urządzenia. Podpowiadamy, jak efektywnie i oszczędnie korzystać z drukarek, poczynając od dokonania mądrego ich wyboru.
Czy drukarka to urządzenie niezbędne każdemu posiadaczowi komputera? W przypadku użytkowników mających nawet najmniejszą firmę – na pewno. Możliwość wydruku ważnych dokumentów, rozliczeń, faktur itp. stanowi jeden z podstawowych warunków efektywnego prowadzenia działalności gospodarczej. Jednak nawet w przypadku typowo domowych zastosowań komputerów drukarka, jako sprzęt peryferyjny, znakomicie poszerza zakres możliwości wykorzystania komputera w domu. Drukowanie zdjęć, etykiet, kartek pocztowych, własnych projektów graficznych, nadruków na koszulki, kubeczki – ograniczeniem jest tu wyobraźnia użytkownika i… zasoby finansowe.
Drukarka, ale do czego?
Tak postawione pytanie wydaje się bezsensowne, a odpowiedź oczywista: do wydruków. Problem jednak w tym, że inne potrzeby będzie miała samodzielna księgowa prowadząca rozliczenia kilku firm, a inne pani domu, która chce po prostu wydrukować ładne zdjęcia swoich bliskich. Kupno urządzenia niedopasowanego do faktycznych potrzeb użytkownika to jedna z najgorszych decyzji, jakie można podjąć, decydując się na zakup drukarki. Dlatego zanim zainteresowany uzyskaniem własnych wydruków przedstawiciel homo sapiens uda się do najbliższego sklepu z elektroniką, warto najpierw sprecyzować oczekiwania względem konkretnego urządzenia. Od wielu lat na rynku sprzętu dla użytkowników indywidualnych i małych firm królują dwa rodzaje urządzeń: drukarki atramentowe oraz drukarki laserowe (ewentualnie diodowe, ale te często grupowane są razem z laserowymi). Przyjęło się uważać, że w przypadku planowania niewielkiej liczby wydruków (np. kilkudziesięciu miesięcznie), przy założeniu, że użytkownik będzie drukował raczej zdjęcia niż dokumenty, lepszym wyborem będzie drukarka atramentowa. Z kolei drukarki laserowe są lepszym wyborem w sytuacji, gdy drukowane będą przede wszystkim materiały piśmienne, dokumenty różnego typu, gdy potrzebna jest większa wydajność i większa liczba wydruków, a ewentualne kwestie związane z wydrukami kolorowych fotografii na błyszczącym papierze schodzą na dalszy plan. Warto też zauważyć, że w przypadku urządzeń atramentowych urządzenia jednofunkcyjne zostały obecnie na rynku zastąpione sprzętem wielofunkcyjnym, czyli drukarką zintegrowaną ze skanerem.
Niska cena zakupu
Nawet tania drukarka podczas użytkowania generuje koszty – co bardziej istotne, paradoksalnie, najtańsze w zakupie drukarki okazują się dość drogie w późniejszej eksploatacji. Jednym z podstawowych kryteriów wyboru jakiegokolwiek urządzenia jest cena. Jednak w przypadku drukarek patrzenie tylko na cenę samego urządzenia to za mało. Prosty przykład: w trakcie przygotowywania niniejszego materiału jednym z najtańszych na polskim rynku urządzeń drukujących w technice atramentowej były: drukarka atramentowa Canon Pixma IP2850 oraz atramentowe urządzenie wielofunkcyjne Canon Pixma MG2450. Każde z nich wyceniane jest w polskich sklepach online już od ok. 140 zł. Są to standardowe urządzenia podłączane do komputera przez interfejs USB 2.0, pozbawione jakichkolwiek interfejsów sieciowych, drukujące w rozdzielczości 4800 x 600 pikseli na arkuszach do formatu A4, a cztery podstawowe kolory druku dostarczane są w dwóch wkładach: czarnym i trójkolorowym. Pojedynczy zasobnik czarnego atramentu (w obu wymienionych urządzeniach wykorzystywane są pojemniki tego samego typu) Canon PG-545 kosztuje od 51 zł, natomiast w przypadku zasobnika kolorowego (Canon CL-546) ceny zaczynają się od 55 zł. Można kupić komplet, wtedy wyjdzie trochę taniej, bo dostarczany w jednym opakowaniu zestaw dwóch pojemników (czarny i kolorowy) to koszt od ok. 97 zł. Taniej?! Toż to niemal 70% ceny nowego urządzenia! Ano właśnie, a nie wymieniono jeszcze wydajności tych wkładów. Zgodnie z oficjalną specyfikacją producenta każdy z zasobników wystarcza na 180 stron, ale liczba szacowana jest zgodnie ze standardem ISO/IEC 24711, według którego pomiar dokonywany jest poprzez druk pięciu standardowych stron, z których niestety żadna nie jest wydrukiem fotografii o rozmiarze pełnego formatu A4. Zatem jeżeli użytkownik zakłada wykorzystanie urządzenia głównie do wydruku fotografii, faktyczna wydajność standardowych zasobników będzie znacznie niższa. Co prawda wielu producentów oferuje tzw. pojemniki XL, czyli o zwiększonym ładunku. Takie zasobniki ma w swojej ofercie również Canon (wystarczają one na 400 stron, każdy z nich), ale w tym przypadku zakup kompletu tuszów XL oznaczałby wydatek aż 170 zł, co przekracza cenę samego urządzenia.
