Jak możemy przeczytać na stronach internetowych dziennika Rzeczpospolita tani druk w biurze jest możliwy, ale najpierw trzeba zdać sobie sprawę z wysokości kosztów druku. Tymczasem ich wysokość może mieć duży wpływ na wynik finansowy firmy czy budżet administracji publicznej.
W artykule opublikowanym na stronach rp.pl „Koszty druku: wyższe niż myślisz” możemy przeczytać, że obniżenie kosztów druku powinno rozpocząć się od ich precyzyjnego określenia. Według ekspertów firmy analitycznej Gartner całościowa optymalizacja procesu druku pozwala osiągnąć oszczędności nawet do 30 proc.
Tylko co dziesiąta firma zna i monitoruje koszty druku. Pierwszym krokiem do obniżenia kosztów druku jest uzmysłowienie sobie problemu. Pomóc może audyt druku, czyli określenie kosztów druku w firmie lub urzędzie. Eksperci Arcusa przeprowadzają audyt druku dla organizacji różnej wielkości.
Często popełnianym błędem jest analizowanie głównie kosztów zakupu drukarek i urządzeń wielofunkcyjnych, które stanowią zaledwie od 5 do 15 proc. całkowitych kosztów związanych z ich eksploatacją. Analizując koszty druku należy brać pod uwagę total cost of ownership (TCO), czyli nie tylko koszty zakupu, ale również koszty instalacji, użytkowania, utrzymywania, a także likwidacji aktywów (np. demontażu lub zgodnej z prawem utylizacji).
Jak wyjaśnia w artykule Łukasz Rumowski z Arcusa w firmach drukarki są źle wykorzystywane, np. bez względu na potrzeby wszystkim pracownikom udostępniane są możliwości druku kolorowego, który jest droższy. Niepotrzebne koszty generują też drogie materiały eksploatacyjne i częste awarie drukarek i urządzeń wielofunkcyjnych.
Aby zapewnić w biurze tani druk warto nie tylko zmienić urządzenia drukujące na drukarki laserowe i urządzenia wielofunkcyjne Kyocera. Koszty druku pomaga ograniczyć system zarządzania drukiem, czyli oprogramowanie.
Umożliwia ono m.in. na zdalne zarządzanie drukarkami, aktualizację sterowników drukarek, dokładne rozliczanie kosztów związanych z produkcją dokumentów z podziałem na użytkownika, departamenty, działy czy projekty. Świadomość istnienia systemu monitorującego wpływa na pracowników, którzy starają się ograniczać liczbę wydruków do niezbędnego minimum. Im większa firma, tym większe są uzyskiwane dzięki temu oszczędności.
Zdaniem cytowanego w artykule Łukasza Rumowskiego oprogramowanie posiada też funkcje wpływające na podwyższenie bezpieczeństwa przy przetwarzaniu dokumentów, np. wydruk bezpieczny. Urządzenie drukujące obsługujące wielu użytkowników drukuje wysłany do niej dokument dopiero wtedy, gdy pracownik zlecający zadanie uwierzytelni się kartą lub kodem PIN.
Pełna treść artykułu:
http://www.rp.pl/Telekomunikacja-i-IT/160929961-Koszty-druku-wyzsze-niz-myslisz.html