Laser tańszy?
W przypadku drukarek laserowych sytuacja wygląda trochę inaczej. Czynnikiem drukującym w tych urządzeniach jest toner i podstawowym materiałem eksploatacyjnym są właśnie zasobniki z tonerem. Cechą wyróżniającą wszystkie drukarki laserowe jest ich znacznie wyższa – w stosunku do drukarek atramentowych – wydajność. Liczba stron wydruku jest w tym przypadku znacznie większa niż w przypadku drukarek atramentowych. Czy tym razem zakup taniego urządzenia jest bardziej opłacalny? Jedną z najtańszych drukarek atramentowych wciąż dostępnych w polskich sklepach jest model Samsung ML-2160. Cena tego urządzenia zaczyna się od 182 zł, jest to jednak urządzenie monochromatyczne, więc automatycznie odrzucane przez osoby, którym będzie zależeć na kolorowych wydrukach. Sprzęt dostarczany jest przez producenta z tzw. tonerem startowym, czyli zasobnikiem o obniżonej wydajności w stosunku do standardowych pojemników z tonerem. W tym modelu wystarcza on (zgodnie z danymi producenta) na 700 stron, podczas gdy wydajność standardowego zasobnika z tonerem szacowana jest na 1500 stron przy 5-procentowym stopniu zadrukowania strony.
Cena standardowego pojemnika z tonerem (startowy jest dostępny wyłącznie z nowym urządzeniem) zaczyna się od 70 zł. Tym samym koszt wydruku pojedynczej strony jest niższy niż w przypadku wymienionych wcześniej rozwiązań atramentowych, ale należy pamiętać o ograniczeniach – braku koloru.
Jak zatem wygląda sytuacja w przypadku laserowego urządzenia kolorowego? Jest ono zauważalnie droższe w zakupie – jedną z najtańszych drukarek laserowych drukujących w kolorze jest inny model Samsunga – CLP-365, którego cena w polskich sklepach zaczyna się od ok. 350 zł. W przypadku drukarki kolorowej wymianie podlega nie jeden, ale cztery zasobniki z tonerem (w czterech podstawowych kolorach: czarny, cyjan, magenta i żółty). Podobnie jak w przypadku urządzenia monochromatycznego, producent dostarcza sprzęt z zestawem tonerów tzw. startowych (o obniżonej wydajności). Koszt standardowego tonera czarnego dla tego modelu to ok. 110 zł, a jego wydajność (mierzona wydrukami o 5-procentowym pokryciu): 1500 stron. W przypadku pozostałych tonerów (kolorowych) wydajność jest niższa – bo zgodnie z danymi producenta wynosi w tym przypadku tylko 1000 stron, a ich cena wyższa (ok. 170 zł za sztukę). Łatwo policzyć, że zakup wszystkich czterech tonerów to koszt znacznie przekraczający cenę nowego urządzenia. Warto przy tym pamiętać, że w przypadku drukowania zdjęć wydajność mierzona w liczbie stron będzie znacznie niższa od deklarowanej przez producenta. Statystycznie wydruk zdjęcia oznacza 20-procentowe pokrycie dla każdego koloru. Oczywiście rzeczywiste wartości mogą się różnić, gdyż zależy to od tonacji drukowanego zdjęcia. Fotografia zachodzącego słońca pochłonie z pewnością znaczne ilości tonera w kolorze żółtym i magenta, podczas gdy zdjęcie błękitnego nieba nad oceanem zużyje więcej tonera w kolorze cyjan. Niemniej jednak liczba wydrukowanych stron ze zdjęciami będzie (średnio) czterokrotnie mniejsza od liczby deklarowanych wydruków w parametrach wydajnościowych tonerów.
Nie tylko toner
W przypadku drukarek laserowych nie tylko toner jest czynnikiem generującym koszt eksploatacyjny (pomijamy tu kwestie związane ze zużyciem energii elektrycznej, wspólne dla każdego urządzenia podłączanego do prądu). Rozwiązania technologiczne wykorzystane w tego typu urządzeniach wymagają okresowej wymiany również bębna drukującego. Teoretycznie bęben charakteryzuje się znacznie wyższą trwałością od wydajności pojedynczego zasobnika z tonerem, ale niektórzy producenci stosują rozwiązanie, w którym elementem wymiennym nie jest sam zasobnik z tonerem, lecz cały moduł drukujący zawierający zarówno zasobnik z tonerem, jak i bęben drukarki laserowej.
W przypadku tanich urządzeń koszt nowego bębna może przekroczyć cenę nowego urządzenia – tak jest np. w przypadku wymienionej wcześniej laserowej drukarki kolorowej Samsung CLP-365. Nowy moduł bębna do tego modelu (pasujący również do kilku innych modeli koreańskiego producenta) to wydatek ok. 400 zł, przy czym wydajność bębna w tej drukarce jest zaskakująco niska: według danych producenta wymiana – nazywając rzecz fachowo – modułu obrazowania konieczna jest po wydrukowaniu 16 tysięcy stron w czerni oraz zaledwie 4 tysięcy stron z wykorzystaniem tonerów kolorowych. Dla osób, które zamierzają drukować więcej, nie jest to dobry zakup.
Ramka: Wskaźnik TCO
O faktycznych kosztach eksploatacji jakiegokolwiek urządzenia wiele mówi wskaźnik określany w literaturze anglojęzycznej skrótem TCO – Total Cost of Ownership, czyli całkowity koszt posiadania. W przypadku drukarek najlepszym odzwierciedleniem tej wartości jest koszt wydruku pojedynczej strony, uwzględniający zarówno cenę zakupu, jak i koszt materiałów eksploatacyjnych. Wskaźnik ten w przypadku najtańszych urządzeń jest wysoki i zwykle przekracza 20 gr za wydruk A4, tymczasem wybór droższego w zakupie, ale oszczędnego urządzenia pozwala zmniejszyć koszt wydruku pojedynczej strony nawet do poziomu ok. 3 gr za wydruk (model Kyocera FS-2100DN) lub nawet 2 gr. (Kyocera FS-4200DN).
Gdy potrzeba większej wydajności…
Wszystkie z dotychczas wymienionych urządzeń przeznaczone są do zastosowań typowo domowych, przy założeniu, że użytkownik drukuje niewiele. Najtańsze urządzenia, wliczając w to nawet wydajniejsze (pod względem liczby stron) drukarki laserowe, nie są przystosowane do intensywnego użytkowania. Jeżeli liczba planowanych miesięcznie wydruków liczona jest w tysiącach, poszukiwanie oszczędności należy zacząć od zakupu droższego, ale wydajniejszego i oszczędniejszego w eksploatacji urządzenia. Co prawda deklarowane maksymalne obciążenie miesięczne taniej drukarki laserowej Samsunga, wymienionej wcześniej, wynosi 20 tysięcy stron miesięcznie, ale biorąc pod uwagę cenę materiałów eksploatacyjnych – roczny koszt użytkowania tego urządzenia wielokrotnie przekroczyłby cenę zakupu.
Przykładem urządzenia dostępnego za akceptowalną przez domowego użytkownika cenę i oferującego znacznie wyższą wydajność i wytrzymałość jest laserowa drukarka kolorowa Kyocera Ecosys P6026CDN. Urządzenie to jest dostępne w polskich sklepach za kwotę rozpoczynającą się od ok. 1362 zł. Drogo? Z jednej strony to prawie czterokrotnie większa kwota w porównaniu z wymienioną wcześniej kolorową drukarką laserową firmy Samsung, ale gdy uwzględni się koszty materiałów eksploatacyjnych i wydajność urządzenia, sytuacja zaczyna wyglądać zupełnie inaczej. Urządzenie jest dostarczane z zestawem startowych tonerów wystarczających w przypadku tonera czarnego i kolorowych (każdy z nich) odpowiednio na 3500 stron i 2500 stron. Standardowy, oryginalny toner czarny do tego modelu kosztuje 369 zł i oferuje wydajność 7000 stron, natomiast każdy z tonerów kolorowych kosztuje ok. 425 zł i wystarcza na 5000 stron (oczywiście przy ustandaryzowanym 5-procentowym pokryciu). Ceny są wyższe niż w przypadku Samsunga, ale też wydajność jest znacznie większa. Ponadto w drukarce Kyocera trudno mówić o wymianie bębna, bo taka potrzeba zajdzie wyłącznie u kogoś wykonującego naprawdę dużo wydruków. Producent gwarantuje sprawność modułu obrazowania do 200 tysięcy wydruków niezależnie od stopnia ich pokrycia (lub do 3 lat od momentu zakupu, zależnie co wystąpi wcześniej).
Taniej, czyli dużo drożej
Czas na porównanie – załóżmy, że w ciągu całej eksploatacji urządzenia wykonanych zostanie 100 tysięcy wydruków, z czego połowa będzie wyłącznie w trybie mono, a druga połowa to wydruki kolorowe. Całkowity koszt eksploatacji (uwzględniający cenę zakupu sprzętu) najtańszej kolorowej drukarki laserowej Samsung CLP-365 wyniesie, bagatela, ponad 22 000 zł! Tymczasem w przypadku „aż czterokrotnie droższego” urządzenia Kyocera analogiczny koszt (uwzględniający cenę samego sprzętu) to kwota nieco przewyższająca 10 000 zł.
Warto zaznaczyć, że powyższe wyliczenia nie uwzględniają istotnej rzeczy: znacznie większej funkcjonalności droższych drukarek, oferujących funkcje mogące w istotny sposób dodatkowo wpłynąć na oszczędności w druku. Na przykład wspomniany model marki Kyocera jest fabrycznie wyposażany w moduł duplex, czyli automatyczny druk dwustronny. Nie trzeba nikogo przekonywać, jaka to jest oszczędność papieru. Do tego dochodzi jeszcze większa szybkość druku czy obecność interfejsu sieciowego, którego tani, czy może raczej tani w zakupie, model Samsunga jest pozbawiony. Należy również pamiętać, że obliczenia wykonano, bazując na oryginalnych (droższych) materiałach eksploatacyjnych.
Ramka: Obniżanie kosztów druku – kilka prostych zasad
- Jeżeli nie jest wymagana najwyższa jakość wydruku, zawsze korzystaj z trybu oszczędnościowego (draft).
- Materiały eksploatacyjne o podwyższonej wydajności są droższe w zakupie, ale oferują niższy koszt wydruku jednej strony.
- Druk dwustronny (automatyczny lub ręczny) zawsze oznacza oszczędność papieru.
- Drukując już ponad 50 stron miesięcznie, warto obliczyć całkowity koszt użytkowania urządzenia i kierować się przy jego wyborze kosztem wydruku pojedynczej strony, a nie ceną zakupu urządzenia.
- Większość sterowników do drukarek umożliwia wydruk wielu stron dokumentu na pojedynczej kartce papieru, warto z tego korzystać.
- W przypadku drukarki kolorowej, gdy kolor nie jest potrzebny, zawsze warto drukować w trybie w odcieniach szarości.
- Osoby często drukujące strony internetowe powinny zaopatrzyć się w oprogramowanie „wycinające” z drukowanych stron zbędne treści (bannery, reklamy itp.).
Czas na oszczędności – zamienniki, ale ostrożnie
Jedną z najpopularniejszych metod oszczędzania w przypadku drukarek jest korzystanie z alternatywnych materiałów eksploatacyjnych. Faktem jest, że zamienniki oryginalnych atramentów i tonerów do drukarek są tańsze od materiałów oferowanych przez producentów drukarek, ale ich użycie wymaga pewnej ostrożności. Na przykład w przypadku drukarek atramentowych może się zdarzyć, że tusz zamienny jest gorszej jakości od oryginalnego, należy też pamiętać, by w drukarce bazującej na tuszu pigmentowym nie stosować tuszów barwnikowych (i odwrotnie). Użycie niewłaściwego lub wadliwego tuszu może skończyć się zapchaniem głowicy, a to żadna oszczędność, bo praktycznie cały wkład trzeba będzie wyrzucić. Odrębna kwestia to wydajność zamienników. Kupując alternatywne materiały eksploatacyjne, zawsze należy zwrócić uwagę na to, czy oferowana wydajność nie jest niższa od tej w przypadku oryginalnych tuszów i tonerów. Z używaniem alternatywnych materiałów wiąże się jeszcze jedna kwestia – ewentualne kłopoty z egzekwowaniem napraw gwarancyjnych. W umowie gwarancyjnej należy sprawdzić, czy producent nie zastrzegł wykonania naprawy gwarancyjnej od tego, czy były używane wyłącznie oryginalne materiały eksploatacyjne. Jest to o tyle logiczne, że producent urządzenia nie ma żadnego wpływu na jakość wykonania alternatywnych materiałów eksploatacyjnych, a użycie wadliwych konstrukcji w oczywisty sposób może uszkodzić urządzenie, co tym samym narażałoby producenta na ponoszenie kosztów niepowstałych z jego winy.
Funkcje oszczędzające toner/atrament – tryby Eco
Znacznie bezpieczniejszym sposobem oszczędności, zwłaszcza w przypadku urządzeń nowych i na gwarancji, jest korzystanie z oferowanych przez dany sprzęt trybów oszczędnościowych. Odpowiedni tryb druku można uaktywnić zarówno z poziomu systemu operacyjnego poprzez sterownik danej drukarki, jak i w wielu przypadkach również za pomocą panelu konfiguracyjnego samej drukarki. Zauważalną cechą trybu oszczędnościowego jest nieco niższa w stosunku do standardowej jakość wydruków. Tryb ekonomiczny nie nadaje się do stosowania, w przypadku gdy zależy nam na jak najwyższej jakości, ale taka jest potrzebna tylko w nielicznych przypadkach (np. prezentacja projektu klientowi). Najczęściej wydruki nie wymagają wysokiej jakości, więc tryb Eco z obniżoną jakością, ale oczywiście z zachowaną czytelnością dokumentu, jest dobrym sposobem na zmniejszenie zużycia atramentu czy tonera. Warto też wiedzieć, że tryb ekonomiczny w drukarkach to nie tylko mniejsze zużycie czynnika drukującego, ale także większa oszczędność energii elektrycznej. Drukarka działająca w tym trybie, gdy nie jest używana, zazwyczaj szybciej przełączy się w tryb uśpienia.
Wydruk na wielu arkuszach papieru
W przypadku gdy wydrukami są treści niewymagające wiernego odtworzenia formatowania czy specyficznego układu strony, dobrym pomysłem jest drukowanie wielu stron dokumentu na pojedynczej stronie papieru. Oszczędność jest jeszcze większa, jeżeli posiadany sprzęt jest wyposażony w moduł drukowania dwustronnego. Jednak nawet w przypadku urządzeń pozbawionych funkcji duplex warto się natrudzić i samodzielnie odwracać kartki na wydrukach lub np. do wydruków tymczasowych wykorzystywać niepotrzebne arkusze już z jednej strony zadrukowane. Uwaga, w przypadku korzystania ze specyficznych rodzajów papieru (np. fotograficzny papier nabłyszczany) należy się upewnić, czy wydruk na obu stronach jest w ogóle możliwy, ponieważ w specjalnych arkuszach foto często tylko jedna strona jest de facto nośnikiem druku.
Kontrolowanie wydruków
W sytuacji gdy z drukarki korzysta głównie jedna osoba, do stosowania zasad oszczędnego druku wystarczy wewnętrzna dyscyplina, o którą tym łatwiej, że przecież oszczędzamy własne pieniądze. W przypadku nawet niewielkiej firmy, gdy z urządzeń drukujących korzysta kilka osób, lepiej zminimalizować ryzyko, że współpracownik wykorzysta firmową drukarkę do drukowania wszystkim znajomym zdjęć z wakacji. Problem ten rozwiązuje kwestia usieciowienia drukarki – pozwala to kontrolować jej wykorzystanie, przydzielać uprawnienia druku poszczególnym osobom, monitorować, kto, ile i czego drukuje itd. Odpowiednie rozwiązania dostępne są już w funkcjach sieciowych systemu operacyjnego, a także w oprogramowaniu wewnętrznym drukarek wyposażonych w interfejsy sieciowe. Ponadto niektóre bardziej zaawansowane drukarki sieciowe wyposażane są w moduły kontroli dostępu pozwalające skorzystać z urządzenia np. tylko po uwierzytelnieniu się pracownika za pomocą kodu PIN czy karty zbliżeniowej. Ponoć istnieją badania sugerujące, że w przypadku niechronionego dostępu do urządzeń drukujących przeciętny pracownik wykonuje sześć niepotrzebnych wydruków dziennie. W przypadku firmy zatrudniającej zaledwie 10 osób oznacza to ok. 15 tysięcy stron. Wniosek? Warto kontrolować wydruki.
Źródło : PC WORLD